Sắp xếp lịch làm việc trong ngày theo ca cho nhân viên luôn là một vấn đề mà nhiều người quản lý cảm thấy khó khăn. Vậy, nên sắp xếp lịch làm việc trong ngày cho nhân viên như thế nào? Cùng Blog HappyTime tìm hiểu ngay nhé.
Mục lục
Cách sắp xếp lịch làm việc trong ngày theo ca
Có nhiều cách để sắp xếp lịch làm việc trong ngày theo ca cho nhân viên. Đối với những doanh nghiệp làm việc theo ca 8h/ngày có thể tham khảo một số cách sắp xếp lịch như sau:
Xếp lịch theo 1 ca làm việc/ngày
Đây là cách sắp xếp lịch làm việc trong ngày được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến hiện nay. Doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong 2 khung giờ làm việc như sau:
- Làm việc theo giờ hành chính 8h/ca/ngày. Ví dụ như từ 8h sáng – 17h30 chiều với thời gian nghỉ trưa khoảng 1 tiếng, cách sắp xếp lịch làm việc này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp làm việc theo giờ hành chính.
- Làm việc theo ca 8 tiếng/ngày vào ban đêm. Những doanh nghiệp sản xuất thường sẽ áp dụng theo hình thức phân chia linh hoạt giữa ca ngày và ca đêm để đảm bảo quá trình sản xuất được diễn ra liên tục.
Xếp lịch làm việc xoay ca cho nhân viên
Một số doanh nghiệp, cửa hàng sẽ cần thực hiệp sắp xếp lịch làm việc trong ngày xoay ca cho nhân viên. Điều này giúp đảm bảo được hiệu quả làm việc và nhân viên vẫn có đủ thời gian nghỉ ngơi cần thiết. Cách sắp xếp lịch làm việc xoay ca ví dụ như:
- Phân chia thành ca sáng, ca chiều và ca đêm. Tùy thuộc vào thời gian mở cở cách phân chia sẽ khác nhau. Nhân viên sẽ làm liên tục trong khoảng thời gian được phân công.
- Phân chia ca làm việc xoay ca. Ví dụ như nhân viên sẽ làm việc từ 7h sáng – 10h trưa, nghỉ trưa đến 16h giờ và tiếp tục làm việc đến 22h tối.
Tìm hiểu thêm:
>>> Lương cơ bản là gì và Cách tính lương cơ bản trong doanh nghiệp
>>> Hệ số lương là gì? Chi tiết về cách tính lương theo hệ số
Lưu ý gì khi sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên
Trên đây là 2 cách sắp xếp lịch làm việc trong ngày thường được áp dụng trong các doanh nghiệp, cửa hàng. Tuy vậy, để việc sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên được hiệu quả, bạn nên lưu ý một số vấn đề như sau:
Tìm hiểu rõ về nhu cầu của nhân viên
Trước khi sắp xếp lịch làm việc theo ca cho nhân viên, bạn có thể dành thời gian tìm hiểu về nhu cầu và những thông tin của họ. Điều này sẽ giúp bạn có thể sắp xếp thời gian làm việc phù hợp với nhân viên hơn. Khi có thời gian làm việc phù hợp, nhân viên cũng sẽ trở nên thoải mái và làm việc hiệu quả hơn.
Đảm bảo luôn minh bạch trong xếp lịch làm việc
Bạn nên đảm bảo rằng nhân viên của bạn có thể cập nhật những thông tin liên quan đến lịch, ca làm việc của mình khi cần thiết. Để thực hiện được vấn đề này, việc sử dụng các bảng phân công lịch làm việc đã không còn phù hợp và có thể gây tốn kém chi phí. Do đó, ngày nay nhiều doanh nghiệp đã thực hiện phân công ca làm việc bằng những ứng dụng tiện ích hơn.
Luôn có kế hoạch xếp lịch làm việc trước thời hạn
Quá trình sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên cần phải thực hiện trước thời hạn làm việc. Hãy sắp xếp nó trước tối thiểu 1 tuần để nhân viên có thể xem xét, phản hồi sửa đổi nếu cần thiết. Việc đưa lịch làm việc đã được sắp xếp trong thời gian quá gấp trước thời hạn có thể khiến nhân viên cảm thấy không được thông báo trước và họ khó chuẩn bị kịp kế hoạch khác liên quan.
Sử dụng các ứng dụng hỗ trợ xếp lịch làm việc
Bên cạnh những lưu ý trên, để quá trình sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên được hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn và sử dụng các ứng dụng hỗ trợ xếp ca làm việc. Nổi bật trong đó có thể kể đến HappyTime. Đây là một trong những ứng dụng chấm công, tính lương và sắp xếp lịch làm việc theo ca có thể sử dụng cho nhiều doanh nghiệp, lĩnh vực khác nhau.
Một số tính năng nổi bật của HappyTime trong hỗ trợ xếp lịch làm việc cho nhân viên có thể kể đến như:
- Thiết lập lịch, ca làm việc linh hoạt với nhiều khung giờ thời gian, tùy chỉnh khác nhau từ quản lý đến nhân viên.
- Có thể dễ dàng thay đổi ca làm việc ngay trên ứng dụng.
- Nhân viên có thể cập nhật nhanh chóng về ca làm việc, hệ thống sẽ gửi thông báo về những thay đổi có liên quan đến ca làm việc để nhân viên nắm bắt kịp thời.
- Có thể phân ca theo phòng ban, nhóm, cá nhân theo tuần, ngày, tháng hoặc theo cố định tùy chọn.
- Quản lý có thể thực hiện khóa ca khi cần để nhân viên không thể thay đổi nếu chưa có sự cho phép của quản lý.
Hy vọng với những lưu ý và hướng dẫn ở trên, bạn có thể sắp xếp lịch làm việc trong ngày theo ca cho nhân viên phù hợp hơn. Bên cạnh đó, đừng quên truy cập vào HappyTime để trải nghiệm ứng dụng chấm công – sắp xếp ca làm việc miễn phí này ngay từ hôm nay nhé.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
