“Sẵn sàng” trong 5S là gì? 3 bước thực hiện “S5”

Trong 5 bước thuộc phương pháp sắp xếp và quản trị doanh nghiệp 5S, “sẵn sàng” là bước cuối cùng – S5. Đây là yếu tố quan trọng giúp hình thành một môi trường làm việc giàu văn hóa và có hiệu quả. Vậy, sẵn sàng trong 5S là gì? Cùng HappyTime tìm hiểu ngay nhé!

“Sẵn sàng” trong 5S là gì?

Sẵn sàng (Shitsuke – 躾) trong 5S là quy tắc rèn luyện, tạo nề nếp, thói quen, tác phong tự giác, hăng hái, luôn sẵn sàng ở nơi làm việc. “Sẵn sàng” bao gồm các cấp bậc:

• Quy tắc kỷ luật và huấn luyện. VD: Nhân viên được quy định phải đi làm và chấm công đúng giờ, đồng thời học được cách báo cáo công việc mỗi ngày.
• Ý thức tự giác. VD: Nhân viên tự giác đi làm đúng giờ và báo cáo công việc cho quản lý cuối ngày, không cần nhắc nhở.
• Chia sẻ văn hóa tự giác. VD: Mọi người đều nghiêm túc thực hiện việc đi làm đúng giờ, và báo cáo công việc cuối ngày.
• Kỷ luật cá nhân để liên tục rèn luyện và cải thiện bản thân. VD: Nhân viên không chỉ nghiêm túc làm việc trong giờ làm việc, mà còn đăng ký thêm các khóa học ngoài giờ, nâng cao kiến thức và kỹ năng để áp dụng trong công việc.

Trong quy trình 5 bước Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng, “sẵn sàng” chính là khâu cuối cùng, trong tiếng Nhật nguyên gốc là Shitsuke (躾).

Việc thực hiện 5S, đặc biệt là thúc đẩy sự tự giác của nhân viên nên được xây dựng như một nét văn hóa doanh nghiệp. Vì nhân viên có tinh thần làm việc tốt thì mới mang lại nhiều giá trị cho tổ chức, quyết định sự trường tồn cho doanh nghiệp.

Vai trò của “Sẵn sàng” trong 5S là gì?

Khi nhân viên cam kết duy trì các hoạt động tại nơi làm việc một cách tự giác, sẵn sàng, thì mọi công việc sẽ trôi đi thuận lợi, hiệu quả. Từ đó, doanh thu tăng lên, hình ảnh doanh nghiệp tích cực hơn, hoạt động kinh doanh được mở rộng.

Khi thực hiện tốt S5 – Sẵn sàng, bản thân các nhân viên cũng ngày càng phát triển hơn trong công việc, thu nhập gia tăng, đạt được những giá trị như mong muốn. Ngược lại, nếu thiếu đi tinh thần sẵn sàng, mô hình 5S sẽ sụp đổ với vô vàn vấn đề tai hại như:

• Sàng lọc không còn tác dụng: Những vật dụng, công cụ, tư liệu không cần thiết sẽ lại chất đống trong văn phòng, làm tốn kém chi phí và tài nguyên của công ty.
• Sắp xếp vô nghĩa: Mọi thứ không thể được đặt đúng vị trí cho dù đã có kế hoạch và đã phổ biến cách sắp xếp.
• Không còn sạch sẽ: Rác thải sẽ lại chất đầy lên chờ đội ngũ lao công dọn dẹp, những thứ đồ hỏng hóc không có ai sửa chữa.
• Không còn săn sóc: Doanh nghiệp có khả năng quay lại như lúc chưa hề áp dụng 5S, chưa biết 5S là gì, do 3S ở trên đã hoàn toàn bị phá vỡ.

Như vậy, nếu không thúc đẩy được tinh thần sẵn sàng trong doanh nghiệp, thì toàn bộ nỗ lực thực hiện theo 4S ban đầu sẽ đổ sông đổ bể. 

Cách thúc đẩy tinh thần S5 – “Sẵn sàng” trong doanh nghiệp

Nguyên nhân khiến doanh nghiệp áp dụng “Sẵn sàng” trong 5S không hiệu quả tất nhiên không chỉ xuất phát từ phía nhân viên. Trách nhiệm đối với Shitsuke cần được chia sẻ giữa ban quản lý và người lao động.

• Ban quản lý phải là người chịu trách nhiệm truyền đạt thông điệp 5S, đồng thời thường xuyên kiểm tra, theo dõi tình hình thực tế và điều chỉnh hành vi của nhân viên.
• Nhân viên cần chịu trách nhiệm thực hiện công việc và tạo ra kết quả.

Nhiệm vụ của Ban quản lý

Thay vì chối bỏ trách nhiệm do nhân viên thiếu kỷ luật và tự giác, nhà quản trị nên tìm cách thiết lập những hành động trong 5S trở thành việc không thể thiếu của mỗi nhân viên. Các bước để ban quản lý thúc đẩy tinh thần sẵn sàng cho nhân viên bao gồm:

Trực quan hóa mọi hoạt động 5S cho nhân viên

Muốn xử lý vấn đề một cách triệt để và đúng đắn, cần nhận diện đúng vấn đề trước đã. Khi thực hiện 5S, doanh nghiệp cần trực quan hóa mọi đầu việc, giúp nhân viên dễ dàng nhận ra vấn đề và thực hiện công việc đúng cách:

• Sàng lọc: Tận dụng các loại thẻ màu để phân loại mức độ quan trọng của các vật dụng, công cụ trong doanh nghiệp, qua đó hạn chế những vật không cần thiết.
• Sắp xếp: Sử dụng bảng ký hiệu, sơn màu, mã hóa màu sắc,… để quy định vị trí cho từng vật dụng.
• Sạch sẽ: Sử dụng lịch biểu phân công công việc và lịch trình cho từng nhân viên, đội nhóm, phòng ban, bộ phận,… để giữ vệ sinh công ty đúng cách, hiệu quả.
• Săn sóc: Sử dụng phiếu kiểm tra để theo dõi kết quả và tình trạng thực hiện 3S ở trên.
• Sẵn sàng: Thông qua phiếu kiểm tra ở trên xác định được mức độ sẵn sàng của nhân viên trong doanh nghiệp, vì tinh thần sẵn sàng sẽ biểu hiện ra hành động.

Hoạt động trực quan hoá 5S cần diễn ra thường xuyên, liên tục và nhất quán. Có vậy thì theo thời gian, 5S mới có thể trở thành thói quen và quy chuẩn chung cho toàn doanh nghiệp.

Đưa ra các tiêu chuẩn thực hiện “Shitsuke” – Sẵn sàng

Áp dụng các tiêu chuẩn sẽ giúp việc thực hiện Shitsuke diễn ra hiệu quả hơn, năng suất hơn, hạn chế các sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức cho người lao động. Dựa vào các tiêu chuẩn này, doanh nghiệp cũng có thể đánh giá được hiệu quả thực hành Shitsuke.

Để đưa ra các tiêu chuẩn này, nhà quản trị có thể lấy thông tin trong danh sách và lịch trình thực hiện nhiệm vụ của từng nhân viên trong các giai đoạn Seiso và Seiketsu trước đó, nhưng gắn thêm tính kỷ luật và tự giác vào.

Ví dụ, chủ doanh nghiệp mỗi khi có mặt tại công ty đều sẽ lau đế giày của mình lên thảm chân cho thật khô, thật sạch rồi mới bước vào trong văn phòng. Tiêu chuẩn ở đây là giữ cho sàn công ty luôn sạch sẽ. Tính tự giác thể hiện ở chỗ chủ doanh nghiệp tự mình thực hiện Shitsuke và làm gương, truyền động lực cho nhân viên của mình.

Cung cấp nguồn lực để đáp ứng tiêu chuẩn

Nhà quản trị cần cố gắng xây dựng một môi trường làm việc có kỷ luật thường xuyên để nhân viên có thể tự giác thực hiện thói quen tốt của mình. Để tạo nên môi trường này, doanh nghiệp cần cung cấp đủ nguồn lực để nhân viên thực hiện và đáp ứng tiêu chuẩn.

Đó là bài trí không gian lưu trữ, cung cấp các vật tư làm sạch, lưu trữ các phụ tùng/bộ phận thay thế trong kho, v.vv.. để nhân viên có thể sử dụng ngay khi cần thiết. Điều này giúp nhân viên dễ dàng duy trì các tiêu chuẩn 5S nói chung và Shitsuke nói riêng.  

Kiểm tra và điều chỉnh, sửa chữa những sai lầm

Bằng phương pháp trực quan hóa, nhà quản trị sẽ thấy rõ những vấn đề bất thường đang diễn ra trong doanh nghiệp. Khi có sai lầm, cần đưa ra biện pháp điều chỉnh ngay, không nên để chúng có cơ hội ăn sâu bám rễ vào tư tưởng và thói quen của nhân viên.

Lan tỏa tinh thần sẵn sàng trong toàn tổ chức

Khi mỗi nhân viên đều hiểu “sẵn sàng” trong 5S là gì, nhiệm vụ của nhà quản trị là lan tỏa tinh thần ấy thật rộng rãi và mạnh mẽ. Doanh nghiệp nên áp dụng chính sách khen thưởng rõ ràng để gia tăng động lực làm việc cho nhân viên.

Đồng thời, cần phát động chiến dịch 5S như một phần của văn hóa doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tận dụng các công cụ thúc đẩy tinh thần sẵn sàng ở nhân viên như:

• In các khẩu hiệu thành hình ảnh, áp phích treo ở khắp các nơi trong doanh nghiệp.
• Tổ chức các cuộc thi có thưởng, khuyến khích nhân viên thực hiện 5S để nhận được thưởng.
• Đăng bản tin 5S định kỳ, cập nhật về tình hình thực hiện 5S trong doanh nghiệp, để nhân viên không bao giờ quên đi 5S.

Tìm hiểu thêm: 4 Bước Tạo Kế Hoạch Xây Dựng Văn Hóa Doanh Nghiệp

Nhiệm vụ của Nhân viên

Về phía nhân viên, sự kỷ giác và tính kỷ luật là vô cùng quan trọng để thực hiện 5S Shitsuke một cách hiệu quả.

• Mỗi nhân viên đều cần có tính kỷ luật cá nhân, tự giác khi thực hiện các bước trong 5S.
• Chia sẻ văn hóa tự giác tới đồng nghiệp và các cá nhân khác làm việc tại doanh nghiệp bằng cách thúc đẩy tinh thần và tôn trọng lẫn nhau. Mỗi nhân viên đều giữ vệ sinh và bảo quản tốt các công cụ thực hiện 5S chung của công ty. Mỗi người đều chia sẻ trách nhiệm thực hiện công việc với nhau, không đùn đẩy, không thoái thác.
• Trong quá trình thực hiện 5S Shitsuke, nhân viên sẽ tự đánh giá lại bản thân, hiệu quả thực hiện của cá nhân và quan sát hiệu quả thực hiện của những người xung quanh, từ đó đưa ra đề xuất để cải thiện các quy trình sao cho tối ưu hơn.
• Nhân viên sẽ giúp đỡ lẫn nhau bằng cách kiểm tra chéo khu vực làm việc của nhau.

Doanh nghiệp bạn có thể tận dụng nền tảng quản trị nhân sự HappyTime để góp phần thúc đẩy tinh thần sẵn sàng trong doanh nghiệp và ứng dụng 5S hiệu quả hơn.

HappyTime không chỉ thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên bằng hình thức “tặng thưởng sao, vinh danh nhân viên đi làm sớm” – mà còn có các tiện ích khác hỗ trợ quá trình thực hiện 5S như: Lịch biểu phân công công việc thông minh; bảng tin truyền thông nội bộ; hệ thống gửi và duyệt đơn từ,,…

Qua bài viết trên đây, hy vọng các nhà quản trị đã hiểu rõ sẵn sàng trong 5S là gì và cách để áp dụng S5 sẵn sàng vào quản trị doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn. Để được hỗ trợ lan tỏa tinh thần sẵn sàng, tự giác ở nhân viên, doanh nghiệp bạn đừng quên trải nghiệm ứng dụng chấm công online trực tuyến HappyTime nhé!

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.