Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần có một quy trình chấm công chuẩn, làm cơ sở cho việc tính lương chính xác và hiệu quả. Vậy đâu là một quy trình chấm công tính lương chuẩn mà mọi nhà quản lý cần phải biết cũng như những lưu ý không thể bỏ qua khi thực hiện quy trình chấm công tính lương là gì. Tất cả những điều này sẽ được HappyTime trình bày trong bài viết hôm nay.
Mục lục
Tại sao cần xây dựng quy trình chấm công tính lương?
Trước khi đi vào tìm hiểu quy trình chấm công tính lương chuẩn, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về các lợi ích mà một quy trình chấm công chuẩn mang lại nhé.
Xây dựng và tối ưu quy trình chấm công tính lương sẽ mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, cụ thể:
Quản lý nhân viên hiệu quả hơn
Một quy trình chấm công chuẩn sẽ thống kế chính xác được kết quả giờ làm việc, công làm việc của nhân viên. Điều này là đặc biệt quan trọng để tạo ra cho doanh nghiệp một hệ thống chấm công tính lương liền mạch, liên tục và hiệu quả.
Khi doanh nghiệp hoàn thiện và áp dụng được quy trình chấm công chuẩn thì sẽ giảm thiểu được chi phí, thời gian, nguồn lực trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Những công việc như làm báo cáo, tổng hợp, trích xuất giờ làm giờ đây đều được hoàn toàn tự động, giúp việc quản lý nhân viên trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết.
Hạn chế những rủi ro, sai sót không đáng có
Chúng ta biết rằng chấm công tính lương là một công việc tốn rất nhiều công sức, chưa kể đến các doanh nghiệp lớn có đội ngũ nhân viên hùng hậu. Vì vậy nếu quy trình chấm công không chuẩn và xảy ra những sai sót thì sẽ cực kỳ phiền phức. Từ đó, các nhân sự phụ trách sẽ rất mất thời gian để chỉnh sửa, xử lý thông tin.
Chưa hết, chấm công là công việc ảnh hưởng đến quyền lợi trực tiếp của nhân viên. Do đó, nếu quy trình chấm công tính lương thường xuyên xảy ra sai sót, sẽ ảnh hưởng rất lớn đến nhân viên và sự tin tưởng của họ. Nếu không nhận được xứng đáng mức đãi ngộ cho những đóng góp, họ sẽ trở nên mất tinh thần làm việc, từ đó ảnh hưởng không tốt đến chất lượng công việc và hiệu suất chung của tổ chức. Chưa kể, điều này diễn ra thường xuyên sẽ ảnh hưởng đến uy tín cũng như thương hiệu của doanh nghiệp. Do đó, một quy trình chấm công chuẩn là vô cùng cần thiết và quan trọng, vì nó có thể dễ dàng xử lý những vấn đề không mong muốn này.
Tạo nên sự chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự
Bất cứ quy trình gì trong doanh nghiệp, kể cả quy trình chấm công, nếu áp dụng được quy trình chuẩn, sẽ tạo ra được sự chuyên nghiệp cần thiết cho tổ chức. Điều này tạo ra một quá trình triển khai kế hoạch chấm công quản lý nhân lực xuyên suốt, nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động của mỗi nhân viên đến mỗi phòng ban của công ty.
Áp dụng quy trình chấm công chuẩn hằng tháng, sẽ rút ngắn quá trình xử lý thông tin, giải quyết sai sót, từ đó lương thưởng được thực hiện đúng ngày đúng giờ, tạo nên cái nhìn không thiện cảm từ phía nhân viên về tính hoạt động chuyên nghiệp và hiệu quả của bộ phận nhân sự nói riêng hay cả doanh nghiệp nói chung.
Cơ sở cho quy trình tính lương chuẩn
Một quy trình chấm công chuẩn sẽ giúp thống kê được số công chính xác của từng nhân viên, giúp việc tính tiền lương cũng như các chế độ thưởng phạt đi kèm được chính xác.
Chưa hết, hệ thống tài liệu, bảng biểu theo dõi thời gian làm việc của từng người cũng được báo cáo rõ ràng, minh bạch, giúp cho quá trình đánh giá nhân viên cuối năm cũng được thuận tiện và dễ dàng hơn.
Quy trình chấm công tính lương chuẩn
Có khá nhiều công đoạn trong một quy trình chấm công tính lương chuẩn. Thế nhưng dù tuân theo quy trình nào thì bạn cũng cần nắm được các bước cụ thể, cần phải có để tạo nên một quy trình chấm công tính lương tối ưu nhất.
Dưới đây là các bước mà HappyTime gợi ý cho bạn:
– Bước 1: Tạo và lưu hồ sơ nhân viên. Hoàn thành hồ sơ nhân viên với đầy đủ các dữ liệu cá nhân (tên tuổi, vị trí, phòng ban,…), đặc điểm về chế độ lương, các ghi chú về lương thưởng hay các thông tin liên quan cần thiết khác,… là bước đầu tiên để nhà quản lý có thể tiến hành chấm công và tính lương nhân viên.
– Bước 2: Bước tiếp theo là tiến hành chấm công. Số lượng công, giờ công của mỗi nhân viên sẽ được bộ phận nhân sự tổng hợp từ các sổ sách chấm công truyền thống hoặc trích xuất thống kê từ các phần mềm quản lý chấm công, theo dữ liệu chấm công qua nhận dạng khuôn mặt, chấm công vân tay, chấm công bằng wifi nội bộ của tổ chức,…
– Bước 3: Tổng hợp, đối chiếu xác nhận số liệu chấm công. Phòng nhân sự thực hiện tổng hợp phiếu chấm công và các chứng từ liên quan để so sánh, đối chiếu và xác nhận tính chính xác của dữ liệu chấm công. Sau đó bộ phận nhân sự có trách nhiệm hoàn thành và ghi chú báo cáo cho bộ phận kế toán các số liệu cụ thể phục vụ cho việc lập bảng lương.
– Bước 4: Sau khi đã có được bản chấm công hoàn thiện, bước tiếp theo chính là lập bảng lương. Dựa vào số liệu công nhân viên đã có, bộ phận kế toán sẽ tính tiền lương dựa vào số công và ghi chú tính toán tổng lương và chi tiết tiền lương cho mỗi người lao động. Bước sau đó là chuyển báo cáo cho kế toán trưởng.
– Bước 5: Kế toán trưởng, bộ phận kiểm tra xem xét để duyệt bảng lương. Nếu tất cả thông tin số liệu đã được tính đủ và đúng thì kế toán trưởng phê duyệt đồng ý, sau đó đưa cho Giám đốc quản lý phê duyệt. Còn nếu phát hiện có sai sót và không đồng ý thì chuyển báo cáo lại cho kế toán tiền lương để kịp thời chỉnh sửa.
– Bước 6: Thực hiện viết phiếu chi. Khi bảng lương được Giám đốc ký duyệt thì kế toán trưởng chuyển bảng lương cho kế toán tiền lương để viết phiếu chi và tiến hành thanh toán tiền lương cho người lao động.
– Bước 7: Trả tiền lương cho nhân lực và xử lý những tình huống phát sinh nếu có. Thủ quỹ hoặc kế toán tiền lương thực hiện phân phát lương cho người lao động và cần cá nhân đó xác nhận là đã nhận được tiền. Nếu có những thắc mắc về tiền thì hai bên sẽ giải quyết và xử lý ngay tại thời điểm này.
– Bước 8: Hoàn thiện và lưu hồ sơ. Khi đã thực hiện xong các bước và phát đủ tiền lương cho người lao động thì kế toán sẽ ghi chép sổ sách và lưu trữ tất cả hồ sơ, chứng từ có liên quan như: Phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương.
Những lưu ý trong quy trình chấm công tính lương
Chúng ta vừa tìm hiểu về quy trình chấm công tính lương chuẩn, tiếp sau đây là những lưu ý cần thiết để cả nhân viên và nhà quản lý có thể áp dụng quy trình một cách hiệu quả nhất.
- Trong quy trình chấm công nếu người lao động phát hiện giờ công bị thiếu thì phải làm giấy đề nghị xác định chấm công theo quy định quản lý giờ công và gửi cho bộ phận nhân sự để họ xác nhận ghi chú. Trường hợp phòng nhân sự kiểm tra phát hiện giờ công không đúng theo quy chế của công ty thì phải đề nghị nhân viên giải thích và nếu vi phạm quy chế thì thực hiện xử lý theo quy định của công ty.
- Đối với trường hợp làm tăng ca thì phòng nhân sự cần kiểm tra công tăng ca của nhân viên đó có đúng với chính sách của công ty hay không. Và ghi chú để kế toán tiền lương xác định mức phụ cấp, thưởng cho nhân viên tăng ca.
- Để giảm thiểu gián đoạn trong quá trình tính lương thì khi hoàn thành bảng tổng hợp số công, phòng nhân sự cần chuyển cho từng bộ phận để xác định tính chính xác của giờ công mà nhân viên đã thực hiện chấm công. Nếu có thắc mắc thì liên hệ trực tiếp để giải trình và xử Iý.
- Doanh nghiệp cũng cần quy định cụ thể về hình thức chấm công, thời gian chấm công, số lần chấm công trong một ngày để có thể đảm bảo được hoạt động chấm công diễn ra hiệu quả.
Bên cạnh đó, ngày nay nhiều doanh nghiệp đã tích hợp sử dụng các phần mềm, nền tảng chấm công online trong hoạt động chấm công tính lương cho nhân viên của mình. Việc sử dụng phần mềm chấm công hay app chấm công quản lý nhân viên sẽ là gợi ý tuyệt vời nhất để nâng cao hiệu quả của công việc này.
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm phù hợp thì bạn hoàn toàn có thể tham khảo và lựa chọn Happy time – Nền tảng chấm công trực tuyến dành cho doanh nghiệp Việt Nam. Tin rằng những lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại cho doanh nghiệp, sẽ khiến bạn ưng ý ngay. Cụ thể, HappyTime sẽ giúp:
- Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng từ máy chấm công, app chấm công lên hệ thống HappyTime, từ đó giúp bộ phận nhân sự dễ dàng trích xuất các báo cáo chấm công của từng nhân sự một cách tự động và chính xác.
- Tích hợp nhiều hình thức chấm công khác nhau như chấm công qua nhận diện khuôn mặt, chấm công vân tay, chấm công bằng cách quét mã QR, chấm công qua wifi nội bộ,.., giúp nâng cao trải nghiệm của nhân viên và doanh nghiệp cũng linh động lựa chọn được hình thức phù hợp nhất với tính chất nhân sự ở doanh nghiệp mình.
- Chế độ bảo mật dữ liệu cao, không lo thất thoát thông tin nhân sự. Các bộ phận liên qua cũng có thể dễ dàng tìm kiến thông tin khi cần tra cứu, đối chiếu hoặc cho các mục đích đánh giá nhân sự cuối năm.
Kết luận
Trên đây, HappyTime đã tổng hợp về lợi ích của một quy trình chấm công chuẩn cũng như đã giới thiệu chi tiết về quy trình các bước về chấm công tính lương chuẩn dành cho doanh nghiệp. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ là gợi ý hữu ích, giúp bạn và doanh nghiệp có thể lựa chọn được một nền tảng chấm công online phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp và chi phí quản lý nhân sự tại tổ chức của bạn.
Và nếu bạn muốn cập nhật các tin tức và xu hướng mới nhất liên quan đến chấm công và quản lý nhân sự thì đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo của Happy Time nhé!
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
