Quản lý lịch làm việc nhân viên một cách hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn mắc phải sai lầm khi xây dựng quy trình quản lý này. Bài viết dưới đây đề cập đến 3 sai lầm trong quản lý lịch làm việc của nhân viên mà nhà quản trị nào cũng cần chú ý!
Mục lục
Tại sao nên quản lý lịch làm việc của nhân viên?
Tìm hiểu thêm:
>> 7 nguyên tắc vàng để xếp lịch làm việc theo ca cho nhân sự
>> Ca gãy là gì? Phần mềm xếp lịch làm việc theo ca hiệu quả
>> Sắp xếp lịch trực Excel cho nhân viên chỉ trong 5 phút
Quản lý lịch làm việc của nhân viên là điều cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ. Một lịch làm việc được lập kế hoạch tốt sẽ giúp ích rất nhiều cho một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả của.
Nếu một nhân viên đến văn phòng và không biết phải làm gì, điều đó có thể ảnh hưởng đến tinh thần và kỹ năng của họ. Về lâu dài, nó có thể ảnh hưởng đến sự phát triển trong sự nghiệp của họ nói riêng và sự phát triển của tổ chức nối chung. Bởi vậy, khi tất cả nhân viên biết giờ làm việc, trách nhiệm và nơi làm việc của họ (trong trường hợp nhân viên bên ngoài), họ sẽ có thể làm việc với năng suất tối đa của mình.
Mặt khác, nếu không có lịch làm việc phù hợp, thì dễ xảy ra xung đột về việc nhân viên nào nên đến vào một ca cụ thể. Điều này có thể dẫn đến hỗn loạn, đặc biệt là trong giờ làm việc cao điểm. Một lịch làm việc cụ thể sẽ đảm bảo rằng các nhân viên sẽ được sắp xếp đúng ca làm phù hợp.
3 sai lầm trong quản lý giờ làm việc phổ biến
1. Không tối ưu hóa chi phí
Chi phí để chi trả cho nhân viên là khoản chi phí lớn nhất mà doanh nghiệp phải gánh chịu. Do đó, việc sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên cần phải dựa vào yếu tố này để đưa ra kết quả hợp lý nhất. Bởi lẽ, thời gian làm việc ngoài giờ hành chính sẽ được trả mức lương không giống nhau.
Bởi vậy, sở hữu một công cụ quản lý lịch làm việc của nhân viên giúp doanh nghiệp có thể theo dõi biến động dòng tiền lương để phân chia ca hiệu quả. Bên cạnh đó, ứng dụng công nghệ hiện đại còn giúp tiết kiệm thời gian hơn so với phương pháp bằng excel như trước đây. Phần mềm quản lý lịch làm việc sẽ hỗ trợ kiểm soát ngân sách và đảm bảo đầu ra thuận lợi nhất.
2. Phân phối thời gian không đồng đều
Phân phối thời gian giữa các ca làm việc không đồng đều là lỗi thường gặp ở các công ty. Điều này khiến nhân viên phải làm ca dài hoặc ngắn hơn so với một số nhân viên khác. Dẫn đến nhân sự cảm thấy mệt mỏi hoặc không sử dụng hết năng suất làm việc của mình để cống hiến cho công việc.
Do đó, kiểm soát thời gian làm của từng nhân sự một cách chính xác là điều hết sức cần thiết. Nó không chỉ giúp nhà quản lý đưa ra quyết định điều chỉnh, phân bổ nhân sự sao cho hợp lý. Mà còn đem lại cảm giác đáng tin cậy cho nhân viên, để họ phát huy được hết năng lực của bản thân nhằm đạt kết quả cao nhất.
3. Hoán đổi ca phức tạp
Quy trình quản lý lịch làm việc bằng excel khiến cấp trên gặp nhiều khó khăn khi nhân sự muốn hoán đổi ca cho nhau. Bởi lẽ, quá trình tra cứu, sửa chữa một cá nhân có thể dẫn đến việc phải điều chỉnh những người khác trong ca. Tuy nhiên, quản lý bằng excel khiến quá trình quan sát bao quát gặp nhiều khó khăn.
Do đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian bằng cách ứng dụng công cụ quản lý ca làm online. Bằng cách này, nhân sự sẽ chủ động gửi yêu cầu hoán đổi ca đến nhà quản lý. Bạn sẽ không cần mất thời gian rà soát từng người một. Thay vào đó, bạn chỉ cần “click” vào chấp thuận, hệ thống sẽ tự động thay đổi thông tin cần thiết mà không tốn thời gian.
Công cụ quản lý lịch làm việc nhân viên hiệu quả
Tham khảo thêm:
>> Phần mềm xếp lịch làm việc theo ca tiện lợi cho doanh nghiệp
>> Phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên và những điều bạn cần biết
>> Nâng cao hiệu quả chấm công tính lương trong doanh nghiệp
Có thể nói, quản lý lịch làm việc của nhân viên hiệu quả không chỉ giúp nhân viên nâng cao năng suất lao động, mà bộ máy vận hành doanh nghiệp cũng trở nên trơn tru hơn. Do đó, tìm kiếm một giải pháp giúp quản lý thời gian hiệu quả là điều mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng mong muốn.
Thấu hiểu điều đó, phần mềm quản lý chấm công HappyTime đang là phần mềm quản lý lịch làm việc được nhiều nhà quản trị tin dùng. Là một app quản lý lịch làm việc, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi thời gian đi làm – tan làm của từng nhân viên theo thời gian thực. Bên cạnh đó, hệ thống cũng tổng hợp số lượng người đi làm sớm nhất hoặc muộn nhất theo từng ngày.
Mặt khác, HappyTime là một phần mềm quản lý lịch làm việc miễn phí. Do đó, doanh nghiệp không cần phải bỏ ra bất kỳ một khoản chi phí nào mà vẫn có thể xây dựng quy trình quản lý nhân sự tiêu chuẩn. Thêm vào đó, việc số hóa quy trình quản lý con người còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi số để đón đầu thêm nhiều thử thách mới trong tương lai.
Kết luận
Hy vọng những thông tin chia sẻ bổ ích trên đây về app quản lý lịch làm việc đã giúp nhà quản trị có được cái nhìn tổng quan nhất và áp dụng vào bộ máy vận hành sao cho phù hợp nhất!
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
