Tìm kiếm cách chấm công tối ưu đang là bài toán khó khiến nhiều doanh nghiệp loay hoay tìm hướng giải quyết. Liệu đâu mới là cách quản lý chấm công phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Bí mật sẽ được Happy Time bật mí ngay trong bài viết dưới đây.
Mục lục
Quản lý chấm công là gì?
Quản lý chấm công là hoạt động giám sát, theo dõi quá trình chấm công tại doanh nghiệp. Do đó, nhà quản lý có thể nắm được tình hình công ty, số lượng nhân viên làm việc, thời gian ra vào, tan ca của nhân viên…
Tìm hiểu thêm:
>> Hướng dẫn cách chấm công cho nhân viên mới nhất
>> Những quy định chấm công vân tay dành cho mọi doanh nghiệp
Bên cạnh đó, quản lý chấm công giúp doanh nghiệp dễ dàng đảm bảo được nội quy công ty được thực hiện đúng, đủ và chính xác hay không. Hơn thế, quá trình này cũng hỗ trợ không nhỏ cho việc tính lương, thưởng và điều chỉnh lại các chính sách nhằm đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.
Ngoài ra, điều này còn tạo động lực làm việc và xây dựng ý thức trách nhiệm của nhân viên đối với tập thể. Hiện nay, các cách quản lý chấm công được thực hiện theo một số hình thức như:
- Quản lý bằng giấy chấm công
- Chấm công bằng thiết bị chấm công
- Quản lý bằng hệ thống chấm công online
Quy trình quản lý chấm công hiện nay
Trong quy trình quản lý chấm công truyền thống, giờ công của nhân viên được xác định dựa trên bảng chấm công. Cụ thể:
- Người lao động chấm công bằng giấy hoặc các thiết bị chấm công. Sau khi thông tin được thu thập sẽ chuyển về cho bộ phận nhân sự kiểm tra, theo dõi bằng bảng chấm công theo từng tuần, tháng. Hoặc các dữ liệu chấm công sẽ được phần mềm chấm công tổng hợp lại trên hệ thống.
- Căn cứ vào những thông tin này, nhà quản lý có thể biết được thời gian làm việc, ra vào cũng như ngày công, ngày tăng ca của nhân viên. Nếu như nhân viên có nhu cầu xin nghỉ phép cần thông báo trước cho nhà quản lý và nộp đơn xin nghỉ phép đã được phê duyệt nhằm đảm bảo quyền lợi của mình.
- Cuối tháng, sau khi hoàn thành bảng tổng hợp ngày công, Nhân sự cần in ra và chuyển cho từng bộ phận xác nhận lại. Nếu không có vấn đề gì, bảng chấm công sẽ được chuyển lại cho Kế toán tính lương. Ngược lại, nhân sự có trách nhiệm giải thích vướng mắc cho nhân viên hoặc giải quyết vấn đề phát sinh từ bảng chấm công.
Làm thế nào để tối ưu quản lý chấm công?
Ứng dụng công nghệ trong quản lý đã không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp. Nhưng trong thời kỳ công nghệ hiện nay, ưu thế sẽ thuộc về doanh nghiệp nào đã và đang ứng dụng công nghệ sớm hơn. Cụ thể, các doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm quản lý chấm công trực tuyến để mang lại hiệu quả quản lý cao hơn.
Với phần mềm quản lý chấm công truyền thống, người quản lý chỉ có thể sử dụng duy nhất máy tính nội bộ có cài đặt phần mềm. Điều này dẫn đến một số bất tiện như:
- Khi quản lý phải đi công tác xa hay xin nghỉ sẽ không thể theo dõi được quá trình làm việc của nhân viên
- Phần mềm đòi hỏi bộ nhớ ổ cứng lớn nên tốc độ xử lý chậm nếu lưu trữ nhiều dữ liệu
- Ngày công, ngày tăng ca không được minh bạch, nhân viên không thể kiểm tra các thông tin của mình
- Nếu có sai sót xảy ra, dữ liệu phần mềm có khả năng bị xóa mà không thể khôi phục được
Còn đối với hệ thống chấm công trực tuyến, mọi hạn chế này đã được khắc phục:
- Người quản lý có thể theo dõi số liệu, thông tin nhân sự ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào chỉ với thiết bị di động như smartphone, máy tính bảng, laptop…
- Lưu trữ dữ liệu không giới hạn, thích hợp với mọi quy mô doanh nghiệp
- Thông tin dữ liệu minh bạch, có tính bảo mật cao
- Thu thập dữ liệu từ máy chấm công, hạn chế tối đa sai sót
Hệ thống nâng cao hiệu quả quản lý chấm công của doanh nghiệp
Phần mềm chấm công trên điện thoại Happy Time là một trong các cách quản lý nhân sự hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp.
Giao diện thân thiện, đơn giản
Để nâng cao trải nghiệm người dùng, Happy Time đã thiết kế giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng. Các tính năng quan trọng được sắp xếp ngay trên màn hình chính để người dùng dễ tìm kiếm và thao tác. Từ đó tiết kiệm được thời gian xử lý công việc.
Đồng bộ nhanh chóng dữ liệu trên hệ thống
Với Happy Time, doanh nghiệp sẽ không cần xử lý và lưu trữ dữ liệu thủ công như trước đây. Ngay khi thu được thông tin từ máy chấm công, Happy Time sẽ tiến hành đồng bộ dữ liệu thông qua hệ thống Wifi nội bộ.
Quá trình này không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức mà còn đảm bảo tính bảo mật cao. Đặc biệt, bạn sẽ không cần lo lắng việc mất dữ liệu khi máy chấm công xảy ra sự cố.
Tham khảo thêm:
>> Đánh giá phần mềm chấm công online miễn phí tốt nhất hiện nay
>> Chấm công online – Giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
>> Nâng cao hiệu quả chấm công tính lương trong doanh nghiệp
Hỗ trợ chấm công đa dạng hình thức
Được phát triển nhằm tối ưu hóa quy trình chấm công của doanh nghiệp, Happy Time có khả năng hỗ trợ đa dạng các hình thức chấm công từ thẻ từ, vân tay, khuôn mặt… Hơn hết, Happy Time còn được trang bị App chấm công online cho phép người dùng chấm công ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào.
Như vậy, doanh nghiệp sẽ không cần phải thay đổi hình thức chấm công hay thiết bị chấm công cố định khi sử dụng phần mềm này. Từ đó tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu cho việc quản lý chấm công.
Xuất báo cáo, file Excel
Chắc hẳn, nhiều nhà lãnh đạo đã quá quen thuộc với việc chấm công bằng phần mềm Excel. Kế thừa những ưu điểm của phần mềm này, Happy Time cũng cung cấp đầy đủ cho quý doanh nghiệp chức năng tạo lập trang tính Excel với các định dạng đơn từ có sẵn.
Theo đó, người sử dụng chỉ cần truy cập vào phần mềm chọn mẫu đơn và điền thông tin. Đặc biệt các định dạng đơn, mẫu báo cáo này đều có thể được xuất file Excel nhanh chóng, chính xác.
Quản lý linh hoạt
Doanh nghiệp có thể thông qua Happy Time để biết được thời gian chấm công thực tế, số lượng nhân viên, thời gian ra vào của nhân viên… Với 2 phiên bản ứng dụng điện thoại và phần mềm máy tính, doanh nghiệp có thể theo dõi, giám sát và thực hiện hiệu quả quy trình chấm công mọi lúc mọi nơi.
Kết luận
Sử dụng phần mềm quản lý chấm công trực tuyến là lời giải tốt nhất cho bài toán của doanh nghiệp trong tình hình hiện nay. Đặc biệt, với Happy Time, cách quản lý chấm công tối ưu nhất đã ở trong tầm tay bạn.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
