Chúng ta đã không còn xa lạ gì với các phần mềm quản lý nhân sự. Bởi đây được xem là một công cụ đắc lực để giúp doanh nghiệp quản trị nhân viên, chấm công, tính lương chính xác. Tuy nhiên, hiện trên thị trường có rất nhiều phần mềm nhân sự, trong đó có cả những phần mềm nhân sự free. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp biết đâu là phần mềm nhân sự miễn phí tốt nhất cho tổ chức của mình. Bài viết ngày hôm nay, HappTime sẽ bật mí cho bạn phần mềm quản lý nhân sự free hàng đầu hiện nay.
Mục lục
Phần mềm nhân sự là gì?
Phần mềm nhân sự là giải pháp giúp nhà quản trị có thể quản lý thông tin nhân viên và các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự. Giải pháp quản lý nhân sự hỗ trợ quản lý con người, tự động hóa các thao tác thủ công và lưu trữ thông tin có trật tự. Phần mềm nhân sự được thiết kế để giúp nhân viên và nhà quản lý tối ưu hóa được tiềm năng của họ trong công việc và được triển khai bởi các doanh nghiệp ở mọi quy mô để thúc đẩy năng suất và sự hài lòng của nhân viên.
Ngoài ra, phần mềm quản lý nhân sự còn hỗ trợ doanh nghiệp tập trung nâng cao quản lý nhân sự, bằng cách xử lý các công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phát triển nguồn nhân lực – nguồn tài nguyên có giá trị nhất của công ty.
Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự, từ đó có những điều chỉnh, phương án tốt nhất để phát triển nguồn nhân lực. Hơn nữa, phần mềm còn giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức so với cách quản lý nhân sự truyền thống.
Chức năng phần mềm quản lý nhân sự cần có
Phần mềm nhân sự HRM là giải pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý. Từ đó, cơ cấu nhân sự được hài hòa, các chiến dịch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực chất lượng hơn, tạo ra nguồn tài nguyên có giá trị nhất cho công ty.
Một phần mềm nhân sự hiệu quả là khi chúng có nhiều chức năng hữu ích cho doanh nghiệp sử dụng, để tối ưu hoá quá trình quản trị nhân sự. Và sau đây là các chức năng mà một phần mềm HRM cần có:
Quản lý thông tin nhân viên
Doanh nghiệp cần phải quản lý khá nhiều thông tin liên quan đến người lao động như: sơ yếu lý lịch, quá trình công tác, quá trình làm việc, các khoản lương, phụ cấp hoặc các chế độ đãi ngộ khác,… Do đó, phần mềm quản lý nhân sự cần có khả năng tích hợp các loại form mẫu, bảng biểu thường dùng trong doanh nghiệp của cả kế toán và nhân sự. Nếu những công việc như phê duyệt các loại giấy tờ này có thể được thực hiện online mà không cần mất quá nhiều công sức để thực hiện thủ công thì đó là một phần mềm nhân sự nên dùng, vì sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
Hơn nữa, dữ liệu cần được sắp xếp hợp lý, để người quản lý có thể dễ dàng tra cứu thông tin và kết nối với dữ liệu dễ dàng, nên phần mềm nhân sự cần phải thực hiện tốt chức năng quản lý nhân viên.
Hỗ trợ chấm công tính lương nhanh chóng
Chúng ta thử làm một phép tính đơn giản như sau: Nếu mỗi ngày, một nhân viên chấm công 2 lần. Để lưu trữ dữ liệu chấm công trong 3 tháng thì cần tới gần 180.000 dòng trên một sheet excel, nên việc tính công, tính lương hàng tháng của phòng nhân sự tốn rất nhiều thời gian.
Thế nhưng khi bạn áp dụng phần mềm nhân sự chuyên nghiệp thì các công việc này sẽ được tối ưu hơn rất nhiều. Bạn hãy chọn một phần mềm nhân sự có kết hợp 2 công việc là chấm công, tính lương. Bất cứ khi nào nhập nhân sự mới vào hệ thống thì ca làm sẽ được thiết lập, chấm công hàng ngày, bảng lương tự động cập nhật.
Hỗ trợ quy trình tuyển dụng
Tuyển dụng nhân sự là một bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp. Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự cần cung cấp các chức năng để hỗ trợ:
- Khái quát được tình hình phát triển, năng suất làm việc của từng thành viên, biết được bộ phận nào cần có thêm nhân sự hoặc bớt nhân sự khi không cần thiết.
- Thông tin tuyển dụng được thiết lập chính xác, thông minh. Nhờ vậy mà người có nhu cầu tuyển dụng có thể tiếp cận nhanh chóng.
- Tạo môi trường để ứng viên có thể nâng cao kỹ năng của mình nhờ việc kết nối với những nhân viên khác.
Đánh giá hiệu suất nhân viên
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, bạn có thể dễ dàng phát triển KPI với nhân viên và truyền đạt cách thức các mục tiêu này phù hợp với các mục tiêu rộng lớn hơn của doanh nghiệp.
Bảo mật dữ liệu
Như bạn đã biết, hồ sơ nhân sự và bảng lương là những dữ liệu rất nhạy cảm. Mọi thông tin từ địa chỉ nhà, số hồ sơ thuế, ngày sinh, lịch sử việc làm, chi tiết tài khoản ngân hàng, hồ sơ y tế,… của nhân viên nếu bị lộ ra sẽ gây ra hậu quả rất lớn. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn chọn một nhà cung cấp phần mềm đảm bảo các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất hiện có.
Khả năng mở rộng tính năng khi bạn có nhu cầu
Dù bạn cần chọn một hệ thống nhân sự đáp ứng nhu cầu hiện tại của mình, nhưng cũng nên xem xét đến việc hệ thống đó sẽ thích ứng với sự phát triển kinh doanh trong tương lai như thế nào.
Đó là lý do tại sao bạn cũng nên cân nhắc chọn một phần mềm quản lý nhân sự có khả năng phát triển hợp lý với doanh nghiệp. Giá cả có linh hoạt không? Nó có thể xử lý một số lượng nhân viên gia tăng đáng kể không? Các tính năng mới liên tục được phát triển để bắt kịp xu hướng công nghệ mới nhất?
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm nhân sự
Từ những tính năng trên, việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự free uy tín sẽ giúp mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như:
Tiết kiệm thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp
Với công nghệ hiện đại, phần mềm nhân sự sẽ giúp bạn không cần lưu trữ quá nhiều hồ sơ, giấy tờ hay quy trình phê duyệt phức tạp. Tất cả các thông tin sẽ được số hóa và lưu trữ một cách thông minh. Doanh nghiệp không cần mất thời gian để chấm công, tính lương hàng tháng và nhân viên không còn phàn nàn về sai sót trong công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
Cơ sở để đánh giá và khen thưởng nhân viên hợp lý
Với việc sử dụng phần nhân sự, doanh nghiệp có khả năng lưu trữ đầy đủ các dữ liệu liên quan đến quá trình thực hiện công việc của nhân viên. Nhà quản trị có cái nhìn toàn diện về thời gian, hiệu suất làm việc cũng như các công việc đã, đang thực hiện của từng người. Từ đó, có thể đánh giá đầy đủ kỹ năng của nhân viên và có thể đưa ra định hướng đúng đắn cho nhân viên đó. Bên cạnh đó, đây cũng là cơ sở để đưa ra các quyết định khen thưởng hay xử phạt nhân viên.
Tuyển dụng hiệu quả hơn
Phần mềm nhân sự hỗ trợ nhà quản lý từ công tác đăng tải thông tin tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ tuyển dụng đến đánh giá các ứng cử viên phù hợp với các tiêu chí đặt ra. Hệ thống bài kiểm tra, test online hay các gợi ý hữu ích về tuyển dụng cũng sẽ giúp bạn tuyển dụng hiệu quả hơn.
Cải thiện quy trình quản lý nhân sự
Theo thống kê, trung bình, bộ phận nhân sự có thể tiết kiệm 10 giờ mỗi tuần nhờ chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự. Việc sử dụng phần mềm nhân sự sẽ giúp bạn giải phóng được nhiều công việc chân tay để tập trung vào việc ra chiến lược nhân sự nhiều hơn. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn rất nhiều.
Đâu là phần mềm quản lý nhân sự free hàng đầu hiện nay?
Nếu bạn thử search cụm từ “phần mềm nhân sự free” trên internet thì sẽ ra rất nhiều kết quả. Và tuỳ thuộc vào sở thích, nhu cầu của doanh nghiệp mà bạn hoàn toàn có thể chọn một trong số đó để áp dụng.
Bài viết này sẽ gợi ý cho bạn một phần mềm nhân sự hiếm hoi hoàn toàn miễn phí nhưng lại có đầy đủ các tính năng hữu ích cho doanh nghiệp – đó chính là Happytime. HappyTime sẽ là lựa chọn thú vị và đáng để bạn sử dụng ngay hôm nay. Bạn sẽ hoàn toàn bị hấp dẫn bởi các tính năng vượt trôi của HappyTime, bao gồm:
- Số hóa hoạt động quản lý nhân sự: Số hoá và lưu trữ toàn bộ dữ liệu hồ sơ nhân sự, hợp đồng, công lương, quỹ nghỉ phép trên cùng một hệ thống. Thông tin nhân viên được tổng hợp đa chiều, tiện cho việc theo dõi và nắm bắt nguồn lực của tổ chức.
- Quản lý chấm công đơn giản và hiệu quả: Phần mềm giúp tinh gọn toàn bộ quy trình chấm công và tổng hợp công truyền thống. Tích hợp đồng bộ dữ liệu với nhiều loại thiết bị chấm công trên thị trường (Máy chấm công, FaceID, Chấm công GPS). Thông tin chấm công của nhân viên được cập nhật chính xác theo thời gian thực, đảm bảo tính minh bạch. Số liệu báo cáo được thống kê, trích xuất trực tiếp từ phần mềm ra file Exel với đầy đủ thông tin cần thiết.
- Quản lý sự vụ, thủ tục đến đơn từ online: Khởi tạo, phê duyệt đơn từ của nhân sự nhanh chóng ngay trên thiết bị di động. Tự động gửi thông báo cho quản lý khi có đơn cần duyệt và kết quả đến nhân viên khi đơn được duyệt. Dễ dàng kết nối và xử lý theo quyền quản trị và cấp bậc. Đơn từ được lưu trữ trực tuyến, giải phóng doanh nghiệp khỏi giấy tờ, nhập liệu thủ công
Những tính năng tuyệt vời này sẽ giúp xây dựng trải nghiệm “Happy” và nâng cao văn hóa doanh nghiệp bạn một cách đáng ngạc nhiên.
>>> Xem thêm: Ứng Dụng Phần Mềm Nhân Sự Miễn Phí Dành Cho Doanh Nghiệp
Kết luận
Trên đây, HappyTime đã chia sẻ một số thông tin cơ bản về phần mềm quản lý nhân sự free. Với tầm quan trọng và sự thiết thực không thể phủ nhận, hy vọng rằng mỗi doanh nghiệp sẽ có thể lựa chọn và áp dụng được phần mềm nhân sự phù hợp và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp mình, giúp doanh nghiệp ngày càng nâng cao sự cạnh tranh trên thị trường.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
