Payslip là gì và những thông tin xoay quanh Payslip luôn là mối quan tâm của người, đặc biệt là những người thường xuyên làm các thủ tục tính lương cho nhân viên. Hiểu đơn giản, Payslip là mẫu phiếu lương phản ánh số tiền bạn nhận được sau một khoảng thời gian làm việc cho công ty. Tuy nhiên, vai trò của payslip còn nhiều hơn như thế. Vì vậy, để hiểu rõ hơn payslip là gì, vai trò cụ thể ra sao và cách để tạo một mẫu phiếu lương chuyên nghiệp, đơn giản thì hãy theo dõi đến hết bài viết nhé!
Payslip là gì?
Trước hết, để trả lời cho câu hỏi: “Payslip là gì?”, bạn có thể hình dung như sau: Sau mỗi khoảng thời gian làm việc tại công ty, thường là khoảng một tháng, công ty sẽ trả lương cho nhân viên dựa trên ghi nhận về số ngày công, thưởng doanh thu, trợ cấp, một số khoản khấu trừ như thuế thu nhập cá nhân (TTNCN), bảo hiểm, công đoàn,…
Tất cả các khoản đó được ghi nhận rõ ràng trên payslip nhằm giúp nhân viên và các bộ phận liên quan hiểu rõ các thành phần cấu tạo nên khoản lương cuối cùng mà người lao động nhận được.
Vai trò của payslip hiện nay
Như vậy bạn đã hiểu payslip là gì. Vậy trong bối cảnh hiện nay, payslip liệu có đơn thuần chỉ là cung cấp thông tin về lương thưởng cho nhân viên hay còn đóng các vai trò khác? Cùng HappyTime tìm hiểu nhé!
Theo dõi, đánh giá nhân viên
Trước hết, payslip cung cấp thông tin về lương, thưởng và các khoản phụ cấp tùy theo mỗi nhân sự. Chính vì vậy, qua payslip, người ta có thể đánh giá được độ chuyên cần và hiệu quả làm việc của từng nhân viên.
Làm căn cứ để đi vay, thế chấp, mua trả góp…
Vào một thời điểm nào đó, bạn sẽ cần vay tín dụng, thế chấp tài sản, hoặc mua trả góp tài sản có giá trị. Khi đó, bạn sẽ được yêu cầu xác minh thu nhập để quyết định mức tín dụng cho vay. Đây là một trong những lí do bạn cần có phiếu lương trong tay.
Làm cơ sở để deal lương khi phỏng vấn tìm việc
Có rất nhiều công ty coi việc xác minh thu nhập như một phần trong quy trình tuyển dụng. Đặc biệt là các vị trí cấp cao. Công ty sẽ yêu cầu bạn cung cấp phiếu lương ở công ty cũ để làm cơ sở deal lương.
Mặc dù vấp phải khá nhiều phản đối, nhiều người vẫn sẵn sàng cung cấp bảng lương. Họ cho rằng dù lí do đòi hỏi payslip là gì, thì họ sẽ sẵn sàng cung cấp để nhanh chóng được làm việc trong môi trường mình mong muốn.
Để biết cụ thể hơn về lợi ích khi lập phiếu lương đối với cá nhân và với doanh nghiệp, bạn có thể đọc thêm bài viết sau của HappyTime: Phiếu Lương Là Gì? Hướng Dẫn Tạo Phiếu Lương Excel Từ A-Z
Những điều cần biết khi tạo payslip
Payslip hay phiếu lương là gì thì có lẽ không khó để hiểu, tuy nhiên nhiều bạn sẽ bỡ ngỡ khi bắt tay vào tạo phiếu lương. Bạn đã biết các yêu cầu cơ bản để tạo payslip là gì chưa? Sau đây, Happy Time sẽ giúp bạn liệt kê những nội dung chủ yếu trong phiếu lương và các công cụ hỗ trợ lập phiếu lương một cách đơn giản và hiệu quả nhất.
Nội dung trong một payslip chuẩn
Để lập được một phiếu lương, trước hết bạn cần hình dung sơ bộ những nội dung sẽ trình bày. Việc này sẽ giúp bạn lên bố cục rõ ràng hơn cho phiếu lương của mình. Mỗi công ty sẽ có những yêu cầu riêng, tuy nhiên bạn sẽ cần lưu ý những vấn đề sau:
- Thông tin cơ bản: Tên doanh nghiệp, tên nhân viên, mã nhân viên, chức vụ/vị trí, quản lý trực tiếp,…
- Khoản thu nhập cố định: Là mức lương cứng mà công ty đã thỏa thuận trả cho người lao động.
- Khoản thưởng: Khoản thưởng được quyết định bởi việc người lao động đã đóng góp ra sao cho công ty trong kỳ lương vừa qua. Nhìn vào một số payslip mẫu của các bộ phận kinh doanh, sale,…, mục khoản thưởng luôn được trình bày cụ thể nhất. Bởi đây là phần được nhân viên quan tâm nhiều nhất.
- Khoản phụ cấp: Bao gồm phụ cấp chức vụ, phụ cấp vị trí… Hiện nay, một số công ty còn chi trả phụ cấp dựa trên lạm phát. Phụ cấp có thể chiếm 30 – 40% so với mức lương cơ bản.
- Khoản khấu trừ: Bao gồm TTNCN, bảo hiểm thất nghiệp,… Ngoài ra, khoản khấu trừ còn bao gồm: phạt đi muộn, vi phạm quy định, nghỉ không phép,…
Các nội dung trên cần được trình bày mạch lạc, có công thức rõ ràng. Có như vậy người nhận mới hiểu các thành phần trong payslip là gì và dễ dàng đối soát. Bạn có thể tham khảo bài viết sau đây để có hình dung rõ hơn về các mẫu payslip: Phiếu Lương Là Gì? 5 Mẫu Phiếu Lương Nhân Viên Chuẩn Nên Download Ngay
Các công cụ làm payslip
Làm thế nào để tạo ra một payslip đầy đủ các nội dung trên mà vẫn hiệu quả? Sau đây sẽ là một vài công cụ gợi ý dành cho bạn.
Làm phiếu lương với Excel, Word
Tạo phiếu lương trên excel và word là hình thức truyền thống mà bất cứ ai cũng biết đến. Bằng việc sử dụng thành thạo word và excel, bạn có thể tạo ra một phiếu lương chuyên nghiệp theo đúng mục tiêu của mình.
Ưu điểm:
- Phổ biến và miễn phí. Không giới hạn quyền truy cập vào tài liệu, không phải đăng ký tư cách nhân viên mới có thể lập, gửi và nhận bảng lương.
- Hai công cụ này cho phép xử lý nhiều số liệu phức tạp bằng các hàm và công thức, bạn sẽ không bị giới hạn bởi việc phải tuân theo một layout hay bố cục sẵn có, có thể tự tạo hình thức phiếu lương theo ý muốn.
Nhược điểm:
- Với excel và word, khó khăn lớn nhất khi tạo payslip là gì? Đó là quy mô công ty lớn, việc tạo phiếu lương trở nên phức tạp. Nhân viên phải có trình độ tin học rất cao mới có thể thực hiện chính xác. Điều này gây mất thời gian, chi phí đào tạo và tuyển dụng cho các doanh nghiệp.
- Không đồng bộ hóa thông tin. Việc tạo phiếu lương độc lập trên excel và word khiến nhân sự mất nhiều thời gian tổng hợp công và cập nhật dữ liệu nhân viên lên hệ thống quản lý,…
Làm phiếu lương với các phần mềm chuyên biệt
Chính vì những nhược điểm của phiếu lương excel và word nên một số phần mềm hỗ trợ tạo phiếu lương chuyên biệt đã ra đời. Những phần mềm đã đơn giản hóa công cuộc tạo payslip là gì, sau đây là một số gợi ý cho bạn.
Phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương AMIS
Ưu điểm:
- Phần mềm AMIS nổi bật với tính năng lập bảng lương. Đây sẽ là phần mềm đáp ứng được các nhu cầu chuyên sâu về lập bảng lương cho doanh nghiệp.
- AMIS còn đồng bộ với hệ thống chấm công, theo dõi doanh số,… Vì vậy bộ phận nhân sự có thể tiết kiệm được khá nhiều thời gian.
Nhược điểm:
- Tốc độ xử lý dữ liệu khá chậm. Thời gian chờ phần mềm chạy lâu nên đôi khi sẽ gây gián đoạn trải nghiệm của người dùng.
- Các gói dịch vụ của AMIS chưa được phân loại hợp lý, vì vậy chưa đáp ứng tối ưu nhu cầu của các doanh nghiệp.
Phần mềm chấm công – tính lương ACheckin
Ưu điểm:
- Thiết lập sẵn các loại bảng lương khá đa dạng như lương 3P, lương khoán,…
- Kết nối tự động với bảng chấm công.
- Thông qua phần mềm, người dùng có thể cài đặt chu kỳ lương tương ứng với các chế độ và công thức lương riêng biệt.
Nhược điểm:
- Hạn chế lớn nhất của Acheckin là không có tính đồng bộ hóa.
- ACheckin không hỗ trợ liên kết với dữ liệu KPI, doanh số,… nên khi lập bảng lương sẽ mất nhiều thời gian và công sức hơn.
HappyTime
Cuối cùng là phần mềm chấm công HappyTime. Phần mềm HappyTime cung cấp giải pháp chấm công linh hoạt giúp bạn dễ dàng tính lương nhân viên. Từ đó giúp rút gọn thời gian thực hiện các thao tác quản lý nhân sự thủ công.
Ưu điểm:
- HappyTime cung cấp rất nhiều các hình thức chấm công mới, tiên tiến cho môi trường làm việc linh động. Gồm: Chấm công qua định vị GPS, wifi nội bộ, kết nối máy chấm công, chấm công qua mã QR, nhận diện khuôn mặt…. Việc thay đổi này rất cần thiết để đảm bảo tính linh hoạt và công bằng cho nhân viên.
- Dữ liệu chấm công được tự động tổng hợp lên hệ thống để tạo bảng lương. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 70% thời gian thực hiện tổng hợp công hàng tháng.
- Cho phép phê duyệt đơn từ trực tiếp qua phần mềm. Các vấn đề gửi đơn xin nghỉ phép, duyệt đơn,… đều được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng trên HappyTime. Điều này giúp giảm tải áp lực cho người quản lý thủ tục hành chính. Đồng thời tiết kiệm thời gian và tăng trải nghiệm cho toàn bộ nhân viên trong công ty.
Nhược điểm: HappyTime chuyên về tính năng chấm công nên một số yêu cầu quá chuyên biệt về lập bảng lương có thể sẽ chưa được cập nhật.
Để biết thêm về HappyTime, hãy tham khảo bài viết sau đây: Tổng Quan các tính năng của HappyTime.
Như vậy, bài viết đã tổng hợp những vấn đề cơ bản liên quan đến vấn đề “Payslip là gì?”. Hy vọng bạn đã có lời giải đáp cho những thắc mắc của mình. Nếu muốn tham khảo thêm các vấn đề liên quan đến phần mềm quản lý nhân sự, chấm công, tính lương, đừng quên truy cập blog HappyTime nhé!
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
