Bạn có biết phần lớn các doanh nghiệp hiện nay, đều áp dụng một mẫu quy định chấm công tính lương nhất định cho công nhân viên của mình. Vậy có những phương pháp châm công cơ bản nào và đâu là quy định về nội quy chấm công và trả lương đúng pháp luật? Hãy cùng HappyTime theo dõi ngay bài viết dưới đây để có được câu trả lời cho riêng mình nhé.
Nội quy chấm công tính lương cho nhân viên cơ bản
Nếu bạn chưa biết thì các nội quy chấm công, quy định chấm công cho công nhân viên trong công ty, doanh nghiệp cũng được quy định rất cụ thể, như sau:
- Việc tính toán lương cho người lao động dựa vào thời gian làm việc trên máy chấm công, được đối chiếu với bảng chấm công khi cần thiết. Lời khuyên là bạn nên lựa chọn một phần mềm chấm công online để tối ưu hoá công việc này, như phần mềm HappyTime chẳng hạn.
- Việc tính toán lương dựa trên nguyên tắc chính xác về số liệu, đảm bảo thời gian trả lương cho người lao động đúng theo quy định.
- Người lao động được nhận phiếu lương chi tiết hàng tháng, được quyền đối chiếu với bảng lương tổng do Trưởng bộ phận trực tiếp giữ (bản copy).
- Tiền lương trả cho người lao động: mỗi tháng một lần, vào ngày 05 đến ngày 10 của tháng. Đối với lương sản phẩm, được trả làm hai lần, mỗi lần trả sau khi kết toán số lượng vào ngày 15, ngày 30 của tháng, lương sản phẩm được trả chậm nhất không quá 7 ngày sau ngày kết toán.
>>> Xem thêm: Chấm Công Là Gì? Có Nên Sử Dụng App Chấm Công Online Không?
Phương pháp quy định chấm công tính lương đúng pháp luật
Hiện có 2 phương pháp chấm công tính lương đúng pháp luật, được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp, mà bạn có thể tham khảo như sau:
Phương pháp 1: Tính căn cứ theo ngày làm việc thực tế trong tháng
Hằng tháng, tùy theo tháng dương lịch và ngày nghỉ hằng tuần mà doanh nghiệp tính được ngày công chuẩn trong tháng. Ví dụ nếu doanh nghiệp quy định ngày nghỉ hằng tuần là Chiều thứ bảy và Ngày Chủ nhật. Thì kỳ lương được tính từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc của tháng lương đó.
Lương cuả nhân viên được tính như sau:
(Lương + Các khoản phụ cấp khác nếu có)*Ngày công làm việc trong tháng/Ngày công chuẩn.
Phương pháp 2: Cố định ngày công chuẩn cho các tháng tính lương
Hằng tháng khi tính lương, doanh nghiệp sẽ không quan tâm tới tháng dương lịch có bao nhiêu ngày và cố định ngày công chuẩn là một giá trị bất biến. Ví dụ: Ngày công chuẩn trong tháng quy định chấm công tính lương thông thường hiện nay các doanh nghiệp chọn là 24 công.
Lương của nhân viên được tính như sau:
(Lương + Các khoản phụ cấp khác nếu có) – [(Lương + Các khoản phụ cấp khác nếu có)*Ngày nghỉ không hưởng lương/Ngày công chuẩn]
Xét về mặt tổng quỹ lương doanh nghiệp phải chi thì cả hai phương pháp này đều bù trừ qua lại và dẫn tới kết quả như nhau. Tuy nhiên chúng ta đều thấy: người lao động không hề boăn khoăn vì mức thu nhập của mình trong mỗi tháng, bởi số tiền trừ cho mỗi ngày công không lương là cố định, nghỉ bao nhiêu ngày thi họ bị trừ bấy nhiêu tiền. Trong trường hợp không có biến động về lương và ngươc lại tháng nào đi làm đủ ngày theo quy định thì hưởng đủ mức tiền lương.
Do đo việc lựa chọn phương pháp nào là tuỳ theo mỗi công ty, doanh nghiệp, tuy nhiên khi mà chi phí dành cho quỹ lương là không khác biệt lắm giữa hai phương pháp trên thì tính ổn định, minh bạch trong tiền lương sẽ làm tăng mức độ hài lòng của công nhân viên. Đồng thời, có thể góp phần tăng năng suất lao động tốt cho doanh nghiệp.
Quy trình chấm công, tính lương chuẩn trong doanh nghiệp
Tiếp đến là quy trình chấm công tính lương cho nhân viên tại doanh nghiệp sẽ bao gồm khá nhiều bước và mỗi doanh nghiệp sẽ có sự phối hợp, linh hoạt khác nhau. Dưới đây là quy trình 10 bước cơ bản nhất mà bạn cần phải nắm vững.
Bước 1: Lưu hồ sơ nhân viên
Bước 2: Tạo nhân viên
- Điền thông tin nhân viên (thông tin cá nhân, phòng ban, cách thức liên hệ…)
- Thêm thông tin tính lương, hợp đồng.
Bước 3: Chấm công
- Chấm công theo ngày làm việc. Giờ công của người lao động tính theo thẻ chấm công của người đó. Bộ phận đảm nhận nhiệm vụ này vào cuối tháng sẽ chuyển cho kế toán tiền lương.
- Trong trường hợp giờ công bị thiếu thì người lao động phải làm giấy đề nghị xác định công theo quy định quản lý giờ công.
Bước 4: Kế toán tiền lương tập hợp bảng chấn công và các chứng từ liên quan.
Bước 5: Kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng cùng các khoản liên quan và chuyển cho kế toán trưởng.
Bước 6: Kế toán trưởng kiểm tra bảng lương:
- Nếu kế toán trưởng đồng ý: đưa cho Giám đốc duyệt và ký đồng ý.
- Nếu kế toán trưởng không đồng ý: chuyển lại cho kế toán tiền lương.
Bước 7: Giám đốc duyệt, ký, sau đó chuyển lại cho kế toán trưởng.
Bước 8: Kế toán trưởng nhận lại bảng lương từ phía Giám đốc, sau đó huyển lại cho kế toán tiền lương.
Bước 9: Kế toán tiền lương trả lương cho nhân viên.
Bước 10: Hoàn thành và lưu trữ các tài liệu liên quan
Lưu trữ các chứng từ như bảng lương, phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công ngày làm, hoa hồng, bảng chấm công sản phẩm…
Kết luận
Trên đây, HappyTime đã trình bày khá chi tiết về nội quy chấm công và tính lương chuẩn dành cho bộ phận nhân sự tại các doanh nghiệp. Với những thông tin đã nêu, hy vọng nhà quản lý đã có thể nắm được các bước làm việc chính xác nhất và gặt hái được những kết quả tốt nhất.
Và nếu bạn muốn cập nhật các tin tức và xu hướng mới nhất liên quan đến chấm công và quản lý nhân sự thì đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo của Happy Time nhé!
