Tổng hợp 11 quy định chấm công và quản lý chấm công – tính lương cho nhân viên

Quy định chấm công được doanh nghiệp đưa ra dựa trên khung tham chiếu là Bộ luật Lao động, nhằm đảm bảo hoạt động chấm công diễn ra chính xác và hiệu quả. Những quy định này không chỉ mang đến lợi ích kinh tế mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của tổ chức. Trong bài viết này, Happy Time sẽ chia sẻ các quy chế chấm công phổ biến giúp nâng cao công tác quản lý nhân sự.

Các quy định về chấm công áp dụng cho mọi doanh nghiệp

Dưới đây là mẫu quy định chấm công áp dụng cho mọi tình huống mà doanh nghiệp nên tham khảo để xây dựng quy trình quản lý hiệu quả.

1. Quy định giờ chấm công hàng ngày

Quy định về thời gian chấm công hàng ngày phụ thuộc vào đặc thù công việc và văn hóa của từng doanh nghiệp. Các quy định chấm công hàng ngày phổ biến nhất là:

• Chấm công giờ hành chính, chấm giờ vào lúc 8:00 sáng, chấm giờ về lúc 5:30 chiều, không chấm giờ nghỉ trưa.
• Các vị trí công nhân sản xuất, kỹ sư, tạp vụ, v.vv.. có thể chấm công sớm hoặc muộn hơn tùy vào khung giờ làm việc.
• Tổng số giờ làm việc trong ngày (giữa các lần chấm công) là 2-4 tiếng với nhân viên bán thời gian, 8 tiếng với nhân viên toàn thời gian.

Quy định chấm công hàng ngày cụ thể ở các khung giờ như sau:

Giờ chấm công 2 lần/ngày:

• Đầu giờ sáng: 7:00 – 9:00.
• Cuối giờ chiều: 16:00 – 18:00.
• Không chấm công giờ nghỉ trưa.

Giờ chấm công 4 lần/ngày:

• Đầu giờ sáng: 7:00 – 9:00.
• Cuối giờ sáng (bắt đầu nghỉ trưa): 11:00 – 12:00.
• Đầu giờ chiều (kết thúc nghỉ trưa): 13:00 – 14:00.
• Cuối giờ chiều: 16:00 – 18:00.

Giờ chấm công ca tối:

• Chấm công đầu giờ: 13:00 – 14:00 (full-time), 17:00 – 18:00 (part-time).
• Chấm công cuối giờ: 22:00 – 23:00 (full-time & part-time).
• Không chấm công giờ nghỉ giải lao.

Giờ chấm công giữa buổi:

• Giữa buổi sáng: 9:30 – 10:30 nếu xin đi muộn có lý do chính đáng.
• Giữa buổi chiều: 15:30 – 16:30 nếu xin về sớm có lý do chính đáng, đặc biệt là khi nhân viên có con nhỏ dưới 12 tháng.

Lưu ý: Quy định về chấm công hàng ngày phải tuân thủ Bộ luật Lao động. Tổng số làm việc bình thường trong ngày của nhân viên không được vượt quá 8 tiếng hành chính. Nếu tăng ca, làm thêm giờ, làm ngoài giờ, cần có chính sách đãi ngộ riêng theo quy định.

2. Quy định chấm công cán bộ công chức

Giờ làm việc hành chính của cán bộ công chức được quyết định bởi từng Tổ chức Chính quyền địa phương. Thông thường, công chức nhà nước sẽ chấm công vào hai khung giờ sau:

• Buổi sáng: Chấm công 2 lần lúc 7:30 và 11:30, hoặc 8:00 và 12:00.
• Buổi chiều: Chấm công 2 lần lúc 13:00 và 17:00, hoặc 13:30 và 17:30.

Ngoài ra, nếu có tăng ca thì cán bộ viên chức sẽ chấm công thêm vào đầu và cuối giờ làm thêm. Sau đó, chế độ lương thưởng sẽ được giải quyết theo quy định của Luật lao động.

3. Quy định chấm công ngoài giờ/thêm giờ/tăng ca

Chi tiết quy định về chấm công làm thêm giờ được trình bày tại Điều 107 Bộ luật Lao động 2019:

• Chỉ khi được sự đồng ý của người lao động thì mới triển khai tăng ca.
• Số giờ làm thêm không vượt quá 50% giờ làm việc bình thường/ngày.
• Số giờ làm thêm không quá 12 giờ/ngày và 40 giờ/tháng nếu tính giờ làm theo tuần.
• Số giờ làm thêm không vượt quá 200 giờ/năm.
• Số giờ làm thêm không vượt quá 300 giờ/năm nếu: Công việc thuộc lĩnh vực đặc thù, công việc đòi hỏi chuyên môn cao mà thị trường chưa cung ứng đủ, công việc cấp bách do tính thời vụ và thời tiết, thiên tai.

Như vậy, quy định chấm công tăng ca không được vượt quá giới hạn 40 giờ/tháng, 200 giờ/năm, trừ một số trường hợp không vượt quá 300 giờ/năm.

Theo đó, mức lương trả cho nhân viên trong trường hợp tăng ca cũng được điều chỉnh theo quy định của pháp luật. Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 quy định rằng người lao động phải được trả lương tăng ca theo mức:

• Ít nhất bằng 150% tiền lương ngày bình thường nếu tăng ca ngày thường.
• Ít nhất bằng 200% tiền lương ngày bình thường nếu tăng ca ngày nghỉ.
• Ít nhất bằng 300% tiền lương ngày bình thường nếu tăng ca vào ngày lễ tết.
• Ít nhất bằng 30% tiền lương ngày bình thường nếu tăng ca vào ban đêm của ngày thường.
• Thêm 20% tiền lương ngày bình thường nếu tăng ca vào ban đêm của ngày nghỉ và lễ tết.

4. Quy định chấm công ngày lễ tết

Quy định chấm công ngày lễ tết giống với quy định chấm công làm thêm giờ được nêu ở mục trên, cụ thể:

• Số giờ làm thêm ngày lễ tết không được vượt 50% giờ làm việc của ngày bình thường.
• Mức lương cho nhân viên làm thêm ngày lễ tết phải ít nhất bằng 300% ngày thường.
• Nếu nhân viên làm đêm ngày lễ tết thì mức lương phải tính thêm 20% ngày thường.

5. Quy định về chấm công nghỉ ốm

Ngày nhân viên xin nghỉ ốm thì không cần chấm công và cũng không hưởng lương. Chỉ khi đủ điều kiện hưởng chế độ ốm đau theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì nhân viên mới được BHXH chi trả, cụ thể:

Theo Điều 22 luật BHXH 2014, điều kiện để nhân viên được hưởng chế độ ốm đau là:

• Bị ốm đau, tai nạn rủi ro, có xác nhận của cơ sở y tế và buộc phải nghỉ việc.
• Có con dưới 7 tuổi bị ốm đau, có xác nhận của cơ sở y tế, buộc phải nghỉ việc để chăm sóc con.

Theo Điều 25 luật BHXH 2014, chế độ ốm đau cho nhân viên đủ điều kiện là 75% lương cùng tiền công đóng BHXH của tháng liền kề trước khi nghỉ việc.

6. Quy định chấm công nghỉ phép

Khi đã xin nghỉ phép và được cấp trên xác nhận, nhân viên không cần phải chấm công trong ngày nghỉ phép nữa. Tuy nhiên, ngày nghỉ của nhân viên vẫn sẽ được tính công và trả lương bình thường nếu còn phép.

Theo quy định chấm công của Bộ luật Lao động, trung bình người lao động có:

• 12 ngày nghỉ phép/ năm (với người lao động trong điều kiện bình thường).
• 14 ngày nghỉ phép/ năm (với người chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm việc nặng nhọc, làm việc trong môi trường nguy hiểm, độc hại).
• 16 ngày nghỉ/ năm (đối với người làm việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm).

Với những trường hợp người lao động chưa làm đủ thời gian để hưởng 12 ngày phép/ năm, công thức tính ngày nghỉ phép như sau:

Ngày nghỉ hằng năm = [Ngày nghỉ hằng năm + ngày nghỉ tăng thêm theo thâm niên (nếu có)]/ 12 x số tháng làm việc thực tế trong năm

Bên cạnh đó, Điều 114 Bộ luật Lao động 2019 quy định: Cứ 5 năm làm việc tại một đơn vị/ tổ chức thì người lao động được hưởng thêm 1 ngày phép.

>>> Xem thêm: Cách xử lý tình huống nhân viên xin nghỉ phép thường xuyên

7. Quy định về quên chấm công

Nếu nhân viên quên chấm công thì sẽ không được tính lương của ngày đó. Tuy nhiên hầu hết các doanh nghiệp đều tạo điều kiện cho nhân viên trong trường hợp quên chấm công 1-2 lần đầu. Tuy nhiên, phải có người làm chứng và được ban lãnh đạo thông qua thì bộ phận nhân sự mới được tính công đầy đủ cho nhân viên trong trường hợp này.

>>> Xem thêm: TOP 3 mẫu giấy xác nhận quên chấm công và những vấn đề liên quan

8. Nội quy chấm công khi đi muộn, về sớm

Nội quy chấm công cho trường hợp đi muộn, về sớm được quyết định bởi doanh nghiệp, có sự đồng thuận từ phía người lao động ngay từ khi ký hợp đồng lao động. Ví dụ:

• Nhân viên không được chấm công muộn quá 10 phút kể từ giờ bắt đầu làm việc.
• Nhân viên không được chấm công sớm quá 10 phút trước khi kết thúc giờ làm việc.
• Nếu đi muộn, về sớm không có lý do chính đáng và diễn ra quá nhiều lần thì nhân viên phải chấp nhận các phương án xử lý từ ban lãnh đạo.
• Nếu đi muộn, về sớm có lý do chính đáng, trình bày rõ sự việc với cấp trên và ban lãnh đạo thì nhân viên vẫn được tạo điều kiện hưởng lương bình thường.

9. Quy định về chấm công khi làm việc ngoài văn phòng

Có nhiều vị trí đặc thù phải làm việc ngoài văn phòng như tài xế, công nhân, nhân viên tiếp thị, nhân viên kinh doanh, v.vv.. Tùy theo vị trí, doanh nghiệp có thể xây dựng một số quy định chấm công đặc thù như sau:

• Yêu cầu nhân viên chấm công tại văn phòng vào đầu và cuối giờ làm việc (theo giờ hành chính) để điểm danh, giữa giờ nhân viên tự do làm việc bên ngoài, miễn sao đáp ứng được KPI.
• Như một hình thức điểm danh, nhân viên không cần chấm công mà chỉ cần báo cáo công việc thường xuyên qua hệ thống quản lý của công ty.

Để đảm bảo nhân viên chấm công và làm việc đúng theo quy định, các doanh nghiệp cần bố trí thêm người giám sát bên ngoài văn phòng nếu có thể. 

10. Quy định về cách chấm công

Như đã nói, phụ thuộc vào đặc thù công việc và cả văn hóa làm việc, doanh nghiệp sẽ áp dụng các hình thức chấm công khác nhau:

Chấm công thủ công bằng tay

Chấm công thủ công là hình thức chấm công thẻ giấy. Loại hình chấm công này thường áp dụng cho đối tượng lao động phổ thông, nhân viên thuộc nhóm người cao tuổi ít tiếp cận công nghệ hoặc không có điều kiện sử dụng thiết bị công nghệ để chấm công. Theo quy định bấm thẻ chấm công, nhân viên cần đem thẻ giấy của mình đến địa điểm làm việc, đưa vào máy bấm thẻ và bấm 2 lần vào đầu giờ và cuối giờ làm việc.

Chấm công vân tay

Quét vân tay là cách chấm công phổ biến nhất, được phần lớn doanh nghiệp áp dụng. Hình thức chấm công vân tay được quy định cho các đối tượng làm việc cố định tại một địa điểm. Điều kiện là chỉ có một số lượng nhân viên nhất định được chấm công trên một máy để tránh ách tắc vào giờ cao điểm. Quy định chấm công vân tay được áp dụng trên cơ sở Bộ luật Lao động đã được đề cập ở các nội dung trên. Nhân viên cần chấm công 2 hoặc 4 lần/ngày theo quy định của công ty.

>>> Xem thêm: 6 quy định chấm công bằng vân tay phổ biến nhất – Bước tiến mới trong quản lý nhân sự

Chấm công thẻ từ

Quy định chấm công thẻ từ tương tự với chấm công vân tay. Hình thức này áp dụng cho nhân viên làm việc cố định tại văn phòng. Nhân viên cần quét thẻ 2 hoặc 4 lần/ngày theo quy định của công ty.

Chấm công nhận diện khuôn mặt

Hình thức chấm công bằng nhận diện khuôn mặt được quy định tại các tổ chức yêu cầu tính chính xác, an ninh và bảo mật cao. Điển hình như sân bay, bệnh viện, trường học, viện nghiên cứu khoa học, hóa chất, v.vv.. cần hạn chế tiếp xúc để đảm bảo an toàn khỏi nguy cơ lây nhiễm bệnh. Quy định chấm công quét khuôn mặt cũng được xây dựng dựa trên Bộ luật Lao động.

>>> Xem thêm: 6 lợi ích phần mềm chấm công bằng phương pháp nhận diện khuôn mặt

Chấm công bằng định vị GPS

Cách chấm công GPS được quy định với các đối tượng làm việc ngoài văn phòng như sales, tài xế, công nhân lái xe, nhân viên tiếp thị, giám sát thị trường, v.vv.. Các doanh nghiệp cần mua phần mềm chấm công có tính năng định vị GPS, yêu cầu nhân viên cài đặt vào điện thoại di động. Quy định chấm công GPS yêu cầu nhân viên bật định vị GPS trên điện thoại vào đầu và cuối giờ làm, thậm chí là cả ngày làm việc. Phần mềm sẽ tự động xác định vị trí làm việc của nhân viên theo thời gian thực.

Chấm công bằng chụp ảnh khuôn mặt

Tương tự với cách chấm công GPS, chấm công bằng cách chụp ảnh khuôn mặt cũng được áp dụng cho các đối tượng làm việc ngoài văn phòng. Quy định chấm công khuôn mặt yêu cầu nhân viên phải chụp ảnh selfie vào đầu và cuối giờ làm việc và gửi lên hệ thống quản lý chấm công của doanh nghiệp.

Có thể thấy, mỗi hình thức chấm công phù hợp với những đối tượng nhân sự nhất định. Doanh nghiệp có bộ máy cồng kềnh, ca kíp phức tạp, đa dạng hình thức làm việc cần áp dụng các quy định chấm công khác nhau công tác quản lý được hiệu quả. Tuy nhiên, chính điều này lại gây áp lực lên chính bộ phận quản lý. Lý do là người quản lý phải cùng lúc tiếp nhận, phân tích và xử lý các loại dữ liệu chấm công khác nhau. Đôi khi, quy trình này phải thực hiện thủ công, lặp đi lặp lại, tiêu tốn thời gian, dễ sai sót và thất thoát dữ liệu.

Để đơn giản và tối ưu hóa quy trình quản lý chấm công, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm HappyTime. HappyTime là giải pháp chấm công toàn diện, cung cấp hầu hết các công nghệ chấm công như: Chấm công vân tay, chấm công GPS, chấm công nhận diện khuôn mặt, chấm công bằng mã QR code, chấm công bằng WiFi nội bộ, v.vv..

Nhân viên sẽ chấm công bằng app chấm công cá nhân HappyTime trên điện thoại di động. Dữ liệu chấm công được tự động thu thập và xử lý tại phần mềm quản trị HappyTime. Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều hình thức chấm công cùng lúc, cài đặt quy định chấm công riêng cho từng chi nhánh, bộ phận, nhân sự trên phần mềm này.

Mọi thao tác thủ công sẽ được lược bỏ. Các quy trình trong quản lý chấm công được tự động hóa và mọi dữ liệu chấm công được số hóa. Bộ phận nhân sự không còn phải làm những công việc lặp đi lặp lại, dễ sai sót mà có nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc tối ưu hóa trải nghiệm nhân sự.

>>> Xem thêm: Chấm công là gì? Ưu điểm của nền tảng chấm công online HappyTime

11. Quy định về máy chấm công

Trong quá trình sử dụng, máy chấm công có thể gặp lỗi hoặc sự cố, dẫn đến sai lệch, mất hoặc thất thoát dữ liệu chấm công. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của nhân viên và công việc của bộ phận quản lý. Vì thế, doanh nghiệp cần xây dựng văn bản quy định chấm công rõ ràng cho các tình huống này để bảo vệ lợi ích cho nhân viên.

Ví dụ quy định chấm công của công ty về máy chấm công:

• Nếu máy chấm công gặp sự cố (mất điện, lag/không phản hồi, hỏng cảm ứng, v.vv..), nhân viên không chấm công được thì phải báo cáo với cấp trên qua email/điện thoại/văn bản để được tính công ngày hôm đó.
• Nếu máy chấm công gặp sự cố, không chấm công được mà nhân viên không báo cáo với cấp trên thì không được tính công ngày đi làm hôm đó.
• Nếu lý do xuất phát từ nhân viên (dấu vân tay mờ/ướt, quên/hỏng thẻ từ, quên/hỏng thẻ giấy, v.vv..) thì nhân viên phải báo cáo với cấp trên và bộ phận nhân sự để được ghi công và hỗ trợ chuyển đổi hình thức chấm công hoặc cấp lại công cụ chấm công.

Nếu sử dụng các loại máy chấm công và công cụ chấm công truyền thống, doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi các sự cố này. Trong khi đó, HappyTime cho phép chấm công và quản lý chấm công online, không phải phụ thuộc vào máy móc và công cụ chấm công, không bị ảnh hưởng bởi nguồn điện. Doanh nghiệp không còn phải xử lý các trường hợp rắc rối và cũng không cần phải triển khai quy định rườm rà về máy chấm công nữa.

>>> Xem thêm: Có nên mua máy chấm công vân tay không? Ưu nhược điểm của máy chấm công vân tay

Quy định về quản lý chấm công dành cho nhà quản trị

Bên cạnh các quy định chấm công dành cho nhân viên, doanh nghiệp còn cần xây dựng bộ quy định quản lý chấm công dành cho nhà quản trị. Các quy định này bao gồm:

1. Thông báo quy định chấm công

Sau khi xây dựng văn bản quy định chấm công, doanh nghiệp cần thông báo đến toàn bộ nhân viên của mình, đảm bảo không ai bỏ sót những thông tin quan trọng. Hình thức thông báo quy định chấm công bao gồm:

• Gửi email nội quy chấm công cho toàn bộ nhân viên.
• Ghim nội quy chấm công trên diễn đàn/forum/mạng xã hội chung của doanh nghiệp, nơi nhân viên dễ dàng tìm kiếm và đọc lại.
• Dán quy định chấm công ngay bên cạnh máy chấm công nơi nhân viên dễ dàng tiếp nhận thông tin.
• Cung cấp nội quy chấm công cho nhân viên mới ngay từ ngày đầu nhận việc.

Hoặc doanh nghiệp có thể triển khai nội quy chấm công bằng phần mềm quản trị HappyTime. HappyTime sẽ thay mặt doanh nghiệp nhắc nhân viên chấm công khi gần đến giờ chấm công được quy định. Việc này hạn chế tối đa tình trạng quên chấm công hoặc chấm công muộn và bộ phận quản lý cũng không cần liên tục thông báo quy định chấm công cho nhân viên nữa.

2. Quy định chốt ngày công và thông báo ngày công

Thời gian chốt công là do mỗi đơn vị tự quy định trong nội bộ. Các công ty thường chốt công vào ngày 5, 10, 15, 25 hàng tháng. Vào ngày này, phòng nhân sự sẽ kiểm tra lại dữ liệu chấm công của tháng trước, tổng hợp lại và thông báo cho nhân viên để họ theo dõi, xác nhận lại.

3. Xử lý khiếu nại ngày công

Sau khi nhận được bảng chấm công, nhân viên phát hiện ra sai sót có thể liên hệ lại với bộ phận nhân sự để điều chỉnh thông tin, bao gồm số ngày công tác, số ngày nghỉ phép, số ngày tăng ca, v.vv.. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm kiểm tra và xác nhận lại số công chuẩn cho nhân viên. Trong quá trình đó, cần yêu cầu nhân viên cung cấp các bằng chứng xác thực.

4. Quy định khấu trừ ngày công

Nếu nhân viên chấm thiếu công mà không kịp giải trình và bổ sung thông tin theo đúng thời hạn quy định thì sẽ mất ngày công đó. Tại một số đơn vị, nếu nhân viên quên chấm công nhiều lần trong một tháng sẽ bị nhắc nhở và phạt hành chính. 

Các trưởng bộ phận có trách nhiệm phê duyệt ngày đăng ký nghỉ phép vào báo cáo bổ sung công. Quá thời hạn xét duyệt, trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm về các hệ quả liên quan.

5. Hình thức khen thưởng và kỷ luật dựa trên dữ liệu chấm công

Một số quy định cho bộ phận quản lý về việc khen thưởng và kỷ luật nhân viên theo dữ liệu chấm công như sau:

• Nhân viên đi làm đúng giờ, làm đủ công tất cả các ngày trong tháng: Thưởng chuyên cần cho nhân viên để khích lệ tinh thần làm việc. Trên app chấm công cá nhân HappyTime có tích hợp game “Chấm công đúng giờ”, cho phép nhân viên tích điểm đổi quà mỗi khi chấm công đúng giờ. Loại hình Gamification mang lại trải nghiệm thích thú cho nhân viên tại công ty, khuyến khích họ tuân thủ quy định chấm công với sự tự nguyện và hài lòng.
• Nhân viên đi muộn, về sớm quá nhiều: Kỷ luật nhân viên với các hình thức nhắc nhở, khiển trách. Nếu nhân viên không cải thiện, thậm chí ứng xử tệ hơn thì doanh nghiệp có thể cách chức hoặc sa thải.
• Nhân viên xin nghỉ không chấm công hoặc quên không chấm công quá nhiều: Kỷ luật nhân viên với các hình thức nhắc nhở, khiển trách, không tính công cho ngày nhân viên không chấm công, cách chức, sa thải tùy theo mức độ nghiêm trọng.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần tuân thủ Điều 128 Luật lao động năm 2019 về quy định cấm khi xử lý kỷ luật lao động. Theo điều luật này, doanh nghiệp không được phép:

• Xâm phạm nhân phẩm, thân thể của nhân viên.
• Phạt tiền, cắt lương của nhân viên.
• Kỷ luật nhân viên với các hành vi không được quy định trong nội quy lao động.

Doanh nghiệp chỉ được phép áp dụng các hình thức kỷ luật theo Điều 125 Luật lao động 2019 như sau:

• Khiển trách.
• Kéo dài thời hạn nâng lương (không quá 6 tháng).
• Cách chức.
• Sa thải.

Quy định tính lương dựa trên dữ liệu chấm công

Quy định chấm công đặt ra không chỉ để xây dựng bộ máy vận hành khoa học, có quy tắc, mà còn là cơ sở để tính lương cho nhân viên. Hoạt động tính lương cần gắn chặt với hoạt động chấm công.

Quy định về số ngày công tiêu chuẩn trong tháng

Phương pháp 1: Căn cứ theo ngày làm việc thực tế trong tháng

Theo tháng dương lịch, trừ các ngày nghỉ hàng tuần thì tổng số ngày còn lại là ngày làm việc thực tế, có thể tính làm số công tiêu chuẩn. Ở trường hợp này, lương của nhân viên được tính theo công thức:

(Lương + Các khoản phụ cấp khác nếu có) x Ngày công thực tế : Ngày công chuẩn

Phương pháp 2: Cố định ngày công chuẩn cho các tháng tính lương

Theo tháng dương lịch, doanh nghiệp mặc định số ngày công tiêu chuẩn là giá trị bất biến. Ví dụ, các doanh nghiệp thường chọn số ngày công tiêu chuẩn là 24, bất kể tháng đó có bao nhiêu ngày. Ở trường hợp này, lương của nhân viên được tính như sau:

(Lương + Các khoản phụ cấp khác nếu có) – [(Lương + Các khoản phụ cấp khác nếu có) x Ngày nghỉ không hưởng lương : Ngày công chuẩn]

Quy định chấm công tính lương theo dữ liệu chấm công

Quy định về chấm công tính lương theo mức lương cơ bản

Dựa vào chế độ trả lương và dữ liệu từ bảng chấm công, doanh nghiệp xác định được mức lương cơ bản thực tế cho nhân viên theo công thức:

Mức lương cơ bản thực tế = (Mức lương cơ bản x Số ngày công thực tế) : Số ngày công tiêu chuẩn trong tháng

Trong đó:

• Mức lương cơ bản có thể tính theo mức tối thiểu hoặc theo cấp bậc.
• Số ngày công thực tế là số ngày nhân viên đã chấm công đúng theo quy định.
• Số ngày công tiêu chuẩn là tổng số ngày làm việc trong ngày, tháng (Đủ 8 tiếng/ngày, không quá 24 hoặc 26 ngày/tháng theo quy định của Bộ luật Lao động 2019).

Ví dụ: Số ngày công tiêu chuẩn là 24, số ngày đi làm đã chấm công theo quy định là 23, 1 ngày xin nghỉ không lương, mức lương cơ bản là 8.000.000 VNĐ thì mức lương cơ bản thực tế = (8.000.000 x 23) : 24 = 7.666.666 VNĐ.

Quy định về chấm công tính lương khi tăng ca/làm thêm giờ/làm ngày lễ tết

Mức lương tăng ca/làm thêm/làm ngày lễ tết được tính hệ số bằng 1.5-3, căn cứ vào Điều 98 Bộ luật Lao động 2019. Theo đó, công thức lương tăng ca được xác định:

Mức lương tăng ca = (Mức lương cơ bản x Số ngày công tăng ca x 1.5-3) : Số ngày công tiêu chuẩn trong tháng

Ví dụ: Số ngày công tiêu chuẩn là 24, số ngày tăng ca là 4 ngày chủ nhật (tăng ca ngày nghỉ, tính bằng tối thiểu 200% lương), mức lương cơ bản là 8.000.000 VNĐ thì mức lương tăng ca = (8.000.000 x 4 x 2) : 24 = 2.666.666 VNĐ.

Quy trình chấm công tính lương trong doanh nghiệp

Dưới đây là mẫu quy trình chấm công tính lương 7 bước dành cho doanh nghiệp:

Bước 1: Xây dựng bảng lương

Để theo dõi và thống kê chính xác số ngày công của nhân viên, bộ phận nhân sự cần xây dựng bảng lương chi tiết theo mẫu NS – 17 – BM01.

Bước 2: Thu thập dữ liệu chấm công

Hàng ngày, nhân viên sẽ chấm công thông qua máy chấm công hoặc phần mềm chấm công. Bộ phận nhân sự sẽ thu thập dữ liệu có được từ máy hoặc phần mềm để xây dựng bảng chấm công. Các dữ liệu này bao gồm: Giờ vào, giờ ra, tổng số giờ làm việc trong ngày, ngày chấm công, ngày không chấm công, v.vv..

Bước 3: Xây dựng bảng chấm công và thông báo đến nhân viên

Bộ phận nhân sự sẽ tạo bảng chấm công theo quy định của công ty (trên file Doc, Excel, PDF, v.vv..) sau đó gửi cho từng nhân viên xác nhận. Quy trình này sẽ tiêu tốn khá nhiều thời gian nếu được thực hiện một cách thủ công.

Để tiết kiệm thời gian tạo bảng chấm công, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm HappyTime. HappyTime tự động thu thập dữ liệu chấm công và xuất bảng chấm công ra file Excel. Bạn chỉ cần đưa file này cho nhân viên xác nhận trước kỳ trả lương.

Ngoài ra, nhân viên có thể tự nắm được tình hình chấm công hàng ngày của mình trên app HappyTime. Nếu có sai sót, nhân viên có thể khiếu nại ngay. Nhờ vậy, khâu xác nhận bảng chấm công cuối tháng sẽ được rút gọn.

>>> Xem thêm: Tổng hợp các loại bảng chấm công trực quan và thông dụng hiện nay

Bước 4: Cung cấp bảng lương cùng phụ cấp/trợ cấp cho nhân viên

Sau khi nhân viên xác nhận xong bảng chấm công và không có sai sót nào, bộ phận nhân sự sẽ nhập liệu vào bảng lương theo dữ liệu chấm công đó. Bên cạnh mức lương cơ bản, lương tăng ca, phụ cấp, trợ cấp, cần xác định các khoản thu nhập khác như khen thưởng, tạm ứng và cả khấu trừ. Sau khi hoàn tất bảng lương, bộ phận nhân sự gửi cho từng nhân viên xác nhận.

Quy trình tạo bảng lương và gửi xác nhận này cũng sẽ tiêu tốn nhiều thời gian nếu làm thủ công. Doanh nghiệp nên tận dụng tính năng tính lương và xuất bảng lương tự động của HappyTime để rút ngắn các công đoạn.

HappyTime sẽ tự động tính lương cho nhân viên theo dữ liệu chấm công có trong hệ thống và công thức được cài đặt sẵn. Nếu cần điều chỉnh công thức lương, bạn chỉ cần cài đặt lại trong phần mềm HappyTime.

Sau khi tính lương xong, HappyTime sẽ tự động trích xuất bảng lương ra file Excel. Bạn chỉ cần cung cấp bảng lương này cho nhân viên xác nhận. Hoặc nhân viên tự theo dõi bảng lương của mình trên app HappyTime và phản hồi lại cho bộ phận nhân sự nếu có sai sót.

>>> Xem thêm: 4 mẫu bảng lương nhân viên chuẩn nhất dành cho nhà quản lý

Bước 5: Kiểm tra lần cuối và chuyển thông tin cho kế toán

Bộ phận nhân sự sẽ tổng hợp lại bảng lương và gửi cho kế toán. Kế toán lương có trách nhiệm kiểm tra và lưu trữ bảng lương theo đúng các nguyên tắc. Sau đó, kế toán gửi bảng lương cho Giám đốc phê duyệt.

Bước 6: Thanh toán lương

Sau khi Giám đốc phê duyệt bảng lương, kế toán lương làm thủ tục thanh toán theo chính sách của doanh nghiệp.

Bước 7: Lưu hồ sơ

Thủ quỹ, kế toán sẽ thực hiện việc lưu giữ đầy đủ hồ sơ thanh toán lương theo hai hình thức là ghi chép sổ sách và nhập liệu máy tính. Đây là phương án tiêu tốn nhiều thời gian và tài nguyên.

Thay vì tốn thời gian vào các công việc thủ công, dễ gặp rủi ro thất thoát và sai lệch dữ liệu, doanh nghiệp có thể tự động lưu trữ và sắp xếp hồ sơ công – lương của nhân viên trên phần mềm quản trị HappyTime. Quá trình tìm kiếm, trích xuất thông tin công – lương của nhân viên sau này cũng dễ dàng, nhanh chóng hơn nhờ bộ lọc thông minh của phần mềm.

Bài viết trên đây đã trình bày chi tiết 11 quy định chấm công phổ biến áp dụng tại các doanh nghiệp. Kèm theo đó là quy định quản lý chấm công và quy định chấm công tính lương tổng quát. Với những mẫu quy định tham chiếu từ Bộ luật Lao động và Luật BHXH, hy vọng rằng doanh nghiệp sẽ xây dựng được một văn bản nội quy chấm công trọn vẹn và minh bạch nhất. Bên cạnh đó, để được hỗ trợ quản lý chấm công bằng công nghệ tự động hóa, bạn đừng quên tham khảo giải pháp quản lý công – lương HappyTime.

Để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí phần mềm HappyTime, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ:

• Hotline: 0967-778-018
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/happytimeapp

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.