Bảng chấm công Excel là một công cụ không thể thiếu trong quản lý thời gian và tính lương của mọi doanh nghiệp. Để giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong quản lý nhân sự, HappyTime tổng hợp và giới thiệu đến bạn 20+ mẫu bảng chấm công Excel hiệu quả nhất.
Mục lục
- 1 Các mẫu bảng chấm công mới nhất 2024
- 1.1 Mẫu bảng chấm công hằng ngày mới nhất
- 1.2 Mẫu bảng chấm công theo quy định của Thông tư 200
- 1.3 Mẫu bảng chấm công theo quy định của Thông tư 133
- 1.4 Mẫu bảng chấm công theo quy định của Thông tư 177
- 1.5 Mẫu bảng chấm công theo quy định Thông tư 185
- 1.6 Mẫu bảng chấm công hằng ngày được tạo bằng Excel
- 1.7 Mẫu bảng chấm công hằng ngày được tạo bằng Word
- 1.8 Mẫu bảng chấm công dành cho nhân viên làm việc part-time
- 1.9 Mẫu bảng chấm công trong lĩnh vực sản xuất
- 1.10 Mẫu bảng chấm công trong lĩnh vực xây dựng
- 1.11 Mẫu bảng chấm công đối với các trường hợp làm thêm giờ
- 1.12 Mẫu bảng chấm công chia theo tuần
- 1.13 Mẫu bảng chấm công chia theo tháng
- 1.14 Mẫu bảng chấm công chia theo ngày
- 1.15 Mẫu bảng chấm công chia theo giờ
- 1.16 Mẫu bảng chấm công hàng ngày giáo viên theo số giờ dạy
- 1.17 Mẫu bảng chấm công giáo viên theo giờ ra vào
- 1.18 Mẫu bảng chấm công theo dự án
- 1.19 Mẫu bảng chấm công tăng ca
- 1.20 Mẫu bảng chấm công tiếng anh
- 2 Giải pháp tự động hóa quy trình chấm công – tính lương “thời 4.0” với HappyTime
- 3 Kết bài
Các mẫu bảng chấm công mới nhất 2024
Dưới đây là 20+ mẫu bảng chấm công mới nhất cho năm 2024 do HappyTime tổng hợp, các bạn có thể tham khảo:
Mẫu bảng chấm công hằng ngày mới nhất
Sử dụng bảng chấm công hàng ngày trên Excel đã trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp hiện đại. Phương pháp này cho phép doanh nghiệp theo dõi chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc công việc của nhân viên, từ đó tính toán tổng số giờ làm việc của người lao động. Ngoài ra, bảng chấm công hàng ngày cũng là một công cụ hữu ích giúp các quản lý giám sát hiệu quả thời gian làm việc của nhân viên cấp dưới. Điều này cho phép họ đưa ra những điều chỉnh phù hợp để nâng cao hiệu suất làm việc.
Mẫu bảng chấm công theo quy định của Thông tư 200
Mẫu bảng chấm công này được thiết kế dựa trên các quy định được nêu trong Thông tư 200, bao gồm thông tin liên quan đến ngạch lương, bậc lương hoặc cấp bậc công chức, viên chức, cũng như chức vụ của người lao động. Mẫu bảng này được áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp hoạt động trong mọi lĩnh vực và thuộc bất kỳ thành phần kinh tế nào.
Bảng chấm công này theo dõi chi tiết số giờ làm việc của người lao động theo từng hạng mục như công làm việc theo thời gian, công theo sản phẩm, và công hưởng bảo hiểm xã hội. Việc này giúp đảm bảo doanh nghiệp duy trì tính chính xác và minh bạch trong việc tính toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, đồng thời tuân thủ đúng các quy định của pháp luật hiện hành.
Mẫu bảng chấm công theo quy định của Thông tư 133
Bảng chấm công theo Mẫu 01a-LĐTL quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC được thiết kế với mục đích theo dõi công việc của nhân viên theo từng cấp bậc. Mặc dù đơn giản, mẫu bảng này vẫn đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thời gian làm việc, nghỉ phép và làm thêm giờ của người lao động.
Khác với mẫu bảng theo Thông tư 200, mẫu này được áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, kể cả doanh nghiệp siêu nhỏ. Điều này giúp phù hợp hơn với quy mô và nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên.
Mẫu bảng chấm công theo quy định của Thông tư 177
Mẫu bảng chấm công theo quy định của Thông tư 177 có nhiều điểm tương đồng với các mẫu được nêu trong Thông tư 200 và 133. Tuy nhiên, phần tính toán công việc trong mẫu này được thiết kế một cách gọn gàng và dễ theo dõi hơn. Mẫu bảng này chia công việc của người lao động thành 3 loại chính: số công được hưởng lương trên cơ sở thời gian làm việc, số công nghỉ không lương, và số công được hưởng bảo hiểm xã hội.
Mẫu bảng chấm công theo quy định Thông tư 185
Mẫu bảng chấm công theo quy định của Thông tư 185 được biết đến là Mẫu số 01a-HD, ban hành kèm theo Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 07/11/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về chế độ kế toán trong lĩnh vực hành chính, sự nghiệp. Mục đích sử dụng của bảng chấm công này là để theo dõi thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ ốm và các thông tin liên quan khác của nhân viên trong suốt tháng làm việc.
Mẫu bảng chấm công hằng ngày được tạo bằng Excel
Khi thiết lập bảng chấm công, mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng mẫu riêng phù hợp với đặc thù lực lượng lao động và lĩnh vực kinh doanh của mình. Trong quá trình này, việc tuân thủ các tiêu chí và chuẩn mực nhất định là rất quan trọng để tránh những sai sót và vấn đề không phù hợp trong quá trình chấm công. Một file Excel chấm công cơ bản thường bao gồm các thông tin như mẫu sau:
Mẫu bảng chấm công hằng ngày được tạo bằng Word
Ngoài Excel, bảng chấm công cũng có thể được thiết kế trên phần mềm Word và áp dụng cho tất cả các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, bảng chấm công trên Word chỉ cho phép nhập dữ liệu thủ công hoặc in ra để điền thông tin bằng tay, không thể tính toán theo công thức tự động khi cần thiết. Mẫu bảng này phù hợp với các đơn vị có quy mô nhân sự nhỏ và yêu cầu tính toán giờ làm việc đơn giản.
Mẫu bảng chấm công dành cho nhân viên làm việc part-time
Việc chấm công cho nhân viên part-time là rất phổ biến, đặc biệt là ở những doanh nghiệp bán lẻ, kinh doanh theo chuỗi hoặc dành chấm công cho thực tập sinh. Mẫu bảng chấm công dưới đây sẽ phù hợp với người làm việc theo lịch cố định vào ca buổi sáng hoặc ca buổi chiều.
Điều kiện áp dụng mẫu chấm công này là giờ làm việc cố định mỗi ca (thường là 4 tiếng) và không bao gồm làm thêm giờ. Trường hợp làm thêm giờ, số giờ làm thêm phải bằng số giờ làm của một ca làm việc, tương đương với làm 2-3-4… ca/ngày.
Mẫu bảng chấm công trong lĩnh vực sản xuất
Trong các phân xưởng sản xuất, bảng chấm công được thiết kế trên phần mềm Excel nhằm theo dõi thời gian làm việc của công nhân. Mẫu bảng này được trình bày theo cách đơn giản, dễ sử dụng, bao gồm các thông tin như ca làm việc, giờ tăng ca, số công chính thức và số công làm thêm. Khi kết thúc tháng, quản lý và tổ trưởng có thể dễ dàng tổng hợp tổng số công làm việc để tính toán tiền lương và phúc lợi tương ứng cho người lao động.
Mẫu bảng chấm công trong lĩnh vực xây dựng
Tương tự các ngành nghề khác, doanh nghiệp xây dựng cần ghi nhận ngày công (thời gian làm việc) của người lao động để tính lương hàng tháng. Đặc thù của lĩnh vực này là có lượng lao động phổ thông rất lớn, lên tới hàng trăm hoặc hàng nghìn công nhân, thợ xây. Tiền lương của họ gắn liền với ngày công, do đó việc lập bảng chấm công là bắt buộc.
Các doanh nghiệp xây dựng thường tổ chức chấm công theo từng công trình để quản lý chi phí nhân công và hạch toán vào dự án cụ thể. Mức lương công nhân, thợ xây phụ thuộc vào đặc thù, loại hình và mức độ phức tạp của dự án. Công trình có thiết kế phức tạp đòi hỏi tay nghề cao sẽ trả lương cho thợ xây ở mức cao hơn.
Mẫu bảng chấm công đối với các trường hợp làm thêm giờ
Bảng chấm công giờ làm việc bổ sung có tầm quan trọng lớn trong việc xác định mức lương và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hoặc những công ty thường xuyên yêu cầu nhân viên làm thêm giờ, việc ghi chép và theo dõi thời gian làm việc ngoài giờ hành chính là cơ sở để tính toán thời gian nghỉ phép bù hoặc trả lương cho số giờ làm thêm đó.
Mẫu bảng chấm công chia theo tuần
Mặc dù không phổ biến như trước, bảng chấm công theo tuần vẫn có thể phù hợp trong một số trường hợp. Ví dụ, nếu doanh nghiệp cần báo cáo công việc theo chu kỳ hàng tuần hoặc tính toán tiền lương dựa trên số ngày làm việc trong tuần. Khi sử dụng loại bảng này, bộ phận nhân sự cần lưu ý đến ngày bắt đầu và kết thúc của tuần để đảm bảo tính chính xác về ngày công của nhân viên, tránh sai sót không đáng có.
Mẫu bảng chấm công chia theo tháng
Bảng chấm công loại này được thiết kế với mục đích theo dõi tình hình làm việc theo tháng của công nhân. Mẫu này cung cấp khả năng giám sát đồng thời ca làm việc cụ thể của từng nhân viên và tổng số lượng nhân sự trong mỗi tháng. Thông qua những dữ liệu này, người quản lý có thể phân bổ lại các ca làm một cách hiệu quả hơn, tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt nhân lực, qua đó đảm bảo năng suất lao động được duy trì ở mức tối ưu.
Mẫu bảng chấm công chia theo ngày
Bảng chấm công ngày là tài liệu ghi lại thời gian có mặt của mỗi nhân viên trong suốt tháng làm việc. Loại bảng này được sử dụng phổ biến cho những vị trí công việc yêu cầu nhân viên luôn tận tụy và sẵn sàng tại nơi làm việc trong những khung giờ nhất định. Những trường hợp điển hình là nhân viên bảo vệ, nhân viên bán hàng hoặc các công việc tương đương khác. Việc ghi chép cụ thể giờ giấc làm việc hàng ngày giúp quản lý hiệu quả hơn đội ngũ nhân viên thường trực, đảm bảo sự liên tục trong dịch vụ và hoạt động kinh doanh.
Mẫu bảng chấm công chia theo giờ
Bảng chấm công theo giờ là một công cụ quản lý thời gian làm việc hiệu quả và minh bạch, được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Loại bảng này ghi lại cụ thể giờ giấc ra vào làm việc của từng nhân viên, giúp đánh giá chính xác mức độ tuân thủ và chuyên cần của họ. Từ đó, ban lãnh đạo có thể đưa ra các biện pháp phù hợp nhằm nâng cao ý thức chấp hành nội quy trong công ty.
Bảng chấm công giờ trên Excel không chỉ thống kê thời gian làm việc mà còn cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng đi muộn, làm thêm giờ, ra ngoài trong giờ làm. Những dữ liệu này giúp bộ phận nhân sự tính toán mức lương, thưởng một cách chính xác và minh bạch, tránh những tranh cãi không đáng có.
Mẫu bảng chấm công hàng ngày giáo viên theo số giờ dạy
Trong lĩnh vực giáo dục, bảng chấm công theo giờ là một công cụ quản lý không thể thiếu. Thay vì ca làm việc cố định, nhiều trường học, cơ sở đào tạo tính công cho giáo viên dựa trên số giờ giảng dạy thực tế. Mẫu bảng này giúp ghi nhận chính xác thời gian lên lớp của từng giáo viên, làm cơ sở để tính lương và xác nhận hoàn thành nhiệm vụ giảng dạy.
Việc sử dụng bảng chấm công giờ đặc biệt phù hợp với các trung tâm ngoại ngữ, trường tư thục hay các doanh nghiệp giáo dục hoạt động trong và ngoài nước. Tại đây, giáo viên thường có lịch giảng linh hoạt, không theo ca cố định. Ghi chép cụ thể giờ dạy sẽ giúp quản lý minh bạch, tránh tranh chấp về công việc và đảm bảo quyền lợi cho giáo viên.
Mẫu bảng chấm công giáo viên theo giờ ra vào
Mẫu báo cáo chấm công tự động của HappyTime dành riêng cho lĩnh vực giáo dục này gồm nhiều trang tính. Khi giờ làm việc của giáo viên được cập nhật tại trang DATA, hệ thống sẽ tự động tổng hợp và biểu diễn tình hình làm việc theo thời gian dưới dạng biểu đồ trực quan tại trang DASHBOARD vào cuối tháng. Tính năng tự động hóa này giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao tính chính xác và mang lại sự minh bạch cho quá trình quản lý nhân sự giáo dục.
Mẫu bảng chấm công theo dự án
Đây là một mẫu bảng dành riêng cho một dự án cụ thể và chỉ theo dõi thời gian làm việc của một cá nhân. Khác với bảng chấm công dự án thông thường, loại bảng này không áp dụng cho nhân viên làm việc theo hình thức freelance hay remote. Thay vào đó, nó bổ sung các thông tin về ngày nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ lễ của nhân viên.
Kèm theo công thức tính lương, bảng chấm công này cho phép dự đoán số tiền lương cần thanh toán cho nhân viên trong từng tuần làm việc. Nhờ vậy, quản lý có thể lên kế hoạch quỹ lương và ngân sách phù hợp, đồng thời đảm bảo quyền lợi của nhân viên được đáp ứng đầy đủ và kịp thời.
Mẫu bảng chấm công tăng ca
Mẫu bảng này được thiết kế với mục đích đơn giản hóa quá trình ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Người sử dụng chỉ cần nhập vào giờ bắt đầu và kết thúc ca làm việc, bảng tính sẽ tự động tính toán tổng số giờ làm việc trong ngày dựa trên các công thức đã được xây dựng sẵn. Các công thức này được lập trình để xác định số giờ làm thêm so với số giờ làm cố định theo quy định.
Nhờ tính năng tự động hóa này, quá trình theo dõi giờ làm trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, giảm thiểu sai sót do nhập dữ liệu thủ công. Ngoài ra, bảng tính cũng có thể được tích hợp để tổng hợp số giờ làm việc theo tuần, tháng hoặc khoảng thời gian bất kỳ, giúp quản lý nhân sự dễ dàng nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định phù hợp.
Mẫu bảng chấm công tiếng anh
Các doanh nghiệp có nhân viên là người nước ngoài hoặc các công ty đa quốc gia hoạt động tại Việt Nam có thể sử dụng mẫu bảng bằng tiếng Anh để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. Việc sử dụng bảng chấm công bằng ngôn ngữ quốc tế sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và khoa học, đồng thời tạo thuận lợi cho nhân viên nước ngoài trong việc theo dõi và kiểm soát thời gian làm việc của mình. Bảng chấm công bằng tiếng Anh cũng giúp thống nhất quy trình trong toàn bộ hệ thống của công ty, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có hoạt động tại nhiều quốc gia khác nhau.
Giải pháp tự động hóa quy trình chấm công – tính lương “thời 4.0” với HappyTime
Hạn chế của Excel trong quản lý chấm công
Việc tính toán và quản lý chấm công nhân viên không đơn giản chỉ là đếm số giờ làm việc và nhân lên để tính lương. Các công việc liên quan đến quản lý chấm công đòi hỏi phải xử lý nhiều loại dữ liệu khác nhau như:
- Cần phải xác định xem trong tháng có những ngày nghỉ lễ, tết nào để đối chiếu và không tính vào số ngày công.
- Cần biết ngày nào nhân viên xin cắt phép (phép năm) và ngày nào là xin nghỉ không lương.
- Cần phải kiểm tra xem nhân viên còn đủ ngày phép để trừ không.
- Cần phải xác định những ngày nhân viên đi công tác thực sự và đã có sự xét duyệt của sếp.
- Phải tính toán xem nhân viên có đi muộn, về sớm trong thời gian quy định không và áp dụng các biện pháp kỷ luật hoặc tính lương phạt tương ứng.
Giải pháp giải quyết triệt để những hạn chế của Excel khi quản lý chấm công
Mặc dù Excel có thể được sử dụng để quản lý các thông tin, nhưng chúng sẽ nằm rải rác trên nhiều file riêng lẻ. Khi một chuyên viên C&B cần tổng hợp dữ liệu, họ phải tìm kiếm và nhập liệu từ hàng chục file khác nhau. Đây là một quá trình tốn rất nhiều thời gian và công sức, đồng thời dễ dẫn đến những sai sót không mong muốn.
Ngay cả khi các mẫu Excel được thiết kế một cách chi tiết, việc xử lý dữ liệu thủ công vẫn tiềm ẩn nguy cơ sai lệch và có thể bị can thiệp trái phép. Việc này đòi hỏi một hệ thống quản lý chấm công chuyên nghiệp, có thể là phần mềm chấm công hoặc một hệ thống tự động hóa có thể xử lý các dữ liệu phức tạp như vậy.
Nhận thức được những bất cập trong việc quản lý chấm công tại các doanh nghiệp, nền tảng HappyTime đã ra đời nhằm giải quyết những vấn đề then chốt đó.
>>> Tìm hiểu thêm: HappyTime cập nhật 6 tính năng mới – Cá nhân hoá cho bài toán “chấm công phức tạp” <<<
Tự động hóa quy trình chấm công với HappyTime
Thay vì sử dụng phương pháp chấm công và quản lý chấm công truyền thống, doanh nghiệp của bạn có thể thử nghiệm giải pháp chấm công hiện đại và toàn diện hơn. HappyTime là nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp chấm công chuyên nghiệp, với nhiều tính năng ưu việt như:
- Ứng dụng di động cho phép nhân viên chấm công trực tuyến bằng nhiều phương thức khác nhau: vân tay, vị trí GPS, nhận diện khuôn mặt, WiFi, v.v. Quá trình chấm công trở nên nhanh chóng và thuận tiện chỉ với chiếc điện thoại thông minh.
- Nền tảng quản lý dữ liệu chấm công trực tuyến trên web, giúp quản lý theo dõi và trích xuất dữ liệu chấm công thành bảng chấm công Excel bất kỳ lúc nào.
- Khả năng kết nối và đồng bộ hóa dữ liệu từ máy chấm công vật lý, tự động tạo bảng chấm công kèm tính lương và xuất ra file Excel.
- Chức năng thiết lập ca làm việc cho nhân viên, cho phép họ tự động đăng ký ca trực tuyến. Quản lý cũng sẽ nắm được lịch làm việc của toàn bộ nhân viên.
- Khi cần xin nghỉ, nhân viên có thể gửi đơn trực tiếp trên ứng dụng. Quản lý sẽ nhận được thông tin và phê duyệt nhanh chóng mà không cần trao đổi qua thư hoặc email. Hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin vào bảng công của nhân viên theo chính sách lương của công ty.
Kết bài
Với 20+ mẫu bảng chấm công Excel mới nhất 2024, bạn có thể dễ dàng tổ chức và tính toán giờ làm việc chính xác cho nhân viên của mình. Tải ngay để tận dụng các tính năng phù hợp với từng nhu cầu quản lý và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
