Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã bắt đầu trang bị hệ thống quản lý nhân sự nhằm tiết kiệm tối đa chi phí và nguồn lực để đầu tư vào các quy trình tạo ra doanh thu tốt hơn. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu đến bạn đọc một số tính năng chính trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp!
Mục lục
Tại sao doanh nghiệp cần trang bị hệ thống quản lý nhân sự?
Tham khảo thêm:
>> Phần mềm nhân sự online miễn phí tốt nhất cho doanh nghiệp
>> Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến
>> 5 ưu thế vượt trội của phần mềm tính lương trên điện thoại
Mỗi doanh nghiệp với quy mô khác nhau thì sẽ cần xây dựng quy trình quản lý nhân viên khác nhau. Cho dù là cách thức nào thì cũng cần phải có các khâu cụ thể, rõ ràng và được chuẩn hóa một cách cẩn thận nhất. Bởi lẽ, nhân sự là tài sản giúp doanh nghiệp phát triển bền vững hơn nữa trước đối thủ cạnh tranh.
Một hệ thống quản lý nhân sự đầy đủ sẽ bao gồm thông tin nhân sự, hoạt động nhân sự cũng như chiến lược nhân sự. Sở hữu một hệ thống quản lý giúp tiết kiệm tối đa chi phí, nguồn lực cũng như linh hoạt đưa ra cách thức giải quyết vấn đề phát sinh đến người lao động.
Bên cạnh đó, thay vì phải xử lý giấy tờ tài liệu cồng kềnh, thì hệ thống quản lý dữ liệu sẽ số hóa và được đồng bộ nhanh chóng bằng cách ứng dụng công nghệ nhằm tối ưu quy trình. Nhà quản lý sẽ không cần lo lắng về việc mất mát dữ liệu hay tìm kiếm và khai thác thông tin gây mất nhiều thời gian như trước đây.
Một số chức năng chính của hệ thống quản lý nhân sự
Quản lý hồ sơ nhân sự
Quá trình nhập liệu, lưu trữ hồ sơ trên giấy tờ đang bộc lộ nhiều nhược điểm gây khó khăn cho nhà quản lý hoặc chuyên viên nhân sự. Có thể thấy, với doanh nghiệp có quy mô lên đến hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên thì để lưu trữ và tìm kiếm thông tin không phải điều dễ dàng.
Do đó, sở hữu một hệ thống quản lý nhân sự giúp tối ưu hiệu quả trong tìm kiếm, khai thác và tận dụng thông tin. Nhà quản lý hay chuyên viên nhân sự sẽ không cần phải lo lắng về vấn đề tốn diện tích, cơ sở vật chất để lưu giữ hàng đống giấy tờ hồ sơ. Thay vào đó, tất cả thông tin về hồ sơ nhân viên đều được số hóa và lưu trữ trực tuyến. Chỉ với một chạm, bạn đã có thể tìm kiếm được thông tin mình cần.
Quản lý thời gian làm việc
Nắm bắt được thời gian làm việc của từng nhân viên khiến cho nhiều nhà quản lý cảm thấy bị áp lực vì chưa tìm được giải pháp tối ưu. Ví dụ, để quản lý thời gian làm việc, nhà quản lý cần biết số thời gian nghỉ phép còn lại, ngày nghỉ không lương hoặc nghỉ do kế hoạch công ty,…
Khi có việc đột xuất phát sinh, người quản lý có thể thay đổi bảng sắp xếp ca làm việc nhanh chóng mà không phải tốn nhiều thời gian. Nếu không sử dụng phần mềm, nhân viên cần báo trước thời gian làm việc của họ vào tuần tiếp theo hoặc lặp lịch sắp xếp cho các tuần khác nhau. Tuy nhiên nếu ứng dụng phần mềm, nhân viên sẽ đăng ký ca làm và các cấp quản lý có thể phê duyệt lịch đăng ký ca làm này sau đó.
Số hóa đơn từ
Thay vì phải viết tay và đưa đơn xin nghỉ phép đến nhiều cấp quản lý phê duyệt, với hệ thống quản lý nhân sự, nhân viên có thể dễ dàng khởi tạo đơn từ online. Sau đó, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến các cấp phê duyệt. Nhà quản lý có thể tiến hành phê duyệt đơn và quản lý số lượng theo tuần, tháng và năm của các nhân viên trong đội nhóm của mình.
Có thể nói, chuyển đổi số quy trình quản lý đơn từ truyền thống giúp tiết kiệm được phần lớn thời gian cho cả nhà quản lý và nhân viên. Bên cạnh đó, vấn đề tồn đọng như mất đơn, thất lạc đơn từ,… sẽ không còn xuất hiện trong quy trình vận hành của công ty.
Hệ thống quản lý nhân sự miễn phí cho doanh nghiệp
Tìm hiểu thêm:
>> Phần mềm hỗ trợ quy trình chấm công chuẩn xác 100%
>> 4 lợi ích của phần mềm check in dành cho mọi doanh nghiệp
>> Nâng cao hiệu quả chấm công tính lương trong doanh nghiệp
Tìm kiếm được một hệ thống quản lý nhân sự phù hợp với mô hình doanh nghiệp là mong muốn của hầu hết nhà quản lý, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bởi lẽ, đây là một bộ phận doanh nghiệp không có quá nhiều chi phí để đầu tư cho các hệ thống chưa tạo ra doanh thu trực tiếp.
Thấu hiểu điều đó, phần mềm quản lý chấm công miễn phí Happy Time được trang bị đầy đủ tính năng cần có của một hệ thống nhân sự chuẩn chỉnh. Đơn cử như quản lý thời gian chấm công, quản lý đơn từ trực tuyến, số hóa thông tin hồ sơ nhân sự và tích hợp được hầu hết các thiết bị chấm công vật lý trên thị trường.
Đặc biệt, với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, bạn có thể trang bị cũng như sử dụng phần mềm check-in Happy Time mà không cần bỏ ra bất kỳ một khoản chi phí nào. Đối với công ty vẫn đang chấm công bằng máy chấm công vật lý cũng hoàn toàn có đồng bộ dữ liệu để có thể quản lý trực tiếp bằng phần mềm Happy Time.
Kết luận
Hy vọng bài chia sẻ trên đây đã giúp nhà quản lý hiểu hơn về các tính năng trong một hệ thống quản lý nhân sự và tìm được phương án phù hợp với quy trình doanh nghiệp hiện tại.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
