Chấm công bằng vân tay là hình thức chấm công phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Không chỉ thao tác đơn giản là sử dụng vân tay chấm công mà hình thức này còn mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Chình vì vậy, hãy cùng Happy Time tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi chấm công vân tay có cần thiết hay không, để hiểu hơn về tầm quan trọng của hình thức này nhé!
Tìm hiểu về máy chấm công bằng vân tay
Máy chấm công vân tay là gì?
Máy chấm công bằng vân tay hay “Finger time attendance system” là tên gọi chung cho một loại hệ thống máy chấm công dựa trên xác thực sinh trắc học vân tay.
Một hệ thống máy tiêu chuẩn bao gồm các loại cảm biến hiện đại, kết hợp cùng nhiều công nghệ tiên tiến, nhằm mục đích thu thập, lưu giữ và đối chiếu các mẫu vân tay của đối tượng sử dụng.
>> Xem thêm: Phần mềm máy chấm công từ A – Z, những điều bạn cần biết
Có những loại máy chấm công bằng vân tay nào?
Việc phân loại máy chấm công phụ thuộc vào công nghệ cảm biến vân tay mà máy sử dụng. Về cơ bản, có 4 loại cảm biến vân tay hiện đại bao gồm: cảm biến vân tay quang học, cảm biến vân tay điện dung, cảm biến vân tay siêu âm, cảm biến vân tay nhiệt.
Tuy nhiên, vì độ tin cậy và chi phí triển khai, các doanh nghiệp chủ yếu ứng dụng máy chấm công sử dụng 2 loại cảm biến quang học và điện dung.
Mặc dù có sự khác biệt về công nghệ, thuật toán, độ chính xác cũng như tốc độ xử lý, nhưng máy chấm công bằng vân tay cảm biến điện rung và cảm biến quang học không có bất kỳ sự chênh lệch đáng kể nào.
Phương thức hoạt động
Phương thức hoạt động của máy chấm công vân tay tương đối dễ hiểu. Đầu tiên, tất cả nhân viên trong một doanh nghiệp sẽ cần được lấy mẫu dấu vân tay, cấp một mã ID, sau đó lưu vào cơ sở dữ liệu.
Khi tiến hành chấm công, nhân viên chỉ cần đặt ngón tay (phải là ngón đã được lấy mẫu trước đó) lên bề mặt cảm biến vân tay của máy chấm công. Dữ liệu sẽ ngay lập tức được ghi lại, sau đó so sánh, đối chiếu với các dấu vân tay được lưu trong cơ sở dữ liệu.
Nếu có sự trùng khớp, máy sẽ phát tín hiệu thông báo chấm công thành công. Các dữ liệu EXIF (extra information) như ngày, giờ, ca làm việc, tên người được chấm công,… được tự động cập nhật lên hệ thống.
Phần mềm này có chức năng tự động cập nhật dữ liệu, lập và xuất bảng biểu, tạo sự nhanh chóng, tiện lợi cho quá trình tổng hợp các báo cáo, bảng chấm công vân tay.
Máy chấm công bằng vân tay có ưu, nhược điểm gì?
Ưu điểm của máy chấm công bằng vân tay
- Quá trình chấm công diễn ra nhanh chóng, không gây hao phí thời gian lao động.
- Độ chính xác rất cao nhờ ứng dụng các thuật toán, công nghệ cảm biến hiện đại.
- Gần như không thể phát sinh gian lận trong quá trình chấm công.
- Chi phí triển khai rẻ, dễ dàng được ứng dụng cho cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
>> Xem ngay: Cách chấm công nhân viên được 9/10 doanh nghiệp sử dụng
Nhược điểm của máy chấm công bằng vân tay
- Độ chính xác của cảm biến vân tay quang học, điện rung bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như độ ẩm ngón tay, bụi bề mặt.
- Do sử dụng thiết bị điện tử kết hợp phần mềm, khi phát sinh sự cố, thời gian khắc phục có thể lâu hơn so với các phương pháp chấm công truyền thống.
- Quá trình lấy mẫu vân tay tiêu tốn nhiều thời gian với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn.
- Cần đào tạo cán bộ quản lý hệ thống.
3 lỗi thường gặp khi sử dụng máy chấm công bằng vân tay
Sau một thời gian sử dụng, người dùng máy chấm công bằng vân tay có thể gặp phải một số lỗi. Nguyên nhân có thể đến từ cả hai phía – người dùng và hệ thống. Dưới đây là tổng hợp một số sự cố phổ biến khi sử dụng máy chấm công bằng vân tay và cách khắc phục chúng.
Lỗi không thể nhận dạng được vân tay
Nguyên nhân: Ngón tay người dùng bị ẩm do chất lỏng; góc độ đặt ngón tay quá lệch so với khi đăng ký; đặt sai ngón tay; bụi bám trên bề mặt cảm biến; cảm biến bị trục trặc
Cách khắc phục:
- Lau sạch ngón tay và bề mặt cảm biến
- Đặt ngón tay thẳng, tiếp xúc đều vào giữa bề mặt cảm biến.
- Báo cho cán bộ quản lý
>> Tham khảo thêm: Máy quét vân tay chấm công và 101 điều nhà quản lý cần biết
Máy báo bộ nhớ đầy
Nguyên nhân: Sau một khoảng thời gian dài làm việc, do khởi tạo và lưu quá nhiều dữ liệu chấm công, bộ nhớ máy sẽ không còn đủ dung lượng trống để khởi tạo thêm dữ liệu.
Cách khắc phục:
Báo cáo cho cán bộ quản lý để thực hiện việc sao lưu liệu trong máy (ra ổ cứng ngoài hoặc lưu trữ đám mây). Sau đó, dữ liệu trong máy có thể được xoá toàn bộ để tiến hành lưu dữ liệu mới.
Máy chấm công không tự động cập nhật dữ liệu, mất dữ liệu chấm công
Nguyên nhân: Lỗi kết nối giữa máy chấm công và phần mềm trên máy tính; máy chấm công gặp vấn đề kĩ thuật khiến không có dữ liệu được ghi nhận.
Cách khắc phục:
Nhanh chóng kiểm tra lại các giao thức kết nối giữa máy chấm công và máy tính như WiFi, dây mạng,…; Kiểm tra địa chỉ IP trên máy tính và máy chấm công, đảm bảo IP giống nhau giữa 2 thiết bị.
Triển khai phương án chấm công dự phòng (máy dự phòng) để đảm bảo quá trình chấm công cho người lao động.
Báo cho cán bộ quản lý, liên hệ với các bên chịu trách nhiệm bảo hành sản phẩm.
Kinh nghiệm mua máy chấm công bằng vân tay
Hiện nay trên thị trường có vô số những model máy chấm công sử dụng công nghệ vân tay, với rất nhiều mức giá khác nhau. Vì vậy, việc lựa chọn một dòng máy phù hợp chưa bao giờ là chuyện dễ dàng.
Mức giá mong muốn
Tại Việt Nam, hiện phổ biến thiết bị đến từ các hãng như Ronald, ZKteco, Wise Eye,… mỗi hãng đều có các sản phẩm phủ đều các phân khúc giá. Công việc của doanh nghiệp lúc này đơn giản là lọc các sản phẩm nằm trong điều kiện kinh phí cho phép.
Chọn dung lượng máy
Với doanh nghiệp có quy mô lớn, máy chấm công bằng vân tay với khả năng lưu trữ 1 hay 2 nghìn vân tay có thể sẽ không đủ. Chính vì vậy, hãy lựa chọn thiết bị có dung lượng phù hợp với quy mô doanh nghiệp để tránh các hạn chế không đáng có.
>> Xem thêm: Nắm bắt thông tin mới nhất về xu hướng quản trị nhân sự thời đại số
Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, các thiết bị dung lượng dưới 1000 vân tay sẽ là lựa chọn đáp ứng cả yếu tố nhu cầu sử dụng và kinh tế.
Nhà cung cấp
Doanh nghiệp nên chọn lựa các nhà cung cấp uy tín, đã hoạt động lâu năm và có chỗ đứng trên thị trường để mua được thiết bị chính hãng. Ngoài ra, quý vị cũng cần chú ý đến chế độ chăm sóc khách hàng sau mua để đảm bảo được quyền lợi ở mức tối đa.
Các công nghệ được trang bị
Qua quá trình cải tiến không ngừng, nhiều thiết bị chấm công vân tay hiện nay đã được nhà sản xuất tích hợp thêm các công nghệ như kết nối không dây WiFi, đồng bộ đám mây, tích hợp nhận diện khuôn mặt, thẻ từ,…
Các công nghệ này sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình triển khai công nghệ, đa dạng hoá lựa chọn phương thức chấm công bên cạnh chấm công bằng vân tay.
Kết luận
Chấm công bằng vân tay thực sự cần thiết với doanh nghiệp nhằm nâng cao hoạt động quản lý nhân sự. Tuy nhiên, khi đi vào hoạt động, hình thức chấm công này vẫn tồn tại nhiều hạn chế cần khắc phục.
Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn một số hình thức chấm công thông minh khác như phần mềm quản lý chấm công online.
