Cải thiện truyền thông nội bộ với 6 mô hình nổi tiếng

Cải thiện truyền thông nội bộ là yếu tố then chốt nâng cao hiệu suất và đoàn kết trong doanh nghiệp. Dưới đây, HappyTime sẽ chia sẻ về các mô hình truyền thông nổi tiếng và cách kết hợp ưu điểm của chúng để xây dựng một hệ thống truyền thông nội bộ vượt trội, tối đa hóa hiệu quả giao tiếp và sự đồng thuận trong tổ chức.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là quá trình trao đổi thông điệp bao gồm thông tin, ý tưởng và cảm xúc giữa các thành viên trong cùng một tổ chức. Mục đích chính là tạo ra sự hiểu biết lẫn nhau, thắt chặt tình đoàn kết và đạt được sự đồng thuận. Truyền thông nội bộ nhằm đảm bảo tất cả mọi người trong tổ chức đều được cập nhật thông tin một cách kịp thời và chính xác. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả công việc, củng cố tinh thần đoàn kết và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển chung của toàn tổ chức.

Tham thảo thêm: Nhân viên truyền thông nội bộ và những kỹ năng cần có

Cải thiện truyền thông nội bộ thông qua các mô hình nổi tiếng

Các mô hình truyền thông khác nhau đều có những yếu tố cơ bản để đảm bảo quá trình truyền đạt thông tin hiệu quả. Từ những mô hình đơn giản đến những mô hình phức tạp hơn, tất cả đều tập trung vào các yếu tố quan trọng như người gửi, người nhận, thông điệp, kênh truyền thông và phản hồi. Dưới đây là một số mô hình phổ biến, giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thông tin được truyền tải và ảnh hưởng của nó trong quá trình truyền thông nội bộ.

Mô hình Shannon-Weaver

Được phát triển bởi Claude Shannon và Warren Weaver vào năm 1948, mô hình Shannon-Weaver mô tả quá trình truyền thông như một dòng dữ liệu đi từ nguồn (người gửi) đến đích (người nhận) thông qua một kênh truyền thông. 

Tuy đơn giản và dễ hiểu, mô hình này đã trở thành nền tảng cho nhiều mô hình truyền thông khác. Tuy nhiên, nó cũng có những hạn chế nhất định khi chỉ xem xét truyền thông một chiều, không tính đến tính tương tác và các yếu tố môi trường, văn hóa, ngữ cảnh xung quanh. Trong môi trường truyền thông nội bộ phức tạp, việc thiếu tính tương tác và phản hồi có thể dẫn đến sự hiểu lầm, khiến mô hình này không đủ toàn diện để áp dụng hiệu quả.

Mô hình truyền thông hiệu quả của Schramm

Được phát triển bởi Wilbur Schramm vào năm 1954, mô hình truyền thông hiệu quả của Schramm tập trung vào quá trình phản hồi và hiểu biết lẫn nhau giữa người gửi và người nhận. Điều này giúp nhấn mạnh tầm quan trọng của tính tương tác và đạt được sự hiểu biết lẫn nhau trong quá trình truyền thông. 

Mặc dù không đề cập đến các yếu tố môi trường, văn hóa và ngữ cảnh, mô hình này vẫn có ý nghĩa đáng kể trong truyền thông nội bộ bởi nó nhấn mạnh tầm quan trọng của tương tác và phản hồi, giúp các nhân viên và lãnh đạo hiểu rõ hơn về cách đạt được hiểu biết lẫn nhau trong quá trình giao tiếp.

Mô hình truyền thông của Berlo (SMCR)

Được David Berlo phát triển vào năm 1960, Mô Hình Truyền Thông SMCR xem xét bốn yếu tố then chốt trong quá trình truyền thông: Nguồn (Source), Thông điệp (Message), Kênh (Channel) và Người nhận (Receiver). Bằng cách cung cấp một khung nhìn rõ ràng về các yếu tố này, mô hình giúp phân tích và cải thiện chúng để nâng cao hiệu quả truyền thông. 

Trong bối cảnh truyền thông nội bộ, mô hình SMCR là một công cụ hữu ích. Nó giúp phân tích và cải thiện các yếu tố quan trọng như nguồn, thông điệp, kênh và người nhận. Nhờ đó, nhân viên và lãnh đạo có thể tập trung vào việc nâng cao hiệu quả truyền thông.

Mô hình Lasswell

Phát triển bởi Harold Lasswell vào năm 1948, Mô hình Lasswell mô tả quá trình truyền thông thông qua 5 yếu tố: Ai? Nói gì? Qua kênh nào? Với ai? Với hiệu quả nào? Mặc dù đơn giản và dễ hiểu, mô hình này có thể đơn giản hóa quá trình truyền thông phức tạp và không xem xét đầy đủ các yếu tố môi trường, văn hóa và ngữ cảnh.

Tuy nhiên, trong bối cảnh truyền thông nội bộ, mô hình Lasswell vẫn có thể cung cấp một khung nhìn tổng quan đơn giản về quá trình truyền thông, mặc dù có thể không đủ toàn diện cho môi trường phức tạp.

Mô hình Kübler-Ross

Mô hình Kübler-Ross do Elisabeth Kübler-Ross phát triển vào năm 1969 mô tả 5 giai đoạn cảm xúc mà con người trải qua khi đối mặt với sự mất mát hoặc thay đổi lớn: phủ nhận, giận dữ, đàm phán, trầm cảm và chấp nhận. 

Mặc dù không phải là một mô hình truyền thông trực tiếp, mô hình này giúp hiểu rõ hơn về quá trình cảm xúc của người khác. Điều này rất hữu ích khi họ đối mặt với thay đổi lớn trong doanh nghiệp. Từ đó, mô hình có thể được áp dụng trong truyền thông. Nhờ vậy, ta có thể hiểu và đối phó với phản ứng của họ một cách phù hợp.

Cải thiện truyền thông nội bộ với mô hình 5T

Mô hình 5T là một cách tiếp cận quản lý và truyền thông nội bộ trong tổ chức. Nó bao gồm năm bước: tiếp nhận, tạo dựng, thể hiện, thiết kế và truyền tải. Ưu điểm lớn của mô hình này là tăng cường sự hiểu biết và cam kết của nhân viên đối với mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Đồng thời, nó cũng tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ sự phát triển cá nhân của nhân viên. Tuy nhiên, việc triển khai và duy trì mô hình 5T đòi hỏi sự đầu tư lớn về thời gian và nguồn lực. Ngoài ra, sự cam kết mạnh mẽ từ phía lãnh đạo và các bộ phận chức năng là điều kiện cần thiết để mô hình này hoạt động hiệu quả.

Trong bối cảnh truyền thông nội bộ, mô hình 5T giúp tạo ra một kênh truyền thông liên tục và có cấu trúc, tăng cường sự hiểu biết, cam kết và tương tác trong tổ chức, góp phần vào hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên. Và với việc cung cấp một khung xét toàn diện các yếu tố quan trọng trong quá trình truyền thông từ việc phân tích đến tối ưu từng yếu tố. Mô hình 5T giúp triển khai chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả truyền đạt thông điệp chiến lược trong môi trường doanh nghiệp.

Mô hình nào là tốt nhất để cải thiện truyền thông nội bộ doanh nghiệp?

Các yếu tố quan trọng để cải thiện truyền thông nội bộ:

Các mô hình truyền thông nhấn mạnh tới một số yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, bao gồm:

• Đảm bảo tính rõ ràng và chính xác của thông tin: Thông tin cần được truyền đạt một cách minh bạch, đầy đủ và chính xác để tránh hiểu nhầm và sai lệch.
• Sử dụng đa dạng các kênh truyền thông: Áp dụng nhiều kênh truyền thông khác nhau như email, họp trực tiếp, ứng dụng nội bộ,… để đảm bảo thông tin tiếp cận tới mọi đối tượng trong doanh nghiệp.
• Khuyến khích tương tác và phản hồi: Tạo môi trường cởi mở để mọi người thoải mái tương tác, đóng góp ý kiến và phản hồi giúp giao tiếp hai chiều hiệu quả hơn.
• Xây dựng mối quan hệ tin cậy: Phát triển sự tin tưởng và môi trường làm việc tích cực để mọi người cảm thấy thoải mái chia sẻ thông tin và ý tưởng.
• Ứng dụng công nghệ hiện đại: Tích hợp các công nghệ truyền thông mới nhằm nâng cao năng lực truyền tải, lưu trữ và phân phối thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Mô hình tốt nhất để cải thiện truyền thông nội bộ doanh nghiệp

Về vấn đề mô hình truyền thông tốt nhất, mặc dù các mô hình đều có những điểm tương đồng nhất định, nhưng không có mô hình nào hoàn hảo để mô tả trọn vẹn tất cả khía cạnh của quá trình truyền thông. Do đó, thay vì áp dụng một mô hình cụ thể, điều quan trọng là doanh nghiệp cần kết hợp các khía cạnh cốt lõi từ nhiều mô hình khác nhau và phát triển một phương pháp triển khai truyền thông nội bộ riêng riêng phù hợp với bối cảnh và nhu cầu của mình. Việc tự xây dựng phương pháp truyền thông nội bộ dựa trên kiến thức bổ ích từ các mô hình hiện có sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả giao tiếp cao nhất.

Công cụ HappyTime hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả

Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng và duy trì một hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả, công cụ HappyTime là một giải pháp hữu ích. HappyTime giúp quản lý truyền thông nội bộ trên một kênh duy nhất, thúc đẩy tính tương tác và phản hồi từ nhân viên và theo dõi hiệu quả truyền thông một cách dễ dàng. Công cụ này không chỉ giúp doanh nghiệp tích hợp các yếu tố quan trọng từ nhiều mô hình truyền thông mà còn đảm bảo sự linh hoạt và thích ứng với các thay đổi trong tổ chức. Sử dụng HappyTime, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống truyền thông nội bộ mạnh mẽ, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc và sự gắn kết của nhân viên.

Kết luận

Truyền thông nội bộ hiệu quả là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu suất và đoàn kết nội bộ của doanh nghiệp. Bài viết đã cung cấp khái quát thông tin của nhiều mô hình truyền thông nổi tiếng như Shannon-Weaver, Đa Kênh, Schramm, SMCR, Lasswell, Kübler-Ross và 5T.

Mỗi mô hình truyền thông đều có những ưu và nhược điểm riêng, không mô hình nào có thể bao quát trọn vẹn toàn bộ quá trình. Do đó, HappyTime khuyến nghị doanh nghiệp nên kết hợp các khía cạnh quan trọng từ nhiều mô hình khác nhau.Từ đó, lựa chọn được mô hình/phương pháp triển khai truyền thông nội bộ hiệu quả và phù hợp chứ với nhu cầu và văn hoá doanh nghiệp mình.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.