Cách viết mail xin nghỉ phép chuyên nghiệp và lịch sự

Viết mail xin nghỉ phép là một kỹ năng quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại. Dù lý do nghỉ phép là gì đi nữa, việc gửi một email xin nghỉ phép chuyên nghiệp và lịch sự là cách thức được khuyến khích để đảm bảo sự tôn trọng trong công việc. Một email xin nghỉ phép chuẩn chỉnh không chỉ giúp bạn được chấp thuận một cách dễ dàng mà còn tạo ấn tượng tốt với cấp trên và đồng nghiệp về phong cách làm việc của mình. Trong bài viết này, HappyTime sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách viết mail xin nghỉ phép lịch sự và chuyên nghiệp.

Cách viết mail xin nghỉ phép chuẩn chuyên nghiệp

Khi cần xin nghỉ phép, việc gửi một email xin nghỉ phép chuyên nghiệp và lịch sự là điều cần thiết. Đây là cách thức được khuyến khích để đảm bảo sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong môi trường làm việc. Cách viết mail xin nghỉ phép chuẩn nên bao gồm các phần sau:

Tiêu đề email cần đơn giản và rõ ràng

Tiêu đề đóng vai trò thiết yếu trong email xin nghỉ phép. Một tiêu đề ngắn gọn, trực tiếp sẽ giúp phòng nhân sự hoặc cấp quản lý nhận diện và xử lý yêu cầu của bạn một cách kịp thời. Thay vì dài dòng, lan man, tiêu đề cần thể hiện mạch lạc mục đích và thông tin chính. Điều này giúp đơn xin nghỉ phép được quan tâm và giải quyết hiệu quả.

Tham khảo cách đặt tiêu đề email ngay dưới đây, nếu bạn đang không biết viết như thế nào:

Cấu trúc: [ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP]_[HỌ TÊN]_[MÃ NHÂN VIÊN]_[CHỨC VỤ, PHÒNG BAN]

Ví dụ: ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP_NGUYỄN VĂN A_12345_NHÂN VIÊN KINH DOANH, PHÒNG KINH DOANH

Bắt đầu email bằng phần mở đầu lịch sự

Để thể hiện sự tôn trọng và lịch sự khi gửi email xin nghỉ phép đến cấp trên hoặc phòng ban nhân sự, bạn nên mở đầu bằng cách ghi rõ tên và chức vụ của người nhận.

Ví dụ như: “Kính gửi Anh/Chị [Họ tên] – [Chức vụ]” hoặc “Dear Mr./Ms. [Họ tên]”. 

Tiếp theo, hãy giới thiệu ngắn gọn về bản thân với những thông tin như tên, vị trí công tác và bộ phận để người đọc nắm rõ nguồn gốc của yêu cầu.

Việc lựa chọn ngôn ngữ gọn gàng, lịch sự và nhã nhặn sẽ thể hiện thái độ tôn trọng và cẩn trọng của bạn trong công việc. Điều này tạo được ấn tượng tốt với cấp trên/phòng nhân sự và góp phần thúc đẩy quá trình xử lý đơn xin nghỉ phép được nhanh chóng, thuận lợi.

Nội dung email nên súc tích và đầy đủ

Đây là phần quan trọng nhất khi viết email xin nghỉ phép. Trong phần này, bạn cần cung cấp thông tin ngắn gọn nhưng đầy đủ về:

Thời gian xin nghỉ phép: Ghi rõ ngày bắt đầu nghỉ và ngày trở lại làm việc, cũng như tổng số ngày nghỉ. Ví dụ: “Tôi xin phép nghỉ từ ngày 15/6/2024 đến hết ngày 20/6/2024, tổng cộng 6 ngày nghỉ.”

Lý do xin nghỉ: Đây là phần quan trọng quyết định việc bạn có được nghỉ hay không. Hãy nêu lý do rõ ràng, cụ thể và hợp lý. Ví dụ: “Lý do tôi xin nghỉ là để tham dự đám cưới của em trai tại quê nhà.”

Công việc đang làm và bàn giao: Liệt kê các công việc bạn đang chịu trách nhiệm và cập nhật tiến độ của từng việc. Một tip nên chú ý là cần cố gắng hoàn thành nhiệm vụ trước khi nghỉ. Nếu không thể, bạn cần nêu giải pháp để không ảnh hưởng đến tiến độ chung. Ví dụ: “Hiện tôi đang phụ trách dự án X với vai trò Y. Tôi sẽ hoàn tất phần Z trước khi nghỉ và bàn giao công việc còn lại cho đồng nghiệp A để tiếp tục thực hiện.”

Kết thúc bằng lời đề nghị và cảm ơn cuối email xin phép

Trước khi kết thúc email xin nghỉ phép, bạn nên viết một câu thể hiện mong muốn được chấp thuận việc nghỉ phép và gửi lời cảm ơn chân thành đến cấp trên vì đã tạo điều kiện cho bạn được “tạm rời xa công việc”.

Ví dụ: “Một lần nữa, tôi rất mong nhận được sự chấp thuận của anh/chị để được nghỉ phép trong thời gian nêu trên. Tôi xin chân thành cảm ơn anh/chị đã tạo điều kiện cho tôi có thời gian nghỉ ngơi và giải quyết việc riêng.”

Việc thể hiện mong muốn được chấp thuận một cách lịch sự và gửi lời cảm ơn chân thành không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với cấp trên mà còn giúp tăng khả năng được đồng ý cho nghỉ phép. Đây là một cách gây ấn tượng tốt và thể hiện thái độ nghiêm túc của bạn đối với công việc.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm một câu về việc bạn sẽ nỗ lực hoàn thành công việc tốt nhất sau khi trở lại, để thể hiện cam kết và trách nhiệm của mình với công ty.

Cuối thư cần có chữ ký với đầy đủ thông tin

Đây là phần không thể thiếu khi gửi bất kỳ email nào, đặc biệt khi bạn làm việc tại một tổ chức hay công ty lớn. Hầu hết các công ty đều yêu cầu nhân viên sử dụng chữ ký email theo một định dạng chuẩn. Chữ ký email được xem như một phần giới thiệu về bạn và công ty khi trao đổi với khách hàng, đối tác hay đồng nghiệp. Nó giúp thể hiện tính chuyên nghiệp và nhận diện nguồn gốc của email một cách nhanh chóng.

Ví dụ, chữ ký email của bạn có thể bao gồm:

– Họ tên

– Chức vụ/Vị trí công tác

– Tên công ty

– Số điện thoại liên hệ

– Email

– Website công ty (nếu có)

Vì vậy, bạn nên luôn đính kèm chữ ký email khi gửi bất kỳ email nào, kể cả email nội bộ. Điều này giúp duy trì tính chuyên nghiệp và nhất quán trong giao tiếp của công ty.

Đính kèm các tài liệu và cung cấp giấy tờ cần thiết nếu có

Trong trường hợp nghỉ phép vì lý do sức khỏe hoặc chăm sóc người thân đang bệnh tật, bạn nên cung cấp giấy tờ y tế liên quan như phiếu khám bệnh, đơn thuốc hay các loại giấy chứng nhận khác. Việc này sẽ minh chứng cho lý do nghỉ phép của bạn là hợp lệ và trung thực. Từ đó, giúp tăng thêm niềm tin và sự tín nhiệm của cấp trên, lãnh đạo đối với bạn.

Tham khảo thêm: Bật mí cách xin nghỉ phép khéo léo, thuyết phục sếp hiệu quả

Mẫu email xin nghỉ phép

Tùy vào từng hoàn cảnh và lý do, chúng ta cần biết cách viết mail xin nghỉ phép sao cho hợp lý và chuyên nghiệp. Dưới đây là các mẫu email xin nghỉ phép phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau:

Mẫu mail xin nghỉ phép tạm thời trong một khoảng thời gian ngắn

Kính gửi [Tên sếp/Quản lý],

Tôi là [Tên của bạn], thuộc phòng [Tên phòng ban]. Tôi viết email này để xin nghỉ phép từ ngày [ngày bắt đầu nghỉ] đến ngày [ngày kết thúc nghỉ] do [lý do nghỉ phép ngắn ngày, ví dụ: việc gia đình, đi du lịch, vv.].

Tôi đã hoàn thành các công việc đang làm và bàn giao lại cho [Tên đồng nghiệp hoặc người thay thế] để đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Tôi sẽ luôn sẵn sàng nếu có bất kỳ công việc gì cần giải quyết qua điện thoại hoặc email trong thời gian tôi nghỉ phép.

Rất mong được sự chấp thuận của [Tên sếp/Quản lý].

Trân trọng, [Tên của bạn]

Mẫu email xin nghỉ việc trong thời gian dài (ốm bệnh, giải quyết việc nhà, cưới hỏi)

Kính gửi [Tên sếp/Quản lý],

Tôi là [Tên của bạn], thuộc phòng [Tên phòng ban]. Tôi viết email này để xin nghỉ phép dài ngày từ ngày [ngày bắt đầu nghỉ] đến ngày [ngày kết thúc nghỉ] do [lý do nghỉ phép dài ngày, ví dụ: ốm bệnh, giải quyết việc nhà, cưới hỏi, vv.].

Trong thời gian nghỉ phép, tôi đã sắp xếp và bàn giao công việc cho [Tên đồng nghiệp hoặc người thay thế]. Tôi cam kết sẽ hoàn thành các công việc tồn đọng ngay sau khi trở lại.

Rất mong được sự chấp thuận của [Tên sếp/Quản lý].

Trân trọng, [Tên của bạn]

Mẫu mail xin nghỉ phép không lương

Kính gửi [Tên sếp/Quản lý],

Tôi là [Tên của bạn], thuộc phòng [Tên phòng ban]. Tôi viết email này để xin nghỉ phép không lương từ ngày [ngày bắt đầu nghỉ] đến ngày [ngày kết thúc nghỉ] do [lý do nghỉ phép không lương, ví dụ: hoàn cảnh cá nhân, đi học thêm, vv.].

Trong thời gian nghỉ phép, tôi đã sắp xếp bàn giao công việc cho [Tên đồng nghiệp hoặc người thay thế] để đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Tôi sẽ cố gắng hỗ trợ công việc từ xa nếu có thể.

Rất mong được sự chấp thuận của [Tên sếp/Quản lý].

Trân trọng, [Tên của bạn]

Đọc thêm: Nghỉ không lương là gì? Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ không lương

Mẫu mail xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Dear [Manager’s Name],

I am [Your Name] from [Your Department]. I am writing to request a leave of absence from [start date] to [end date] due to [reason for leave, e.g., personal reasons, family matters, medical reasons, etc.].

I have ensured that my current tasks are either completed or delegated to [Colleague’s Name] to ensure there is no disruption to our team’s workflow. I will be reachable by phone or email in case of any urgent matters during my leave.

I appreciate your understanding and approval of my request.

Best regards, [Your Name]

Những điểm cần lưu tâm khi viết email xin nghỉ phép

Viết email xin nghỉ phép đòi hỏi sự cẩn trọng và chu đáo để đảm bảo bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm với công việc. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi viết email xin nghỉ phép:

Tuân thủ quy trình nghỉ phép theo nội quy của doanh nghiệp

Đối với mỗi tổ chức, thường có những hướng dẫn và quy trình cụ thể liên quan đến việc yêu cầu nghỉ phép. Với tư cách là nhân viên hoặc thực tập sinh, điều quan trọng là phải tôn trọng và tuân thủ các quy định này. Trừ trường hợp có sự cố bất khả kháng, bạn nên xem xét kỹ lưỡng các quy định tại nơi làm việc và đề xuất phương án xin nghỉ phù hợp khi cần giải quyết công việc cá nhân. Bằng cách này, bạn vừa đảm bảo tuân thủ nội quy, vừa thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm trong công việc.

Đọc thêm: 3 bước của quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn cho doanh nghiệp

Đưa ra lý do nghỉ phép rõ ràng, hợp lý và trung thực

Khi viết email xin nghỉ phép, một yếu tố quan trọng cần lưu ý là trình bày lý do rõ ràng, dễ hiểu và chính đáng. Lý do nghỉ phép cần được giải trình một cách trung thực, cụ thể để người đọc có thể thấu hiểu và chấp thuận yêu cầu của bạn. Việc cung cấp lý do hợp lý, minh bạch sẽ giúp tăng tính thuyết phục của đề nghị và thể hiện sự tôn trọng đối với quy trình của công ty. Đồng thời, điều này cũng phản ánh thái độ nghiêm túc và trách nhiệm của bạn đối với công việc.

Báo xin nghỉ càng sớm càng tốt

Để đảm bảo việc xin nghỉ phép diễn ra thuận lợi, bạn nên gửi đơn xin nghỉ một cách sớm nhất có thể. Việc làm này sẽ giúp nhà quản lý và đồng nghiệp có đủ thời gian để sắp xếp công việc thay thế trong thời gian bạn vắng mặt, đồng thời duy trì hiệu suất làm việc của tổ chức. Bằng cách gửi đơn xin nghỉ phép sớm, bạn cho thấy mình là người có trách nhiệm, lường trước được tình huống và có ý thức về việc đảm bảo công việc diễn ra trơn tru.

Diễn đạt nội dung email xin nghỉ một cách ngắn gọn, dễ hiểu

Khi viết email xin nghỉ phép, bạn nên cân nhắc sử dụng ngôn ngữ lịch sự và trình bày rõ ràng, súc tích về mục đích của email. Những người ở vị trí quản lý cao cấp thường có thời gian rất quý giá, do đó một email ngắn gọn, đi thẳng vào trọng tâm sẽ được đánh giá cao. Bạn nên tránh việc viết dài dòng, đi quanh co làm giảm hiệu quả truyền đạt và thể hiện thiếu chuyên nghiệp. Hãy tập trung vào những điểm chính như lý do xin nghỉ, thời gian nghỉ dự kiến và bất kỳ sắp xếp công việc nào trong thời gian vắng mặt. Một email ngắn gọn, rõ ràng không chỉ tiết kiệm thời gian của cả người gửi và người nhận mà còn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn.

Cung cấp các thông tin cần thiết để liên hệ trong trường hợp khẩn cấp khi đang nghỉ phép

Trong thời gian bạn nghỉ phép, công ty thường sẽ sắp xếp nhân sự khác để thay thế và tiếp quản công việc của bạn. Tuy nhiên, trong quá trình xử lý, người thay thế có thể cần thêm thông tin hoặc gặp khó khăn trong việc giải quyết một số vấn đề phát sinh. Trong trường hợp này, việc bạn để lại thông tin liên hệ trước khi nghỉ phép sẽ rất hữu ích, giúp công việc không bị gián đoạn. Điều này cho thấy bạn có trách nhiệm, lường trước được tình huống và sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết. Hành động này không chỉ thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp mà còn giúp bạn ghi điểm trong mắt cấp quản lý về sự chu đáo và tận tâm với công việc.

Sắp xếp và chuyển giao nhiệm vụ cho đồng nghiệp hỗ trợ xử lý công việc trong khi bạn nghỉ phép

Khi có kế hoạch nghỉ phép từ trước, bạn nên chủ động liên hệ với đồng nghiệp cùng nhóm hoặc cùng phòng ban để nhờ họ hỗ trợ giải quyết các công việc quan trọng trong thời gian vắng mặt. Sau khi đã sắp xếp và phân công công việc một cách thỏa đáng, bạn nên thông báo điều này với cấp quản lý trực tiếp. Hành động này thể hiện sự chủ động, trách nhiệm và khả năng quản lý công việc của bạn. Việc chuẩn bị chu đáo trước khi nghỉ phép sẽ giúp công việc diễn ra suôn sẻ và ghi điểm tích cực trong mắt lãnh đạo về năng lực và phong cách làm việc chuyên nghiệp của bạn.

Xin nghỉ phép đơn giản và hiệu quả với HappyTime

Trong môi trường làm việc ngày nay, đơn xin nghỉ phép qua email là phổ biến. Đây là phương thức giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính linh hoạt, đặc biệt trong các trường hợp khẩn cấp như ốm đau hay chăm sóc người thân. Tuy nhiên, cách này có thể gặp vấn đề như bị bỏ sót hay xử lý chậm trễ.

Với HappyTime, việc xin nghỉ phép trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết. Ứng dụng này cho phép nhân viên dễ dàng gửi yêu cầu nghỉ phép mọi lúc mọi nơi thông qua thiết bị di động. HappyTime không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn mang lại tính linh hoạt và đơn giản hóa quy trình xử lý nghỉ phép. Đặc biệt, ứng dụng này còn tạo sẵn các mẫu đơn xin nghỉ phép phổ biến trong doanh nghiệp, giúp nhân viên dễ dàng chọn lựa và sử dụng.

Đối với những tình huống cần xin nghỉ khẩn cấp như điều trị bệnh tật, chăm sóc người thân hay con nhỏ ốm đau, HappyTime cho phép thông báo kịp thời đến cấp quản lý để họ có thể sắp xếp nhân lực phù hợp một cách nhanh chóng. Điều này đảm bảo công việc được duy trì liên tục trong thời gian bạn vắng mặt, đồng thời ứng dụng vẫn mang đến trải nghiệm giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho người dùng. 

Hãy trải nghiệm sự tiện lợi và ưu việt mà HappyTime mang lại để quy trình xin nghỉ phép của bạn luôn diễn ra thuận lợi và suôn sẻ.

Kết bài

Cách viết một mail xin nghỉ phép chuyên nghiệp và lịch sự không chỉ giúp bạn được chấp thuận nghỉ phép một cách dễ dàng mà còn tạo ấn tượng tốt với cấp trên và đồng nghiệp. Từ tiêu đề rõ ràng, phần mở đầu lịch sự, đến nội dung súc tích và lời cảm ơn chân thành, tất cả đều thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp của bạn. Hãy tham khảo các mẫu email xin nghỉ phép và áp dụng cho từng tình huống cụ thể để quy trình nghỉ phép của bạn luôn diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. Với sự hỗ trợ của các công cụ hiện đại như HappyTime, việc xin nghỉ phép chưa bao giờ dễ dàng và hiệu quả đến vậy.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.