Tại sao cần chấm công? Cách chấm công tính lương như thế nào để đảm bảo quyền lợi thì không phải người lao động nào cũng hiểu rõ. Happy Time sẽ giải đáp vấn đề này trong bài viết dưới đây.
Mẫu bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công chính là văn bản được tạo ra nhằm theo dõi ngày công thực tế của người lao động tạo căn cứ tính lương chính xác. Chẳng hạn như số giờ làm thực tế, các trường hợp nghỉ phép, công tác, nghỉ chế độ…
Tùy theo quy mô công ty mà mỗi bộ phận, phòng ban đều cần lập bảng chấm công hoặc phòng Nhân sự sẽ xuất dữ liệu từ máy chấm công để chuyển cho Kế toán tính lương.
Thông thường, bảng chấm công được trình bày trên file Excel theo mẫu của từng công ty, tổ chức.
Cách chấm công phổ biến nhất hiện nay
Dựa trên đặc thù công việc và quy định của công ty mà tổ chức sẽ áp dụng các cách chấm công khác nhau. Trong đó, có thể kể đến 3 cách chấm công phổ biến nhất dưới đây:
1. Chấm công theo ngày: Đây là cách chấm công được mỗi nhân viên thực hiện trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ngày làm việc.
2. Chấm công theo giờ: Chấm công theo giờ thường áp dụng với người lao động làm việc theo giờ/ ca làm việc
3. Chấm công nghỉ bù: Cách chấm công này được thực hiện bởi người lao động làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. Lúc này, họ được chấm nghỉ bù và được tính lương thời gian.
>> Xem thêm: Quy định chấm công tính lương dân công sở cần phải biết
Bảng chấm công quan trọng như thế nào?
Không phải ngẫu nhiên doanh nghiệp nào cũng sử dụng bảng chấm công trong quá trình chấm công tính lương cho nhân viên. Timesheet đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp:
- Quản lý số ngày công thực tế của người lao động
- Hạn chế sai sót trong quá trình chấm công tính lương
- Đảm bảo quyền lợi cho người lao động và doanh nghiệp
- Góp phần xây dựng tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
Hướng dẫn cách chấm công cho nhân viên mới nhất hiện nay
Các loại bảng chấm công phổ biến
Có 3 dạng bảng chấm công thường được sử dụng:
Dạng vật lý trên giấy
Đây là loại bảng chấm công đơn giản nhất phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa vừa nhỏ, có ít nhân sự. Bên cạnh ưu điểm tiết kiệm chi phí, việc sử dụng bảng chấm công giấy cũng tồn tại nhiều bất cập như khó lưu trữ, dễ sai sót trong quá trình tính công, khó khăn trong việc kiểm soát, đối chiếu ngày công của nhân viên.
Dạng điện tử
Việc sử dụng bảng chấm công điện tử vừa tiết kiệm chi phí, lưu trữ nhanh gọn, đơn giản hóa các quy trình chấm công tính lương. Tuy nhiên, cũng cần nhân viên có trình độ tin học tốt, nắm được cách làm bảng chấm công trong Excel, mất nhiều thời gian để nhập liệu.
Dạng trực tuyến
Bảng chấm công trực tuyến hay Timesheets trực tuyến hiện đang là định dạng bảng chấm công tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp. Dạng Timesheets này hỗ trợ quản lý, sao chép công việc lặp lại, biểu mẫu phê duyệt và tự động thông báo đến nhà quản lý. Hiện nay có nhiều phần mềm chấm công đã tích hợp cách lập bảng chấm công mang đến nhiều ưu điểm doanh nghiệp. Trong đó, có thể kể đến phần mềm Happy Time – giải pháp chấm công trực tuyến được công ty Cổ phần TopCV phát triển.
>> Có thể bạn quan tâm: Tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự trong chấm công tốt nhất hiện nay
Mẫu bảng chấm công chuẩn nhất
Dưới đây là bảng mẫu chấm công chuẩn được nhiều doanh nghiệp sử dụng đáp ứng bộ tiêu chí đơn giản, dễ hiểu, chính xác. Để làm mẫu Timesheet này, bạn có thể tham khảo thêm cách tạo bảng chấm công trong Excel.
Cách chấm công cho nhân viên chính xác nhất
Dù doanh nghiệp sử dụng loại bảng chấm công nào thì cách chấm công cho nhân viên cũng không quá khác nhau. Cụ thể, với mẫu bảng chấm công như trên, mỗi ô tương ứng với ngày công thực tế của nhân viên. Với mỗi ngày người lao động làm việc, người phụ trách sẽ sử dụng 1 ký hiệu đặc biệt để đánh dấu hiển thị công. Ví dụ như:
>> Tham khảo ngay: Bật mí các quy định chấm công phổ biến nhất hiện nay
- Đi làm đủ ca đánh dấu “1”, nghỉ ốm đánh dấu “O”, nghỉ thai sản đánh dấu “TS”
- Các trường hợp đi muộn kí hiệu “M”, nghỉ phép ký hiệu “P”
- Các trường hợp vắng mặt khác cần có biên bản giải trình lý do theo quy định
Về cách điền bảng chấm công, nhân viên cần đọc kỹ nội dung của từng cột để Nhân sự có cơ sở kết toán ngày công chính xác nhất. bất cứ thắc mắc nào trong bảng chấm công, nhân viên đều có thể liên hệ phòng Nhân sự để được giải đáp nhanh chóng và chính xác nhất.
Tạm kết
Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về cách chấm công. Để đảm bảo tính chính xác và tinh giản hóa quy trình chấm công tính lương, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm phần mềm chấm công Happy Time với đầy đủ tính năng được tích hợp như chấm công trực tuyến, làm bảng chấm công
