Khi doanh nghiệp phát triển và tăng trưởng, quá trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp cũng phức tạp hơn. Các hệ thống quản lý nhân sự sẽ hữu ích cho doanh nghiệp ở giai đoạn này. Cùng Blog HappyTime tìm hiểu nhé.
Mục lục
Hệ thống quản lý nhân sự – HRMS là gì?
Hệ thống quản lý nhân sự – HRMS là một phần mềm bao gồm những tính năng hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực (HCM) và quản lý hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS). Từ đó, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chăm sóc nhân sự – tài sản quý giá nhất của tổ chức.
Hiện nay, HRMS đang ngày càng đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết và ngày càng có nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống này. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng các hệ thống quản lý nhân sự khi có nhu cầu. HRMS cũng có thể tồn tại dưới dạng cơ bản như các loại tài liệu thủ công, bảng tính đến phần mềm chuyên biệt.
Những lợi ích của của hệ thống quản lý nhân sự
Lợi ích cơ bản mà hệ thống quản lý nhân sự mang lại là doanh nghiệp có thể tổng hợp, quản lý được tất cả thông tin về lực lượng lao động tập trung và hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, HRMS cũng mang đến những lợi ích khác về quản trị và kinh doanh như sau:
Cung cấp thông tin chi tiết hơn – sâu hơn
Khi áp dụng những cách quản lý nhân sự theo cách truyền thống như hồ sơ, bảng tính,… sẽ khiến doanh nghiệp không thể có cái nhìn toàn diện về chi phí, những vấn đề liên quan đến lực lượng lao động. Với các phần mềm hệ thống quản lý nhân sự mới, mọi dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được tập trung và quản lý toàn diện hơn. Nhờ vào lợi ích đó, doanh nghiệp có thể:
- Phát hiện kịp thời, nhanh chóng các vấn đề đang xảy ra trong quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
- Biết được nhân viên đang gặp những lỗ hổng nào về kỹ năng, kịp thời giải quyết để không làm ảnh hưởng đến năng suất chung.
- Cung cấp những thông tin toàn diện hơn để lập các kế hoạch, phân tích nguồn nhân lực.
- Hệ thống hóa các kế hoạch kế nhiệm và kiểm soát chi phí lao động (ví dụ như dựa vào mức độ ảnh hưởng của lương, thưởng,…)
Cải thiện sự gắn kết của nhân viên
Hệ thống quản lý nhân sự cũng gặp phần giúp doanh nghiệp tăng gắn kết nhân viên, giữ chân nhân tài – một trong những vấn đề cần thiết hiện nay. Thông qua các HRMS, bạn có thể đưa ra những chương trình đào tạo, cá nhân hóa kế hoạch phát triển, con đường sự nghiệp cho ứng viên.
Những điều này đang ngày càng quan trọng hơn với lực lượng lao động trẻ hiện nay. Thật vậy, theo Harvard Business Review gợi ý, phát triển kỹ năng có tầm trọng hàng đầu đối với những nhân viên trẻ tuổi hiện nay. Những người lao động thuộc thế hệ Z và Millennial cũng thường xuyên mong đợi được hỏi về kinh nghiệm làm việc của họ.
Tăng hiệu quả quy trình – văn hóa chủ động
Các hệ thống HRMS kết hợp các cổng thông tin dành cho nhân viên giúp họ độc lập hơn và cho phép họ quản lý nhiều quy trình của riêng mình. HRMS sẽ giúp doanh nghiệp có thể giải đáp chủ động những vấn đề liên quan đến đánh giá hiệu suất, lương thưởng,… cho nhân viên dễ dàng bởi kho lưu trữ của mình. Do đó, nhân viên có thể giải quyết các thắc mắc và thực hiện nhiều công việc mà không cần phải hỏi đến phòng nhân sự.
Bên cạnh đó, khá nhiều ứng dụng HRMS hoặc hỗ trợ quản lý nhân sự hiện nay đều giúp doanh nghiệp tinh giản được quá trình phê duyệt đơn từ. Ví dụ như các phần mềm quản lý nhân sự tương tự HappyTime, bạn hoàn toàn có thể tạo các yêu cầu nghỉ phép, tăng ca,… ngay trên hệ thống. Điều này nhìn chung giúp giảm hơn 50% thời gian xử lý thông thường, cải thiện mức độ chính xác tốt hơn (NetSuite).
Theo dõi KPI tốt hơn – tăng hiệu suất
Dữ liệu được thu thập bởi HRMS có thể mang lại sự khác biệt lớn cho năng suất và quản lý của nhân viên. Bên cạnh đó, nó cũng giúp cho doanh nghiệp theo dõi các KPI quan trọng của công ty được dễ dàng hơn. Nó thực hiện các điều này bằng việc thu thập những dữ liệu thiết yếu mà công ty cần, đặc biệt là đối với bộ phận nhân sự.
Tìm hiểu thêm: Top 10 cách tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu suất hơn
Giúp tuyển dụng nhanh chóng hơn
Việc sử dụng các HRMS giúp doanh nghiệp quản lý và tự động hóa, chuyên nghiệp hơn trong quản trị nguồn nhân lực của mình. Do đó, giúp doanh nghiệp tạo ra được:
- Lợi thế cạnh tranh trong tuyển dụng tốt hơn so với đối thủ hoặc các doanh nghiệp khác.
- Tối ưu và tinh gọn được quá trình tuyển dụng từ bước phát sinh nhu cầu đến tuyển dụng thành công.
- Đẩy nhanh được quá trình tuyển dụng thụ động thường gặp.
Giảm thiểu sai lầm – ra quyết định tốt hơn
Hệ thống quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những sai lầm trong quá trình lưu trữ hồ sơ thông tin. Từ đó giảm các rủi ro, sai sót khi đưa ra những quyết định quan trọng của mình. Doanh nghiệp cũng sẽ hạn chế, giảm thiểu được các lỗi, tiết kiệm tiền tốt hơn từ quá trình quản lý phúc lợi, bảng lương.
Bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp tốt hơn
Thông thường, nếu không sử dụng các hệ thống quản lý nhân sự, doanh nghiệp sẽ phải tốn nhiều chi phí hơn cho việc bảo mật dữ liệu. Những phần mềm HRMS sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện bảo mật dữ liệu hiệu quả và tiết kiệm hơn. Nó cũng cho phép doanh nghiệp, người quản lý có thể kiểm soát được quyền truy cập của nhân viên.
Các tính năng nên có của hệ thống quản lý nhân sự
Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp cũng như sự cài đặt, phát triển của các phần mềm mà tính năng nên có của hệ thống quản lý nhân sự sẽ khác nhau. Tuy vậy, bạn có thể tham khảo các tính năng thường gặp của những hệ thống quản lý nhân sự này sau đây:
Quản lý nguồn lao động
Một hệ thống quản lý nhân sự toàn diện sẽ có tính năng cho phép các tổ chức theo dõi nhân viên của họ từ thời điểm họ được tuyển dụng cho đến khi họ nghỉ việc. Dữ liệu thời gian này có thể giúp tổ chức đạt được các mục tiêu kinh doanh nhanh hơn, thậm chí có thể đưa ra những dự đoán nhu cầu nhân lực trong tương lai.
Các HRMS cũng giúp doanh nghiệp có thể tạo cơ sở dữ liệu nhân viên chức năng cho phép truy cập từ mọi nơi khi cần. Tính năng này khá phổ biến và xuất hiện trên cả những phần mềm quản lý nhân sự cơ bản như HappyTime. Ví dụ với phần mềm này, bạn có thể dễ dàng quản lý, kiểm soát hồ sơ, dữ liệu của nhân viên tốt hơn. Từ đó sẽ có những căn cứ để quản lý nguồn lao động tối ưu.
Quản lý chấm công, nghỉ phép, tiền lương
Những phần mềm hệ thống quản lý nhân sự như HappyTime cũng giúp doanh nghiệp có thể quản lý chấm công, nghỉ phép tinh gọn hơn. HRMS thường cung cấp những tính năng liên quan đến chấm công, quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Chúng cũng cho phép các công ty triển khai nhân viên trên khắp các dự án, địa điểm và phòng ban.
Bên cạnh đó, những HRMS như HappyTime sẽ giúp hợp lý và tự động hóa việc quản lý thời gian nghỉ và tất cả các lần nghỉ phép của người lao động. Bạn có thể tạo ra các chính sách nghỉ phép, nhận yêu cầu, phê duyệt, quản lý nghỉ phép ngay trên phần mềm.
Một tính năng khác của HRMS cũng cần có chính là khả năng tổng hợp ngày công, tính lương hoặc hỗ trợ được cho quá trình tính lương. Với HRMS, bạn có thể đơn giản hóa quy trình, hợp lý và rút ngắn được quá trình tinh lương, giảm thiểu sự sai sót và đảm bảo được quyền lợi cho người lao động.
Đánh giá hiệu suất, nâng cao kỹ năng
Nếu sử dụng phần mềm HRMS toàn diện, bạn cần lưu ý kiểm tra xem phần mềm đó có các tính năng giúp đưa ra, nhận các đánh giá, phản hồi về hiệu suất hay không. Tính năng này có thể giúp các công ty xác định nhân viên làm việc hiệu quả và hiểu nhân viên nào xuất sắc trong lĩnh vực tương ứng của họ.
Các nền tảng HRMS cũng cần có tính năng giúp doanh nghiệp tích hợp được những hệ thống quản lý đào tạo, học tập, nâng cao trải nghiệm cho nhân viên. Hệ thống này cần có khả năng lưu trữ, cung cấp các tài liệu hỗ trợ cho nhân viên nâng cao kỹ năng của mình tốt hơn.
Truyền thông nội bộ và công nhận
Một hệ thống quản lý nguồn nhân lực nên cung cấp tính năng truyền thông nội bộ hữu ích, phép giao tiếp rõ ràng, cung cấp phản hồi kịp thời và tập trung vào phúc lợi của nhân viên. Một môi trường thân thiện với nhân viên sẽ tạo ra bầu không khí đổi mới, thúc đẩy những thành tựu sáng tạo và giữ chân những tài năng hàng đầu.
Với nền tảng HRMS cần có tính năng cung cấp những sự công nhận trong công việc cho nhân viên, từ đó giúp xây dựng các chiến lược để mang lại trải nghiệm hàng đầu cho nhân viên. Điều này giúp nhân viên cảm thấy có giá trị và được đánh giá cao, bạn nên tương tác, công nhận và khen thưởng họ kịp thời qua những tính năng của HRMS.
Quản lý tuyển dụng – Off-boarding
Hầu hết các phần mềm HRMS hiện nay đều được tích hợp với tính năng hỗ trợ theo dõi hồ sơ ứng viên, quản lý nguồn tài nguyên, quá trình tuyển dụng cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các HRMS cũng giúp quá trình giới thiệu nhân sự mới được thực hiện dễ dàng để đảm bảo tỷ lệ tuyển dụng thành công cao hơn. Điều này giúp các nhân viên mới làm việc hiệu quả hơn, mang lại kết quả tích cực cho công ty.
Ngoài ra, HRMS doanh nghiệp có thể làm cho quy trình nghỉ việc của nhân viên được nhanh chóng, hiệu quả và tạo ra ấn tượng thân thiện tốt nhất với họ. Nhiều hệ thống cho phép nhân viên gửi đơn xin nghỉ việc, nhận phản hồi, hoàn thành các thủ tục cần thiết ngay trên phần mềm.
Hy vọng bạn sẽ hiểu hơn về hệ thống quản lý nhân sự – HRMS là gì và những lợi ích của hệ thống này mang lại. Đừng quyên truy cập và trải nghiệm ngay phần mềm HappyTime.vn từ hôm nay nhé.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
