Cách chấm công nhân viên hoạt động chính xác là đảm bảo quyền và lợi ích của doanh nghiệp cùng người lao động. Trong bài viết dưới đây, Happy Time sẽ bật mí cho bạn cách chấm công hiệu quả mà 9/10 doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng.
Khái niệm về cách chấm công nhân viên
Đầu tiên, chúng ta cần hiểu bảng chấm công là bảng tổng hợp và theo dõi ngày công thực tế mà người lao động đã làm việc cùng các ngày nghỉ phép, nghỉ hưởng chế độ… Đây sẽ là căn cứ xác định tiền lương cho người lao động.
Để quản lý tốt các dữ liệu số ngày đi làm của từng người, nhà quản lý cần phải xây dựng và nắm vững cách lập bảng chấm công cho nhân viên theo từng mốc thời gian cụ thể. Trong đó, bao gồm bảng chấm công theo ngày, bảng chấm công theo tháng, bảng chấm công theo tuần.
>> Xem thêm: Quy định chấm công tính lương dân công sở cần phải biết
Mỗi bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp đều cần tổng hợp bảng chấm công theo thời gian quy định để chuyển đến phòng kế toán. Tại đây, kế toán sẽ dựa trên bảng này để xác định công tính lương cho người lao động đầy đủ và chính xác nhất.
3 cách chấm công nhân viên phổ biến
Để thu thập được dữ liệu xây dựng bảng biểu, các doanh nghiệp cần phải sử dụng các mẫu theo dõi nhân sự như:
- Chấm công theo ngày: Số ngày công của người lao động sẽ được ký hiệu theo từng ngày
- Chấm công theo tháng: Trên đơn vị thời gian một tháng, người lao động làm được bao nhiêu ngày công thì ký hiệu theo quy định. Đồng thời, số giờ công cũng được quy đổi tương ứng.
- Chấm công nghỉ bù: Cách chấm công này được áp dụng với các trường hợp làm thêm giờ, hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. Ký hiệu nghỉ bù “NB” và người lao động vẫn được tính trả lương thời gian.
Hướng dẫn cách chấm công nhân viên trên Excel chi tiết nhất
Hiện nay, 9/10 doanh nghiệp vẫn sử dụng bảng chấm công Excel để tổng hợp và kết toán lương cho nhân viên.
>> Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách chấm công cho nhân viên mới nhất
Chính vì vậy, việc nắm vững cách chấm công nhân viên trên Excel chính là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng và cần thiết với người quản lý.
Một số quy ước chấm công
Trước hết, mỗi đơn vị đều có cách trình bày bảng chấm công nhân viên khác nhau nhưng đều dựa vào những quy chuẩn nhất định. Việc chuẩn hóa bảng chấm công là cách hạn chế những sai sót, bất cập khi chấm công tính lương.
Dưới đây là một số quy ước thường được doanh nghiệp sử dụng trong bảng chấm công 8 tiếng.
P: Ký hiệu ngày phép hưởng lương
L: Ký hiệu ngày nghỉ lễ hưởng lương
TC: Ký hiệu ngày tăng ca
TCL: Ký hiệu ngày tăng ca dịp lễ
NB: Nghỉ bù hưởng lương
NL: Nghỉ lễ, Tết
Số giờ làm việc ghi số
Lưu ý, chủ nhật, lễ, tăng ca nếu nghỉ bù đánh TB vì người lao động sẽ được tính lương khác theo quy định của Bộ luật Lao động. Số ngày nghỉ bù tương ứng nên có sheet theo dõi riêng.
>> Tham khảo thêm: Bí quyết nâng cao hiệu quả chấm công trong doanh nghiệp
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm các quy ước tính lương như sau:
- Ngày thường: Người lao động tăng ca sau 05 giờ x1.5, sau 09 giờ x2
- Chủ nhật: Người lao động đi làm ngày chủ nhật x1.5, tăng ca sau 05 giờ x2, sau 09 giờ x3
- Lễ: Ngày lễ x3, tăng ca sau 05 giờ x4.5
Ngoài ra, trong trường hợp có nhân sự nghỉ việc, quản lý cần biết cách xóa nhân viên trên máy chấm công để tránh sai sót khi tính lương.
Các bước lập bảng chấm công cho nhân viên trên Excel
- Tạo bảng Excel và phân chia bố cục bảng theo số lượng thông tin, số nhân cần nhập liệu
2. Tạo sheet danh sách nhân viên giúp quản lý thông tin và tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu nhân viên
3. Tạo sheet chấm công bao gồm các cột:
- Tên nhân viên
- Mã số nhân viên
- Chức vụ
- Phòng ban
- Ngày tháng từ ngày 1 đến hết tháng (tùy theo loại bảng chấm công theo ngày, tuần hay tháng)
- Ghi chú
4. Nhập các hàm tính toán để thuận tiện trong việc tính công
5. Quy ước các ký hiệu chấm công giúp nhân viên và người quản lý dễ dàng thực hiện chấm công chính xác hơn
6. Kiểm tra lại bảng và chuyển đến các phòng ban trong công ty
Tạm kết
Cách chấm công nhân viên bằng Excel không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và quản lý dữ liệu dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu trong quá trình nhập liệu xảy ra sai sót, kết quả tính lương có thể bị sai lệch so với thực tế.
Đừng lo lắng, đã có nền tảng chấm công trực tuyến Happy Time – giải pháp hiệu quả cho vấn đề quản lý nhân sự của mọi doanh nghiệp.
- Chấm công nhanh chóng, chính xác
- Tích hợp nhiều phương thức chấm công
- Bảo mật cao, lưu trữ không giới hạn
- Cung cấp đa dạng các mẫu đơn có sẵn
Còn nhiều ưu điểm khác mà bạn có thể tìm thấy tại Happy Time để hoàn thiện quy trình chấm công cho doanh nghiệp.
