Hợp đồng điện tử là gì? Những điều cần lưu ý khi ký kết hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử đang ngày một phổ biến trong thời đại công nghệ số hiện nay nhờ việc tiết kiệm thời gian, chi phí. Theo Sách trắng thương mại điện tử Việt Nam 2023, cả nước hiện đã có 41% doanh nghiệp có sử dụng hợp đồng điện tử trong giao dịch. Vậy hợp đồng điện tử là gì? Khi ký kết hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý những gì để đảm bảo yêu cầu về mặt pháp lý? Hãy cùng HappyTime tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

Hợp đồng điện tử là gì?

Theo khoản 16 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 thì hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Trong đó thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức văn bản điện tử, tài liệu điện tử, chứng thư điện tử, chứng từ điện tử, hợp đồng điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác theo quy định của pháp luật (Điều 7 Luật Giao dịch điện tử 2023).

Như vậy có thể hiểu đơn giản hợp đồng điện tử (hay còn gọi là E-contract) là hình thức hợp đồng được thực hiện trực tuyến. Các bên sẽ thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấ dứt quyền, nghĩa vụ của mình. Việc khởi tạo, đàm phán, ký kết và quản lý hợp đồng sẽ được tiến hành online 100% mà không cần gặp mặt trực tiếp, không tốn chi phí in ấn.

Phân loại hợp đồng điện tử

Hiện nay có rất nhiều tiêu chí để phân loại hợp đồng điện tử. Dưới đây là 2 cách phân loại phổ biến nhất.

Dựa theo tiêu chí về hình thức

Dựa theo hình thức, nền tảng phân phối, hợp đồng điện tử được chia thành:

Hợp đồng giấy đưa lên website

Đây là loại hợp đồng được soạn thảo trên giấy, sau đó sẽ up lên trang web dưới định dạng file PDF để các bên có thể ký vào hợp đồng.

Hợp đồng được hỗ trợ ký kết bởi bên thứ 3

Đây là loại hợp đồng khá phổ biến hiện nay. Bên thứ 3 ở đây là những đơn vị hỗ trợ soạn thảo, chứng thực, lưu trữ hợp đồng trên hệ thống an toàn. Các bên có thể hoàn toàn yên tâm về tính pháp lý, bảo mật khi lưu lưu trữ và dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

Hợp đồng ký bằng giao dịch điện tử

Đặc điểm nổi bật của hình thức này là nội dung hợp đồng không được thể hiện trước mà được tạo thông qua quá trình giao dịch tự động. Theo đó, khách hàng sẽ cung cấp các thông tin cần thiết, hệ thống sẽ dựa trên những thông tin này để tổng hợp và soạn thảo hợp đồng.

Khi giao dịch hoàn tất, hợp đồng sẽ được tạo ra và hiển thị để khách hàng đọc và xác nhận đồng ý với các nội dung trong hợp đồng. Bên bán sẽ nhận được thông báo về hợp đồng được tạo. Sau đó gửi xác nhận đến người mua thông qua email, fax, số điện thoại…

Hợp đồng hình thành qua Email

Loại hợp đồng này được giao kết, soạn thảo tương tự như hợp đồng truyền thống. Điểm khác biệt duy nhất là là các bên sẽ ký kết và xác nhận thông qua thư điện tử (email). Việc sử dụng hợp đồng loại này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các bên. Thông thường sẽ áp dụng cho khách hàng là cá nhân, tổ chức chưa sử dụng hệ thống quản lý hợp đồng điện tử chuyên nghiệp.

>>> Tham khảo thêm: Mẫu hợp đồng lao động chi tiết và chuẩn nhất hiện nay <<<

Theo mục đích và tính chất hợp đồng

Dựa theo tiêu chí này, hợp đồng điện tử được chia thành

Hợp đồng thương mại điện tử

Theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và Luật Thương mại, hợp đồng điện tử giao kết thương mại được hiểu là thỏa thuận giữa những chủ thể tham gia mua bán, cung cấp dịch vụ thể hiện theo phương thức thông điệp dữ liệu. Tính pháp lý của loại hợp đồng này tương tự như hợp đồng soạn thảo theo dạng văn bản giấy. Hai bên chủ thể trong hợp đồng thông thường có một bên là thương nhân và bên còn lại là chủ thể có tư cách pháp lý ký kết hợp đồng theo quy định pháp luật.

Đặc điểm của hợp đồng thương mại điện tử:

• Mục đích: Thông thường các bên ký kết hợp đồng này hướng đến mục tiêu đạt được lợi nhuận.
• Đối tượng: Đối tượng của hợp đồng này thường là hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Hợp đồng lao động điện tử

Đây là hợp đồng được thỏa thuận và ký kết giữa người lao động và người sử dụng lao động theo phương thức thông điệp dữ liệu. Nội dung chính của hợp đồng sẽ bao gồm các điều khoản về tiền lương, hình thức làm việc, địa điểm làm việc, chế độ, quyền và nghĩa vụ giữa các bên trong hợp đồng…

Các bên có thể lựa chọn 1 trong 2 dạng sau khi ký hợp đồng. Đó là hợp đồng lao động điện tử có thời hạn và hợp đồng lao động điện tử không xác định thời hạn. Theo đó với hợp đồng có thời hạn thì thời hạn này sẽ không quá 3 năm, tính từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực. Hợp đồng không xác định thời hạn các bên sẽ không ấn định thời gian cụ thể kết thúc hợp đồng.

Hợp đồng dân sự giao kết dưới hình thức điện tử

Đây là hợp đồng ký kết với sự thỏa thuận của các bên về việc xác lập, điều chỉnh, chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự và được thể hiện dưới hình thức thông điệp dữ liệu. Pháp luật hoàn toàn công nhận giá trị pháp lý của loại hợp đồng này.

Tuy nhiên, có một số lĩnh vực như cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu đất, quyền sở hữu nhà ở; giao kết thừa kế, giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn… hợp đồng điện tử chưa thể áp dụng. Bởi không đảm bảo tính pháp lý đầy đủ như hợp đồng giấy.

Một số quy định pháp lý về hợp đồng điện tử

Quy định chung về E-contract

Theo Điều 34 Luật Giao dịch điện tử 2023 thì hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau. Việc này không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng.

Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử

Khi giao kết và thực hiện E-contract, các bên cần tuân thủ theo 3 nguyên tắc sau:

• Tự nguyện giao kết: Pháp luật cho phép các bên tham gia có quyền tự do thỏa thuận về việc sử dụng phương tiện điện tử để giao kết và thực hiện hợp đồng.
• Tuân thủ pháp luật: Việc thỏa thuận và giao kết hợp đồng phải thực hiện đúng các quy định của Luật giao dịch điện tử và pháp luật về hợp đồng. Nội dung hợp đồng không được trái với quy định pháp luật.
• Thỏa thuận của các bên: Các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử.

Quy định về giao kết hợp đồng điện tử

Pháp luật quy định, giao kết hợp đồng điện tử cần tuân thủ:

• Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử.
• Đề nghị giao kết và chấp nhận giao kết hợp đồng điện tử được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Quy định về nhận, gửi, thời điểm, địa điểm nhận, gửi thông điệp dữ liệu trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Việc nhận, gửi, thời điểm, địa điểm nhận, gửi thông điệp dữ liệu trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử theo Điều 37 Luật Giao dịch điện tử 2023. Cụ thể:

Thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu

Trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác thì thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu được quy định như sau:

• Thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu đó rời khỏi hệ thống thông tin dưới sự kiểm soát của người khởi tạo hoặc người đại diện của người khởi tạo. Trường hợp hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo hoặc người đại diện của người khởi tạo, thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu này nhập vào hệ thống thông tin.
• Ở bất kỳ địa điểm nào thông điệp dữ liệu được gửi thì địa điểm gửi thông điệp dữ liệu vẫn được coi là trụ sở của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cá nhân. Trường hợp người khởi tạo có nhiều trụ sở thì địa điểm gửi thông điệp dữ liệu là trụ sở chính hoặc trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.

Thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu

Trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác thì thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu được quy định như sau:

• Trường hợp người nhận đã chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận là thời điểm thông điệp dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định và có thể truy cập được. Nếu người nhận không chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu đó nhập vào bất kỳ hệ thống thông tin nào của người nhận và có thể truy cập được;

• Ở bất kỳ địa điểm nào thông điệp dữ liệu được nhận thì địa điểm nhận thông điệp dữ liệu vẫn được coi là trụ sở của người nhận nếu người nhận là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú của người nhận nếu người nhận là cá nhân. Trường hợp người nhận có nhiều trụ sở thì địa điểm nhận thông điệp dữ liệu là trụ sở chính hoặc trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.

Gửi, nhận tự động thông điệp dữ liệu

Trường hợp người khởi tạo hoặc người nhận chỉ định một hoặc nhiều hệ thống thông tin tự động gửi hoặc nhận thông điệp dữ liệu thì việc gửi, nhận thông điệp dữ liệu thực hiện theo quy định tại các Điều 14, 15, 16 và 17 Luật Giao dịch điện tử 2023.

Chữ ký số sử dụng để ký hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử được hai bên ký kết thông qua chữ ký số. Để đảm bảo tính an toàn của hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Chữ ký điện tử phải gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng và chỉ có người ký hợp đồng mới có thể tạo ra chữ ký điện tử đó.
• Chữ ký điện tử phải thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
• Chữ ký điện tử không thể bị thay đổi sau khi ký, nếu có bất kỳ thay đổi nào đối với chữ ký điện tử, thì thay đổi đó có thể dễ dàng bị phát hiện.
• Nội dung của hợp đồng điện tử không thể bị thay đổi sau khi ký, nếu có bất kỳ thay đổi nào đối với nội dung của hợp đồng điện tử, thì thay đổi đó phải dễ dàng bị phát hiện.
• Đối với doanh nghiệp, chữ ký số cần được chứng thực bởi các đơn vị, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số theo quy định pháp luật.

Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng điện tử

Căn cứ theo khoản 1 Điều 401 Bộ luật dân sự 2015, hợp đồng điện tử có hiệu lực từ thời điểm giao kết. Trong trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật quy định thời điểm khác thì sẽ tuân theo thỏa thuận hoặc quy định này.

Như vậy có 3 thời điểm có hiệu lực của hợp đồng điện tử:

Thời điểm giao kết hợp đồng

Theo đó, thời điểm thực hiện giao kết hợp đồng là ngay khi các bên đã đạt được thỏa thuận thống nhất về nội dung cơ bản của hợp đồng. Lúc này hợp đồng sẽ phát sinh hiệu lực pháp lý, các bên tham gia hợp đồng thực hiện quyền và nghĩa vụ theo nội dung thỏa thuận.

Thời điểm giao kết hợp đồng được xác định là thời điểm mà bên đưa ra đề nghị giao kết nhận được chấp nhận giao kết của bên kia. 

Thời điểm có hiệu lực theo thỏa thuận của các bên

Theo đó các bên cần thỏa thuận về điều khoản có hiệu lực hợp đồng điện tử để xác định thời điểm có hiệu lực. Thời điểm này có thể là trước, sau hoặc trùng với thời điểm giao kết hợp đồng.

Thời điểm có hiệu lực theo quy định của pháp luật

Một số trường hợp cụ thể, pháp luật quy định về thời điểm hợp đồng có hiệu lực. Khi đó các bên cần tuân thủ theo quy định này. Đối với hợp đồng thương mại điện tử, nếu các bên không công bố rõ thời hạn trả lời đề nghị giao kết hợp đồng thì thời điểm giao kết là trong vòng 12 tiếng kể từ khi gửi đề nghị giao kết.

Về lưu trữ và bảo mật hợp đồng điện tử

Pháp luật hiện nay quy định, hợp đồng điện tử cần được lưu trữ trong thời hạn 10 năm (Điều 13 Luật giao dịch điện tử 2023). Bên cạnh đó, việc lưu trữ cần đảm bảo:

• Có thể truy cập và sử dụng được để kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
• Lưu trong chính khuôn dạng được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác thông tin đó.
• Lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận, thời gian gửi, nhận thông điệp dữ liệu

>>> Tìm hiểu thêm: Phụ lục hợp đồng là gì? Mẫu phụ lục hợp đồng chi tiết và chuẩn form <<<

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn băn khoăn về tính pháp lý của hợp đồng điện tử. Theo Điều 38 Luật Giao dịch điện tử 2023 thì trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng văn bản giấy.

Như vậy, pháp luật Việt Nam công nhận hiệu lực của hợp đồng điện tử, miễn sao nội dung hợp đồng không trái quy định pháp luật và được các bên ký kết tuân thủ các nguyên tắc pháp luật. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng hợp đồng điện tử trong giao dịch, kinh doanh của mình.

Bộ luật Lao động 2019 cũng thừa nhận tính pháp lý của hợp đồng điện tử lao động. Theo đó, Điều 14 Bộ luật quy định rằng hợp đồng lao động có thể được thực hiện thông qua phương tiện điện tử, sử dụng dữ liệu điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị tương tự như hợp đồng lao động truyền thống bằng văn bản.

Điều 12 Thông tư 87/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước cũng thừa nhận tính pháp lý của loại hợp đồng này. 

Cơ sở xác định tính pháp lý của hợp đồng điện tử

Để hợp đồng điện tử được pháp luật thừa nhận, cần đảm bảo các yêu cầu sau:

Có chữ ký điện tử của các bên tham gia hợp đồng

Tương tự hợp đồng truyền thống, hợp đồng điện tử cũng cần đảm bảo có đầy đủ chữ ký số từ các bên tham gia. Bởi đây là cơ sở chứng thực việc các bên đồng ý với các điều khoản và ràng buộc trách nhiệm của các bên với hợp đồng.

• Đối với hợp đồng được ký kết giữa các tổ chức: Bắt buộc phải có chữ ký số của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của các bên.
• Với hợp đồng được ký kết giữa tổ chức và cá nhân: Yêu cầu ít nhất một chữ ký số từ tổ chức và một chữ ký số từ cá nhân.

Đảm bảo tính toàn vẹn, không bị chỉnh sửa nội dung từ thời điểm ký kết

Sau khi các bên đã kết, hợp đồng điện tử sẽ không thể bị chỉnh sửa hay thay đổi nội dung. Trên phần mềm ký số điện tử, với tính bảo mật cao, mọi thay đổi liên quan đến hợp đồng, bất kể từ bên nào tham gia vào việc ký hợp đồng, đều được ghi nhận và lưu trữ bởi phần mềm. Ngoài ra, phần mềm cũng được thiết kế để phòng tránh tấn công mạng gây rò rỉ, thất thoát thông tin.

Trường hợp phát sinh những thay đổi trong quá trình gửi, lưu trữ dữ liệu hợp đồng thì thay đổi này được chấp nhận. Hai bên tham gia hợp đồng cần thỏa thuận về nội dung có thể mở được, đọc hoặc xem được bằng phương pháp mã hóa hợp pháp.

Người ký số phải là đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền hợp pháp

Chữ ký số là cơ sở quan trọng để xác thực hợp đồng. Do đó, chủ thể tham gia ký phải là chủ thể có quyền thỏa mãn quy định pháp luật.

Về mặt pháp lý, đối với doanh nghiệp, chữ ký số của người ký hợp đồng tương ứng với chữ ký của người đại diện pháp luật. Đây là chủ thể đại diện và có quyền hạn tham gia giao kết hợp đồng. Chữ ký số của doanh nghiệp/tổ chức thay thế con dấu, xác nhận nội dung hợp đồng là đúng với ý chí của doanh nghiệp/tổ chức. Khi ký kết, các bên cần xác định thẩm quyền ký kết hợp đồng để đảm bảo tính chính xác, tránh trường hợp dẫn đến tranh chấp hợp đồng, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên.

Hợp đồng điện tử có thể chỉ cần chữ ký số của bên chủ thể là doanh nghiệp/tổ chức. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý cao nhất thì hợp đồng điện tử nên có đầy đủ 2 loại chữ ký số này.

Chứng thư số phải còn hiệu lực tại thời điểm ký kết và được cấp bởi đơn vị được cấp phép theo quy định

Pháp luật hiện nay quy định rất chặt chẽ về chứng thư số. Theo đó, chữ ký điện tử phải tuân theo quy định của Bộ Luật Dân sự năm 2015, Luật Giao dịch điện tử năm 2023. Bên cạnh đó là tuân thủ quy định tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, được sửa đổi bổ sung một số điều khoản bởi Nghị định số 48/2024/NĐ-CP và Nghị định số 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử. Theo đó, chứng thư số trên hợp đồng phải được cấp bởi tổ chức đã được cấp phép và phải đảm bảo tính hiệu lực tại thời điểm hợp đồng được ký kết.

Lý do doanh nghiệp nên sử dụng hợp đồng điện tử

Sau thời điểm Covid-19, việc sử dụng hợp đồng điện tử và ký số từ xa trở nên ngày càng phổ biến. Dưới đây là những ưu điểm chính khiến hình thức hợp đồng này được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Thậm chí trong Quyết định 466/QĐ-BTTTT ngày 28/3/2023 về Kế hoạch hành động năm 2023 triển khai Chiến lược quốc gia phát triển kinh tế số và xã hội số đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 của Bộ Thông tin và Truyền thông đã xác định đến năm 2025 trên 80% doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử.

Tiết kiệm tối đa chi phí, thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp

Đây là ưu điểm nổi bật của hình thức hợp đồng này. Bởi toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng, từ tạo lập, duyệt, ký, gửi cho đến nhận hợp đồng đều được thực hiện trực tuyến. Hai bên có thể giao kết mọi lúc mọi nơi chỉ cần có kết nối Internet.

Các bên sẽ không cần tốn chi phí cho việc in ấn, quản lý hay lưu trữ hợp đồng. Không tốn chi phí và thời gian gửi, chuyển phát qua lại hay gặp mặt trực tiếp để ký kết hợp đồng.

Giao kết hợp đồng thuận tiện và linh hoạt

Hợp đồng được thực hiện và ký kết trên môi trường số, nên các bên có thể chủ động ký kết bất kỳ lúc nào. Chỉ cần có kết nối Internet và thiết bị thông minh như máy tính bảng, điện thoại, laptop,… là có thể nhận, xem, ký và gửi hợp đồng. Điều này đảm bảo tính liên tục, thông suốt của quá trình ký kết, ngay cả khi người ký không có mặt tại văn phòng công ty, không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh và vận hành.

Tập trung lưu trữ và dễ dàng tra cứu khi cần

Phần mềm quản lý hợp đồng sẽ lưu trữ toàn bộ hợp đồng điện tử đã được ký kết. Khi cần tìm kiếm, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhập từ khóa hoặc dùng bộ lọc mà không cần tốn thời gian, công sức tìm giữa một “núi” hồ sơ. Bên cạnh đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi và nắm bắt được hợp đồng nào đã ký, hợp đồng nào đang chờ ký một cách nhanh chóng và chính xác.

Đảm bảo yêu cầu về an toàn và bảo mật

Hợp đồng là cơ sở dữ liệu quan trọng của mỗi doanh nghiệp nên yêu cầu về tính bảo mật được đặt lên hàng đầu. Quá trình ký kết và lưu trữ hợp đồng điện tử đều được thực hiện và tuân thủ theo các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu khắt khe, các bên hoàn toàn có thể an tâm ký kết.

Tạo cơ sở giải quyết khi có tranh chấp

Hiện nay, nhiều phần mềm tiên tiến, hiện đại đã cung cấp tính năng lưu trữ lịch sử ký. Kèm theo đó là thông tin về người ký, tên công ty, IP máy tính, thời gian ký… Trường hợp phát sinh tranh chấp, các bên có thể tra cứu, dùng làm cơ sở để chứng minh.

>>> Tìm hiểu thêm: Mẫu hợp đồng khoán việc chi tiết và chuẩn form nhất hiện nay <<<

So sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy

Để bạn đọc dễ dàng thấy sự khác biệt, kèm theo ưu điểm của từng hình thức hợp đồng, dưới đây là bảng so sánh giữa hợp đồng điện tử và hơp đồng giấy (hợp đồng truyền thống).

Tiêu chí	Hợp đồng điện tử	Hợp đồng truyền thống (HĐ giấy)
Căn cứ pháp lý	Bộ Luật Dân sự 2015 Luật Giao dịch điện tử 2023 Luật Thương mại 2005 Nghị định 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, sửa đổi bổ sung một số điều bởi Nghị định số 48/2024/NĐ-CP	Bộ Luật Dân sự 2015 Luật Thương mại 2005
Phương thức giao kết	– Giao dịch bằng phương tiện điện tử hay còn được gọi là giao dịch bằng văn bản điện tử. – Được ký bằng chữ ký điện tử, chữ ký số USB Token, chữ ký số HSM… – Các bên tham gia không cần gặp mặt trực tiếp, chỉ cần trao đổi qua môi trường điện tử và đi đến việc ký hợp đồng.	– Giao dịch bằng văn bản. – Giao dịch bằng lời nói. – Giao dịch bằng hành động. – Các hình thức khác do hai bên thỏa thuận. Các bên tham gia phải gặp mặt trực tiếp rồi mới đi đến việc ký hợp đồng.
Nội dung	Bên cạnh những nội dung bắt buộc như trong hợp đồng truyền thống, hợp đồng điện tử có một số điểm khác biệt: – Địa chỉ pháp lý: ngoài địa chỉ pháp lý thông thường (địa chỉ bưu điện) hợp đồng điện tử còn có địa chỉ email, địa chỉ website, địa chỉ xác định nơi, ngày giờ gửi thông điệp dữ liệu. – Các quy định về quyền truy cập, cải chính thông tin điện tử. Ví dụ như việc thu hồi hay hủy một đề nghị giao kết hợp đồng trên mạng Internet. – Các quy định về chữ ký điện tử hay một cách thức khác như mật khẩu, mã số, … để xác định được các thông tin có giá trị về các chủ thể giao kết hợp đồng. – Quy định chi tiết về phương thức thanh toán điện tử. Ví dụ: thanh toán bằng thẻ tín dụng, tiền điện tử, ví điện tử.- Các quy định về điều kiện bảo mật.	Nội dung trong hợp đồng truyền thống cần đầy đủ các nội dung sau: – Đối tượng của hợp đồng. – Số lượng, chất lượng. – Giá, phương thức thanh toán. – Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng. – Quyền, nghĩa vụ của các bên. – Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng. – Phương thức giải quyết tranh chấp
Phạm vi áp dụng	Chỉ áp dụng trong một số lĩnh vực cụ thể mà không áp dụng đối với việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.	Áp dụng rộng rãi trong mọi hoạt động của đời sống kinh tế, xã hội, mọi ngành, mọi lĩnh vực….
Chủ thể	– Bên bán, Bên mua. – Bên thứ ba có liên quan chặt chẽ đến hợp đồng điện tử – là các nhà cung cấp các dịch vụ mạng và các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Họ tham gia với tư cách là các cơ quan hỗ trợ nhằm đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử	Bên bán và Bên mua

Những lưu ý cần quan tâm để tránh rủi ro khi ký kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Để giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra khi ký kết và thực hiện hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:

Các lĩnh vực áp dụng hợp đồng điện tử

Hiện nay có một số lĩnh vực đặc thù, pháp luật không công nhận tính pháp lý của hợp đồng điện tử. Cụ thể:

 – Lĩnh vực có thể sử dụng hợp đồng điện tử: Dân sự, lao động, mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, thương mại,…

 – Lĩnh vực không nên sử dụng hợp đồng điện tử do không được pháp luật công nhận tính pháp lý: Bất động sản, kết hôn – ly hôn, thừa kế, giấy khai sinh, khai tử, hối phiếu, giấy tờ có giá.

Chủ thể ký kết và thực hiện hợp đồng cần đảm bảo các điều kiện theo quy định

Nếu hợp đồng truyền thống thường chỉ có sự tham gia ký kết của hai bên, thì hợp đồng điện tử phải có ít nhất 3 chủ thể tham gia. Đó là bên bán, bên mua và bên trung gian. Để giao kết được hợp đồng điện tử thì các chủ thể phải đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của Bộ luật dân sự 2015:

 – Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

 – Năng lực hành vi dân sự phải phù hợp với hợp đồng được xác lập.

 – Giao kết hoàn toàn dựa trên tinh thần tự nguyện.

Cần lựa chọn đơn vị chứng thư uy tín để đảm bảo tính bảo mật

Vấn đề bảo mật thông tin hợp đồng, thông tin của các bên giao kết hợp đồng cũng là điều mà các doanh nghiệp quan tâm. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thư. Doanh nghiệp cần tìm đơn vị uy tín, có nhiều kinh nghiệm và tiến hành ký kết thỏa thuận bảo mật thông tin với đơn vị đó.

Quản lý và lưu trữ hợp đồng tập trung, bảo mật với phần mềm HappyTime

Là phần mềm quản lý nhân sự được phát triển bởi đội ngũ chuyên gia hàng đầu của Công ty Cổ phần TopCV – đơn vị đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ trong quản trị nhân sự. HappyTime cung cấp giải pháp quản trị trọn vẹn vòng đời của nhân sự tại doanh nghiệp, từ onboard cho đến các thủ tục hành chính, C&B như chấm công, tính lương, đơn từ và hỗ trợ triển khai các hoạt động nhân sự giúp gắn kết và gia tăng trải nghiệm nhân viên.

Bên cạnh đó, chúng tôi cung cấp bộ tính năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và lưu trữ hợp đồng, phụ lục hợp đồng, hợp đồng điện tử. Toàn bộ dữ liệu nhân sự đều được lưu trữ và đảm bảo bảo mật. Doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, tìm kiếm, nắm bắt tình trạng hợp đồng thông qua từ khóa hoặc sử dụng bộ lọc nâng cao. Bên cạnh đó là tính năng hỗ trợ lưu trữ mẫu hợp đồng, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian soạn thảo.

Kết luận

Hy vọng rằng bài viết trên đã cung cấp thêm thông tin cho bạn đọc về hợp đồng điện tử. Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng loại hợp đồng này để tiết kiệm chi phí, thời gian và tăng cường tính bảo mật cho doanh nghiệp.

Nếu cần hỗ trợ hay tư vấn thêm, vui lòng liên hệ…

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.