Phiếu lương đã không còn xa lạ với nhiều người lao động và doanh nghiệp hiện nay. Dựa vào các thông tin trên đó, người lao động có thể biết được thù lao mình sẽ nhận được và hình thức trả lương của doanh nghiệp. Vậy phiếu lương là gì? Vai trò của phiếu lương đối với các doanh nghiệp như thế nào? Làm thế nào để tối ưu phiếu lương bằng Excel?
Mục lục
Phiếu lương là gì?
Có thể nói, phiếu lương là mẫu phiếu thể hiện mức thu nhập theo từng tháng của người lao động. Hay có thể hiểu đơn giản, đây là văn bản tổng hợp thu nhập được kết toán từ bảng chấm công nhằm thông báo, ghi chép chi tiết về số tiền mà người lao động được trả.
Tham khảo thêm:
>> Cập nhật ngay 5 mẫu phiếu xác nhận lương cho doanh nghiệp
Dựa vào phiếu lương, người lao động có thể theo dõi được các khoản thu nhập và chi tiêu hàng tháng, các khoản dành cho BHYT, BHXH, các khoản khấu trừ thuế… Thông thường, phiếu lương sẽ được gửi cho nhân viên theo từng tháng, từng tuần, tùy theo quy định của doanh nghiệp.
Ngoài ra, nó còn được biết đến với một số tên gọi khác như phiếu chi lương, phiếu thanh toán tiền lương. Vậy phiếu lương tiếng Anh là gì? Hiện nay, trong các văn bản tiếng Anh, từ “payslip” được dùng để chỉ phiếu lương.
Lợi ích của việc lập phiếu chi lương là gì?
Trên thực tế, phiếu lương đóng vai trò quan trọng đối với cả người lao động cũng như doanh nghiệp. Cụ thể:
1. Đối với doanh nghiệp
Giúp bộ phận Nhân sự và Kế toán dễ dàng theo dõi
Dựa vào các thông tin trên phiếu lương, bộ phận Nhân sự và Kế toán sẽ dễ dàng theo dõi được quá trình làm việc của nhân viên. Chẳng hạn, các thông tin, ngày công được liệt kê chi tiết, rõ ràng trong bảng lương sẽ giúp Nhân sự đánh giá được số ngày công, nghỉ phép, mức độ chuyên cần và cống hiến của nhân viên.
Góp phần theo dõi và đánh giá năng lực làm việc của nhân viên
Phiếu thu nhập sẽ cho thấy mức độ chuyên cần cũng như tính kỷ luật của nhân viên. Cụ thể, các thông tin đi muộn về sớm, nghỉ phép, vi phạm nội quy đều được ghi lại trong văn bản này. Do đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá được chất lượng lao động để có chính sách điều chỉnh hợp lý hơn.
Kiểm soát tốt hơn quá trình thanh toán lương cho nhân viên
Dựa vào các thông tin được bộ phận quản lý tổng hợp, doanh nghiệp sẽ thực hiện tốt hơn việc chi trả lương cho nhân viên. Cụ thể, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt nguồn tài tính của mình như các khoản chi thanh toán lương, các khoản thuế, đóng BHXH cho nhân viên…
2. Đối với người lao động
Căn cứ theo dõi mức thu nhập của người lao động
Giấy xác nhận lương là bằng chứng rõ ràng cho thu nhập mà người lao động tạo ra. Đây là văn bản kê khai các khoản thu nhập cũng như khấu trừ mỗi tháng. Theo đó, người lao động sẽ theo dõi và phân chia được mức thu nhập cụ thể hơn, ví dụ:
- Các khoản chi dành cho Y tế, sức khỏe
- Chi tiêu ăn uống, đi lại
- Các khoản tiết kiệm
Bằng chứng thể hiện năng lực và trình độ công việc
Với cơ chế hiện nay, mức lương thường được coi như một thước đo phản ánh năng lượng của người lao động. Tức là năng lực càng tốt thì mức lương được hưởng càng cao. Do đó, phiếu lương giúp bạn dễ dàng đàm phán được mức mong muốn với nhà tuyển dụng hơn. Thực tế, tại một số nơi, nhân sự khi đàm phán lương cũng sẽ hỏi mức lương người lao động đã từng nhận được ở công ty cũ.
Bên cạnh đó, đây còn là cơ sở để bạn đánh giá được những lợi ích công việc khi tìm công việc mới. Dựa theo đó, bạn có thể so sánh được mức thu nhập mới và cũ.
Dễ dàng vay tín dụng khi có nhu cầu
Như đã nói ở trên, mức thu nhập và lương thưởng của bạn sẽ được thể hiện rõ trên bảng tính lương. Theo đó, ngân hàng hay các tổ chức tín dụng có thể đánh giá được khả năng chi trả của bạn đối với các khoản nợ. Điều này cũng chứng tỏ được mức độ uy tín của bạn. Do đó, khi có nhu cầu vay vốn, vay tín dụng, bạn sẽ được các ngân hàng hỗ trợ hoàn thành thủ tục nhanh hơn.
Các cách tạo phiếu lương bằng excel phổ biến
Tìm hiểu thêm:
>> Review 3 chức năng chính của phần mềm chấm công tính lương
>> 6 bước xây dựng trả lương 3ps hiệu quả cho nhà quản lý là gì?
>> Nắm bắt thông tin mới nhất về xu hướng quản trị nhân sự thời đại số
Excel là công cụ miễn phí được sử dụng phổ biến khi xử lý các con số với nhiều phép tính. Vậy làm thế nào để tạo phiếu xác nhận lương bằng Excel cho doanh nghiệp?
Kết hợp Word và Excel
B1: Tạo một bảng công trên file Excel và một phiếu lương bằng Word
B2: Chọn menu Tool hoặc Letter and mailing sau đó chọn Select recipients tiếp tục chọn Use an existing list và bấm Browse bên dưới.
B3: Khi hộp thoại Select Data Source xuất hiện, bạn chọn bảng lương Excel đã được tạo ở bước 1.
B4: Hộp thoại Select Tables xuất hiện, bạn muốn nhận dữ liệu vào sheet nào thì chỉ cần chọn sheet đó.
B5: Khi hộp thoại Mail Merge Recipients hiện ra, bạn chọn thông tin cần đưa vào mail gồm tên nhân viên, mã số nhân viên. Bấm chọn Insert Merge Field trên thanh công cụ Mail Merge sau đó chọn Database Fields nhấn Insert từng tên nhân viên để hiển thị thông tin. Thao tác Insert được lặp đi lặp lại cho đến hết số lượng nhân viên mà bạn cần xuất bảng lương.
Bước 6: Xuất ra file Word để in cho nhân viên.
Sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel
B1: Tạo mã danh sách vào một ô đã chọn. Bước này cần đảm bảo danh sách này là bảng dữ liệu duy nhất không trùng lặp.
B2: Xác định các thành phần trong phiếu xác nhận lương như Họ tên nhân viên, chức vụ, số ngày công, lương chính và liên kết chúng với danh sách đã tạo bên ngoài.
B3: Sử dụng hàm tìm kiếm VLOOKUP.
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
Trong đó:
Lookup_value: Giá trị tìm kiếm (bảng danh sách đã tạo ở bước 1)
Table_array: Bảng dò tìm
Col_index_num: Thứ tự cột dạng số cần lấy trong bảng(số này nhỏ hơn số cột của bảng)
Col_index_num: Thứ tự cột dạng số cần lấy trong bảng(số này nhỏ hơn số cột của bảng)
Range_lookup: giá trị tìm kiếm tuyệt đối (0)
Kết luận
Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để trả lời câu hỏi phiếu lương là gì. Việc làm phiếu lương bằng Excel khá phức tạp nên cần nhân viên có trình độ tin học ở mức tương đối cao. Điều này vô hình chung đã gây nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp.
Tuy nhiên, phần mềm chấm công tính lương trực tuyến Happy Time chính là lời giải cho bài toán này. Với các tính năng thông minh, Happy Time hỗ trợ tạo lập phiếu lương chi tiết chỉ với một vài thao tác đơn giản.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
