Giải thích 10+ ký hiệu chấm công trong bảng chấm công

Bảng chấm công thường chứa nhiều ký hiệu viết tắt được sử dụng để xác định chi tiết giờ làm việc của nhân viên, trong đó có hơn 10 ký hiệu chấm công thường gặp trong các loại bảng chấm công thông dụng hiện nay. Hãy cùng HappyTime tìm hiểu nhé!

Ký hiệu chấm công theo bảng chấm công hàng ngày

Đây là bảng chấm công hàng ngày thông dụng, được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay với các ký hiệu chấm công đi kèm.

Dưới đây là diễn giải ý nghĩa cụ thể của từng ký hiệu để bạn có thể nắm rõ:

• Ô: Nhân viên bị ốm hoặc phải nghỉ việc để điều dưỡng vì lý do sức khỏe.
• Cô: Nhân viên phải nghỉ việc để chăm sóc con ốm.
• TS: Nhân viên đang trong thời gian nghỉ thai sản.
• T: Nhân viên bị tai nạn lao động và phải nghỉ làm việc để điều trị.
• CN: Ngày Chủ nhật.
• NL: Ngày nghỉ lễ trong năm.
• NB: Ngày nghỉ bù cho những ngày việc vào dịp lễ.
• 1/2K: Nhân viên nghỉ làm việc trong nửa ngày và không tính lương.
• K: Nhân viên phải nghỉ làm việc nguyên ngày và không tính lương.
• N: Nhân viên đã ngừng làm việc.
• P: Nhân viên xin nghỉ phép.
• 1/2P: Nhân viên xin nghỉ nửa ngày phép.
• NN: Nhân viên chỉ làm việc một nửa ngày và được tính lương tương ứng với thời gian làm việc.

Việc hiểu ký hiệu bảng chấm công là bắt buộc đối với nhân sự phụ trách việc tổng hợp bảng công. Bởi nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi về công lương của người lao động. Sau khi đã hiểu ý nghĩa ký hiệu chấm công, nhân sự laoaj bảng công chỉ cần khai báo các thông tin về nhân sự như họ tên, tỷ lệ lương thưởng là được.

Ký hiệu chấm công theo bảng chấm công làm thêm giờ

Dưới đây là mẫu bảng chấm công làm thêm giờ theo Thông tư 200 kèm các ký hiệu chấm công đi kèm. HappyTime sẽ giúp bạn giải mã rõ hơn về các ký tự này:

• NT: Ký hiệu này đánh dấu cho nhân viên làm thêm giờ vào các ngày và khung giờ làm việc bình thường.
• NN: Ký hiệu này đánh dấu cho nhân viên làm thêm giờ vào các ngày nghỉ thứ bảy và chủ nhật.
• NL: Ký hiệu này đánh dấu cho nhân viên làm thêm giờ vào các ngày lễ, tết.
• Đ: Ký hiệu này đánh dấu cho nhân viên làm thêm giờ vào khung giờ buổi tối.

Lưu ý cách tính công với bảng chấm công này: Nhà quản lý phụ trách nhiệm vụ ghi số giờ làm thêm thực tế kèm các ký hiệu chấm công theo quy định trên vào ngày tương ứng trong bảng (từ cột số 1 đến 31). Vào cuối tháng, người chấm công sẽ phụ trách tổng hợp lại số giờ làm thêm (bao gồm số giờ làm thêm vào ngày bình thường, ngày nghỉ, ngày lễ tết và giờ làm thêm buổi tối).

Xem thêm: Hướng dẫn cách ghi bảng chấm công hàng ngày chính xác nhất

Ký hiệu chấm công theo bảng kết hợp

Bảng chấm công kết hợp sẽ bao gồm cả chấm công hằng ngày và chấm công làm thêm giờ.

Ký hiệu chấm công trong bảng này sẽ được chia thành 3 vùng. Trong đó:

Vùng 1 

Vùng 1 (TG – Trong Giờ) thể hiện phần bảng chấm công hằng ngày theo giờ hành chính. Tại dòng này sẽ có các ký hiệu chấm công thể hiện trạng thái làm việc của nhân viên trong ngày hôm đó. Bao gồm:

• X: Nhân viên chấm công đúng giờ.
• V: Nhân viên vắng mặt, không làm việc.
• M: Nhân viên đi muộn.
• Sm: Nhân viên về sớm.
• KR: Nhân viên chỉ có giờ chấm công vào.
• KV: Nhân viên chỉ có giờ chấm công ra.
• +: Nhân viên làm thêm giờ (tăng ca).

Vùng 2

Vùng 2 (TC – Tăng Ca) thể hiện số phút mà nhân viên tăng ca trong ngày.

Vùng 3

Nội dung vùng này thể hiện dữ liệu chấm công tổng kết của từng nhân viên trong tháng. Phần này thường bao gồm các yếu tố và ký hiệu chấm công sau:

• Công làm: Là tổng số công mà nhân viên làm được trong tháng, bao gồm những ngày làm việc bình thường, không vắng mặt.
• Giờ công: Là tổng số giờ làm trong tháng được chia làm 3 cột theo từng khung giờ làm việc
  • Cột T: Tổng giờ làm. Cột này bao gồm tất cả các giờ mà nhân viên đã làm việc trong tháng, bao gồm giờ làm công ban ngày và ban đêm..
  • Cột N: Số giờ làm ở khung giờ ban ngày (từ 6 sáng đến 22 tối)
  • Cột Đ: Số giờ làm việc ở khung giờ đêm (từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau). 
• Đi muộn: 
  • Lần: Số lần đi muộn trong tháng, bao gồm tất cả các lần nhân viên đến trễ sau giờ quy định của công ty.
  • Số phút: Tổng số phút đi muộn trong tháng.
• Về sớm: 
  • Lần: Số lần về sớm trong tháng, bao gồm tất cả các lần nhân viên rời khỏi công ty trước giờ kết thúc ca làm việc.
  • Số phút: Tổng số phút về sớm trong tháng.
• Tăng ca (phút): Là tổng số phút được tính tăng ca, bao gồm cả tăng ca vào ban ngày và tăng ca ban đêm.
  • T: Tổng số phút tăng ca (cả ngày và đêm) trong tháng.
  • N: Số phút tăng ca vào khung giờ ban ngày.
  • Đ: Số phút tăng ca vào khung giờ ban đêm.

Một số ký hiệu khác

Ngoài những ký hiệu chấm công phổ biến trên thì dưới đây là một số ký hiệu khác cũng có thể được sử dụng trong bảng chấm công của các doanh nghiệp:

• KL: Không lương, dùng để đánh dấu những nhân viên nghỉ việc và không được tính lương.
• H: Ký hiệu cho những nhân viên tham dự hội nghị hoặc học tập theo chỉ định của tổ chức và được tính lương như bình thường.
• LĐ: Là ký hiệu để chỉ những nhân viên thực hiện lao động nghĩa vụ và được tính lương như bình thường.
• L: Ký hiệu nhân viên nghỉ vào các ngày lễ, tết và vẫn được hưởng tỷ lệ lương thưởng toàn bộ.
• CT: Là ký hiệu được áp dụng khi nhân viên được đi công tác.
• ĐT: Được áp dụng khi nhân viên tham gia đào tạo, tập huấn hoặc học tập theo chỉ định của tổ chức và được tính lương như bình thường.
• OT: Ký hiệu áp dụng khi nhân viên làm thêm giờ.
• Dấu x: Được sử dụng để chỉ các ngày đã được sắp xếp và phân công ca làm.
• DC: Ký hiệu khi nhân viên có nhu cầu đổi ca làm và yêu cầu đã được phê duyệt.
• CD: Ký hiệu nếu nhân viên có đơn xin chế độ và yêu cầu đã được phê duyệt.
• VM: Được sử dụng cho nhân viên có đơn xin phép vắng mặt và yêu cầu đã được chấp thuận bởi cấp trên.
• GT: Ký hiệu dùng cho nhân viên có đơn xin giải trình chấm công và yêu cầu đã được chấp thuận bởi cấp trên.
• Ô trống: Chỉ các ngày không có ca làm hoặc là các ngày lễ.

Quy ước chấm công

Các quy ước chấm công có sự khác biệt ở từng công ty. Dưới đây là một số quy ước chấm công mà doanh nghiệp cần xác định rõ để hoàn thiện quy trình quản lý nhân sự cho tổ chức của mình:

Thời gian chấm công

Công ty cần xác định thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc hàng ngày, đồng thời quy định khoảng thời gian chấm công hợp lệ, ví dụ: từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Ngoài ra cần xác định giờ nghỉ trưa và thời gian nghỉ giữa giờ làm việc (nếu có).

Chấm công hàng ngày

Nhân viên tiến hành chấm công bằng cách ghi vào bảng chấm công hoặc thực hiện chấm công trên hệ thống máy/app chấm công. 

Nếu ghi thủ công thì cần ghi rõ giờ bắt đầu và kết thúc làm việc hàng ngày. Đồng thời, người chấm công sẽ chịu trách nhiệm đánh dấu các ký hiệu chấm công tương ứng như Ô (Ốm), Cô (Con ốm), V (Vắng), M (Muộn), v.v..

Chấm công trong các trường hợp đặc biệt

Một số trường hợp đặc biệt cần được xác định quy tắc chấm công, tính lương bao gồm:

• Ngày nghỉ lễ.
• Ngày nghỉ phép.
• Nghỉ ốm.
• Nghỉ thai sản.
• Nghỉ không lương.
• Nghỉ do tai nạn lao động.
• Làm việc từ xa.
• Nghỉ bù lễ tết.
• Và các ngày đặc biệt khác theo quy định công ty.

Quy định đi trễ và về sớm

Doanh nghiệp cần xác định khoảng thời gian được chấp nhận cho phép đi trễ và về sớm trước khi tính là vi phạm cũng như số phút đi trễ và về sớm tối đa cho phép.

Xử lý thời gian làm việc ngoài giờ

Cần quy định về công thức tính toán và mức lương cho thời gian làm việc ngoài giờ (OT hoặc TC). Đồng thời xác định ngưỡng giờ làm thêm và giới hạn số giờ làm thêm trong một khoảng thời gian nhất định.

Xử lý vi phạm và khuyết công

Bao gồm các quy định về xử lý vi phạm chấm công như trễ, về sớm, nghỉ không phép, và các trường hợp vi phạm khác. Kèm theo đó là các biện pháp xử lý và hình thức kỷ luật đối khi xảy ra vi phạm, bao gồm việc trừ lương, đình chỉ công tác, hoặc áp dụng các biện pháp kỷ luật khác theo quy định của công ty hoặc tổ chức.

Quản lý nghỉ phép

Cần xác định quy trình xin và phê duyệt nghỉ phép; số ngày nghỉ phép hàng năm mà nhân viên được hưởng; cách tính toán nghỉ phép theo số năm làm việc và cuối cùng là cách đăng ký nghỉ phép.

Quy tắc về bảo mật thông tin chấm công

Thực hiện phân quyền truy cập thông tin chấm công và hạn chế việc sửa đổi hoặc xóa dữ liệu chấm công nhiều lần. Ngoài ra, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp bảo mật và quản lý thông tin chấm công của nhân viên.

Quy định về báo cáo và xử lý sự chênh lệch

Doanh nghiệp cần xác định quy trình báo cáo, xử lý sự chênh lệch giữa dữ liệu chấm công và dữ liệu tính lương. Biện pháp được đưa ra phải đảm bảo rằng sự chênh lệch được giải quyết và điều chỉnh một cách công bằng, minh bạch.

Xác nhận và duyệt bảng chấm công

Cần quy định thời gian xác nhận và duyệt bảng chấm công hàng tháng hoặc theo chu kỳ nhất định để đảm bảo sự chính xác, đúng thời hạn trong việc duyệt bảng chấm công cho nhân viên.

Xem thêm: Tìm hiểu quy trình chấm công tính lương chuẩn cho nhân viên

Nguyên nhân doanh nghiệp cần nắm rõ các ký hiệu bảng chấm công

Quản lý thời gian làm việc chính xác của nhân sự là cơ sở để tính lương và đánh giá tính chuyên cần của mỗi nhân viên. Việc quản lý này thường được thể hiện cụ thể trong bảng chấm công. Do đó, việc nắm rõ ý nghĩa của các ký hiệu trên bảng chấm công là rất quan trọng. Ngoài ra, mỗi nhân sự cũng cần nắm rõ các ký hiệu này để hiểu được dữ liệu bảng công và bảo vệ quyền lợi của mình khi có sai sót. Dưới đây là những nguyên nhân chính giải thích lý do cần hiểu rõ ký hiệu trên bảng chấm công:

• Tổng hợp và thống kê thời gian làm việc thực tế của mỗi nhân sự: Các ký hiệu chấm công giúp nhà quản lý xác định được thời gian vào làm việc, kết thúc làm việc, vào ca, kết thúc ca, tăng ca. Bên cạnh đó là nắm được thời gian vắng mặt, đi sớm, về muộn của nhân viên. Từ đó có thể tổng hợp được thời gian làm việc thực tế của nhân viên theo từng tháng một cách chính xác.
• Cơ sở tính toán lương, thưởng: Các ký hiệu chấm công giúp người quản lý xác định được thời gian làm việc thực tế của nhân viên. Từ đó tính toán lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ một cách chính xác.
• Đề xuất điều chỉnh khi có sai sót: Khi hiểu ký hiệu bảng công, nhân viên có thể tự theo dõi, trường hợp phát hiện sai sót, nhầm lẫn có thể phản hồi lại với bbooj phận nhân sự để tiến hành điều chỉnh cho chính xác. Nhờ đó tự đảm bảo được quyền lợi của mình.

Một số câu hỏi thường gặp khác về ký hiệu bảng công

AL trong chấm công là gì?

AL hay Annual Leave có nghĩa là nghỉ phép hàng năm. Đây là khoảng thời gian nhân viên được nghỉ có lương theo quy định của pháp luật. 

RO trong bảng chấm công là gì?

RO là viết tắt của “Rest of” hoặc “Remaining of” trong tiếng Anh, có nghĩa là “phần còn lại của”. Trong bảng chấm công, RO thường được sử dụng để chỉ tổng số giờ làm việc của nhân viên sau khi đã trừ đi các ngày nghỉ, ngày phép, hoặc thời gian không làm việc khác. 

UL trong chấm công là gì?

UL hay Unpaid Leave có nghĩa là nghỉ không lương. Nhân viên sẽ không được nhận lương khi nghỉ theo chế độ này.

Xem thêm: 16+ mẫu bảng chấm công chuẩn form và hiệu quả – Phù hợp với mọi doanh nghiệp

Tự động hóa nghiệp vụ chấm công – tính lương với HappyTime

HappyTime là giải pháp quản trị nhân sự được phát triển bởi Công ty Cổ phần TopCV. Giải pháp này cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý trọn vẹn vòng đời của nhân sự tại doanh nghiệp, từ onboarding, quản lý thông tin nhân sự và hợp đồng cho đến các nghiệp vụ C&B như chấm công, tính lương, đơn từ… Với HappyTime doanh nghiệp có thể số hóa mọi thủ tục, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân sự. Đồng thời nâng cao hiệu suất phòng HR, tối ưu thời gian làm bảng công – tính lương.

Những tính năng vượt trội của giải pháp HappyTime gồm:

Chấm công online đa dạng hình thức

• Hỗ trợ chấm công online đa dạng hình thức như Face ID, GPS, Wifi, QR code… nhờ đó giảm thiểu tình trạng gian lận công.
• Kết nối với máy chấm công, tự động lấy dữ liệu từ máy chấm công.
• Tính năng chấm công hộ giúp giải quyết bài toán chấm công ở doanh nghiệp sản xuất có nhiều nhân sự.
• Tổng hợp tất cả dữ liệu chấm công từ các chi nhánh về cùng 1 hệ thống, dễ dàng theo dõi và quản lý hoạt động chấm công của nhân sự.
• Tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, kết hợp với dữ liệu từ tính năng đơn từ, ca làm việc, ngày phép.
• Gửi bảng công để nhân viên xác nhận & phản hồi, giải quyết thắc mắc ngay trên phần mềm.

Phân chia và quản lý ca làm việc khoa học

• Quản lý có thể thực hiện phân chia ca làm việc một cách khoa học, điều chuyển nhân sự giữa các ca dễ dàng.
• Thủ tục đổi ca, xoay ca làm việc tiến hành nhanh chóng, nhận được thông báo tức thì ngay khi có sự thay đổi ca làm việc.
• Tính năng ca mở cho phép quản lý tùy biến thời gian ra vào, nhân sự chủ động đăng ký ca làm việc phù hợp với lịch trình của cá nhân.
• Thiết lập ca làm việc không giới hạn như ca đêm, ca ngày, ca ngày lễ, ca ngày thường, ca theo từng tổ sản xuất… phù hợp với đặc thù của nhiều lĩnh vực doanh nghiệp.
• Theo dõi được tổng hợp ca làm việc theo từng tuần, từng tháng,…. HR dễ dàng tổng hợp thời gian làm việc và tính lương.
• Hỗ trợ sao chép bảng phân ca giữa các tuần giúp tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý.

Số hóa hoạt động đơn từ

• Loại bỏ quy trình đơn từ thủ công rườm rà, nhân viên có thể tạo đơn ngay trên phần mềm, quản lý xét duyệt nhanh chóng.
• Đăng ký đi muộn, về sớm, đề nghị cập nhật công, đăng ký ca làm việc ngay trên phần mềm, không cần làm đơn giấy.
• HR theo dõi tình hình nghỉ phép, nhân sự nghỉ bù nhanh chóng, làm căn cứ để tính lương thưởng cho nhân sự.
• Tự động tổng hợp và cập nhật dữ liệu đơn từ vào dữ liệu chấm công.

Hệ thống báo cáo nhân sự chuyên sâu

Ban lãnh đạo, nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình nhân sự, tính chuyên cần, quỹ phép của doanh nghiệp chóng. Nhờ đó dễ dàng đưa ra các quyết định về nhân sự phù hợp. Hệ thống báo cáo của HappyTime bao gồm:

• Báo cáo thống kê tình hình nhân sự đi sớm, về muộn, nghỉ phép.
• Báo cáo thống kê tình hình nhân sự về trạng thái nhân sự, loại hình nhân sự.
• Thống kê tình hình biến động nhân sự, biến động đơn từ, biến động giờ làm việc dễ dàng so sánh giữa các tháng, các giai đoạn với nhau.
• Báo cáo nhân viên làm thêm giờ, phân tích tình hình làm thêm.

Ngoài những tính năng trên, HappyTime còn cung cấp bộ tính năng hỗ trợ tự động hóa quy trình onboarding một cách chuyên nghiệp. Bên cạnh đó là tính năng quản lý và theo dõi hợp đồng, nâng cao trải nghiệm nhân viên và giữ chân nhân sự nhờ công cụ hỗ trợ triển khia truyền thông nội bộ.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin về các ký hiệu chấm công thường được sử dụng trong các bảng chấm công phổ biến tại nhiều doanh nghiệp hiện nay. Mong rằng những giải thích trên sẽ giúp bạn hiểu rõ ý nghĩa của các ký hiệu này và áp dụng chúng một cách chính xác.

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý chấm công và tính lương tự động cho tổ chức, hãy cân nhắc sử dụng nền tảng quản lý nhân sự HappyTime. Với những tính năng hữu ích như: đa dạng hình thức chấm công thông minh, quản lý đơn từ trực tuyến, tự động tính bảng công – lương theo thời gian thực, hỗ trợ hoạt động truyền thông nội bộ, v.vv… HappyTime sẽ giúp doanh nghiệp tinh gọn quá trình chấm công – tính lương nói riêng, quản trị nhân sự nói chung, từ đó giảm tối đa thời gian, chi phí, nguồn nhân lực cho tổ chức.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.