Gợi ý 6 loại báo cáo nhân sự phổ biến nhất cho bộ phận nhân sự

Để có cái nhìn tổng quan, đánh giá chi tiết và đưa ra các quyết định nhân sự, ban lãnh đạo thường sử dụng đến báo cáo nhân sự. Để có được báo cáo, bộ phận HR sẽ thực hiện vào mỗi tháng, mỗi quý, cuối năm theo nhu cầu quản trị. Bài viết dưới đây HappyTime sẽ gợi ý về 6 loại báo cáo nhân sự phổ biến nhất hiện nay dành cho bộ phận HR.

Báo cáo nhân sự là gì?

Báo cáo nhân sự được hiểu là bản tài liệu, phân tích các dữ liệu và chỉ số liên quan đến toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp. Việc lập báo cáo này nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan cho ban lãnh đạo. Từ đó dễ dàng đưa ra các quyết định, chiến lược nhằm cải thiện hiệu suất làm việc và các quy trình nhân sự.

Nguyên nhân doanh nghiệp cần báo cáo nhân sự

• Cung cấp công cụ giúp bộ phận nhân sự nắm bắt và đánh giá tình hình nhân sự. Từ đó có thể tham mưu, cố vấn cho ban lãnh đạo.
• Phát hiện nhanh các sai sót trong quản lý nhân sự. Đây là công việc quan trọng mà HR cần lưu tâm.
• Giữ chân nhân viên hiệu quả nhờ theo dõi sát sao vòng đời nhân sự tại doanh nghiệp. Thông qua việc xây dựng chính sách lương thưởng, chế độ phúc lợi, môi trường làm việc…
• Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, xác định điểm mạnh, điểm yếu. Từ đó đưa ra các chương trình đào tạo phù hợp cho từng cá nhân. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tránh lãng phí thời gian, chi phí và nhân lực.
• Báo cáo nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp dự đoán, nắm bắt những biến đổi thị trường lao động. Từ  đó đưa ra các phương án ứng phó cần thiết.

Những loại báo cáo nhân sự phổ biến trong doanh nghiệp

Một bản báo cáo nhân sự có những nội dung nào sẽ phụ thuộc vào từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, sẽ có một số nội dung chính cần có, cụ thể:

Báo cáo tổng kết tình hình nhân sự hiện tại

Báo cáo này yêu cầu bộ phận HR cần thống kê tổng quan số liệu về tình hình nhân sự hiện tại.  Từ số liệu này, họ có thể đưa ra phân tích chi tiết và đề xuất ý kiến nếu có. Báo cáo này chia thành 3 mục nội dung chính:

Thống kê số lượng nhân sự hiện tại: bao gồm nhân viên chính thức, nhân viên thử việc, nhân viên part-time, cộng tác viên, nhân sự đã nghỉ việc trong thời gian qua.

Số lượng nhân sự hiện tại

Thống kê số lượng nhân sự hiện tại đang làm chính thức, thử việc, nhân viên part time, nghỉ việc trong thời gian qua.

Công thức tính: Tổng số nhân sự hiện tại = Nhân viên chính thức + thử việc + bán thời gian + cộng tác viên + đã nghỉ.

Cơ cấu nhân sự theo công việc

Việc thống kê này giúp ban lãnh đạo nắm bắt số lượng nhân sự cho từng vị trí, bộ phận, phòng ban. Vị trí nào đang thiếu nhân sự, vị trí nào đang thừa nhân sự, từ đó đưa ra kế hoạch điều chuyển hoặc tuyển dụng cần thiết.

Thống kê tỷ lệ nhân sự nghỉ việc (Turnover rate)

Tỷ lệ này là chỉ số quan trọng trong doanh nghiệp nhằm xác định sức khỏe của doanh nghiệp, bởi nó thể hiện mức độ gắn bó của nhân viên với tổ chức. Trường hợp tỷ lệ này cao, doanh nghiệp cần xem xét và phát hiện vấn đề, từ đó đưa ra phương án, giải pháp giải quyết kịp thời.

Công thức tính: Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc = Số lượng nhân viên nghỉ việc / Số lượng nhân viên trung bình trong năm hiện tại.

<<< Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo biểu mẫu theo dõi nghỉ phép năm (Kèm link tải 3 mẫu) >>>

Báo cáo thống kê tình hình đào tạo nhân sự tại doanh nghiệp

Báo cáo này nhằm thống kê chi phí đào tạo, kết quả đào tạo. Từ đó ban lãnh đạo nắm bắt nhanh chóng tình hình đào tạo nhân sự tại doanh nghiệp. Hai nội dung chính cần có trong báo cáo này là:

Chi phí đào tạo

Thống kê và phân tích các khoản chi phí như tiền thuê chuyên gia, tiền thuê người hướng dẫn, chi phí dành cho cơ sở vật chất – kỹ thuật, chi phí giáo trình…

Kết quả đào tạo

Thống kê và phân tích kết quả đào tạo theo từng chỉ số đánh giá. Nhờ đó nắm bắt được chất lượng, trình độ nhân sự sau đào tạo đã thay đổi như thế nào. Các chỉ số có thể liệt kê đến đó là:

• Tỷ lệ nhân viên tham gia đào tạo.
• Tỷ lệ nhân viên đạt yêu cầu đào tạo.
• Mức độ hài lòng của nhân viên về chương trình đào tạo.

Báo cáo hiệu quả tuyển dụng

Đây là tài liệu giúp ban lãnh đạo, bộ phận quản lý nắm bắt nhanh chóng về tình hình và quy trình tuyển dụng hiện tại trong doanh nghiệp. Báo cáo này thường được trình bày theo dạng bảng biểu trực quan giúp người đọc dễ dàng theo dõi. Thông qua báo cáo này, ban lãnh đạo dễ dàng đưa ra các phương hướng nhằm nâng cao hiệu quả tuyển dụng.

Nội dung chính của báo cáo tuyển dụng

• Thống kê tổng số hồ sơ ứng tuyển (CV) theo từng vị trí công việc, từng kênh tuyển dụng. Chỉ số này cho biết liệu chiến dịch tuyển dụng hiện tại có đang hiệu quả và thu hút được ứng viên hay không, kênh tuyển dụng nào là hiệu quả.
• Thống kê, phân tích tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu trên tổng số CV nhận được. Từ thống kê này, nhân sự tuyển dụng có thể đánh giá được nguồn ứng viên có chất lượng hay không, nguồn ứng viên chất lượng đến từ kênh nào. Từ đó điều chỉnh chi phí cho từng kênh và có phương án phù hợp để nâng cao tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu.
• Thống kê chi phí tuyển dụng: Đây là chỉ số được ban lãnh đạo rất quan tâm. Với chỉ số này, có thể nắm bắt được tổng chi phí cho hoạt động tuyển dụng là bao nhiêu. Nhờ đó phân bổ chi phí hợp lý cho những chiến dịch sau.
• Thống kê tỷ lệ chuyển đổi ứng viên theo từng giai đoạn tuyển dụng. Số liệu này cung cấp cái nhìn về hiệu quả chuyển đổi của quá trình tuyển dụng, từ đó doanh nghiệp nhận biết được những điểm cần cải thiện trong các bước tuyển dụng.

Báo cáo chi phí, thu nhập nhân sự

Báo cáo này nhằm mục đích giúp doanh nghiệp nắm bắt được chi phí dành cho lương thưởng nhân sự là bao nhiêu. Từ đó xác định chi phí này đang chiếm bao nhiêu % trong ngân sách.

Thông qua bộ phận kế toán, bộ phận HR sẽ tổng hợp dữ liệu lương thưởng của doanh nghiệp. Sau đó phân tích tỷ lệ lương nhân sự nhận được so với mặt bằng chung,  tỷ lệ nhân viên được tăng lương chiếm bao nhiêu %. Thông qua báo cáo này, nhà quản trị cũng nhanh chóng nhận biết được liệu mức lương thưởng công ty đang trả cho nhân sự đã phù hợp với thị trường hay chưa. Từ đó đưa ra hoạch định tài chính, phân bổ ngân sách lương thưởng cho phù hợp.

Báo cáo này cần bao gồm những nội dung chính sau:

• Thống kê lương cơ bản.
• Tình hình tăng ca gồm: Số giờ tăng ca, tiền lương tăng ca.
• Các khoản thưởng cho nhân sự.
• Tiền lương kèm theo số ngày nghỉ có lương.
• Các khoản khấu trừ theo quy đinh trong bảng lương.

Báo cáo về chấp hành nội quy doanh nghiệp

Báo cáo này cung cấp các chỉ số giúp đánh giá thực trạng chấp hành nội quy công ty của nhân viên. Bên cạnh đó, đánh giá hiệu quả của những nội quy này, xác định những bất cập và đưa ra phương án điều chỉnh, cải thiện phù hợp.

Những nội dung cần có trong báo cáo này gồm:

• Tỷ lệ nhân sự vi phạm nội quy theo từng bộ phận, phòng ban, theo từng mức độ vi phạm đã quy định.
• Tần suất vi phạm của nhân viên.
• Số lượng và tỷ lệ nhân viên nghỉ làm với lý do cá nhân.

<<< Xem thêm: Tổng hợp 11 quy định chấm công và quản lý chấm công – tính lương cho nhân viên >>>

Báo cáo biến động nhân sự

Đây là báo cáo giúp theo dõi, nắm bắt tình hình thay đổi số lượng nhân sự trong doanh nghiệp với khoảng thời gian cụ thể. Thông qua đó, bộ phận nhân sự có thể tham mưu, đề xuất ban lãnh đạo việc bổ sung, điều chỉnh hay cắt giảm nhân sự ở từng phòng ban, bộ phận.

Báo cáo biến động nhân sự gồm 3 loại sau:

• Theo thời gian làm việc: Theo đó, bộ phận nhân sự cần thống kê biến động nhân sự diễn ra mạnh nhất vào khoảng thời gian nào.
• Theo thâm niên làm việc: Bộ phận nhân sự có thể thống kê thâm niên theo các mốc như dưới 1 tháng, dưới 3 tháng, dưới 6 tháng, dưới 1 năm, dưới 2 năm, dưới 3 năm, dưới 5 năm… Trường hợp nhân sự có thâm niên cao, giàu kinh nghiệm có tỷ lệ biến động lớn, ban lãnh đạo cần phát hiện nguyên nhân và đưa ra giải pháp kịp thời.
• Theo vị trí công tác: Số liệu này giúp các quản lý, trưởng bộ phận nắm bắt tình hình thừa – thiếu nhân sự tại bộ phận của mình.

Báo cáo chấm công nhân sự

Chấm công là việc theo dõi số giờ làm việc cụ thể của mỗi nhân viên, thời gian đi muộn, về sớm là bao nhiêu. Đây cũng là cơ sở để tính lương, thưởng cho mỗi nhân sự. Căn cứ vào báo cáo này, bộ phận nhân sự sẽ quản lý chặt chẽ thời gian làm việc của nhân viên. Đồng thời có những phương án nhắc nhở, kỷ luật kịp thời đối với những nhân viên vi phạm chính sách đi sớm, về muộn của doanh nghiệp.

Nắm bắt tình hình nhân sự nhanh chóng, chính xác với tính năng báo cáo của phần mềm nhân sự HappyTime

Việc lập báo cáo nhân sự bằng excel chỉ phù hợp với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, số lượng nhân sự ít và không thường xuyên biến động. Đối với những doanh nghiệp vừa và lớn, số lượng nhân sự đông, việc lập báo cáo bằng Excel khiến bộ phận HR gặp rất nhiều thời gian. Bởi với khối lượng lớn dữ liệu, lưu trữ rải rác tại nhiều file khác nhau, việc tổng hợp tốn rất nhiều công sức và dễ xảy ra sai sót.

Giải pháp được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn triển khai hiện nay là sử dụng phần mềm nhân sự. Trong số các giải pháp trên thị trường, HappyTime là giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp Việt. Phần mềm có thể linh hoạt tùy biến trong mở rộng quy mô và mọi doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực đều có thể triển khai.

Bên cạnh đó, HappyTime cung cấp hệ thống báo cáo nhân sự trực quan và đa dạng. Đặc biệt, báo cáo được trích xuất vô cùng nhanh chóng, dưới dạng biểu đồ vô cùng trực quan. Từ báo cáo thống kê tình hình nhân sự, báo cáo thống kê tình hình chấm công, số lượng đơn từ cho đến báo cáo thống kê biến động nhân sự… Trong cùng hệ sinh thái, doanh nghiệp có thể triên khai tích hợp thêm giải pháp SHiring – Giải pháp quản trị tuyển dụng hiệu suất cao tích hợp AI. Đây là giải pháp giúp tự động hóa và nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng, tự động trích xuất sàng lọc CV ứng viên, đề xuất ứng viên phù hợp nhờ tích hợp công nghệ AI cho đến hệ thống báo cáo tuyển dụng đa dạng.

Kết luận

Hy vọng với bài viết này của HappyTime, các HR có thể tham khảo và sử dụng các mẫu báo cáo nhân sự thông dụng nhất hiện nay. Nếu doanh nghiệp muốn tự động hóa quy trình nhân sự, lập báo cáo tự động nhanh chóng và chính xác, có thể tham khảo ngay phần mềm HappyTime.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.