Hồ sơ nhân sự là gì? Giải pháp lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự an toàn

Lưu trữ hồ sơ nhân sự là một trong những hoạt động quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng cần phải lưu ý. Vậy hồ sơ nhân sự là gì? Bao gồm những gì? Làm thế nào để lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự khoa học và hiệu quả? Hãy cùng HappyTime tìm hiểu cụ thể hơn vấn đề này trong bài viết chi tiết dưới đây nhé.

Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là một bộ tài liệu riêng được sử dụng để lưu trữ những thông tin liên quan đến sơ yếu lý lịch, hợp đồng, giấy khám sức khỏe, chế độ lương thưởng hoặc bất kỳ thông tin gì liên quan đến nhân sự. Bộ hồ sơ này sẽ bao gồm toàn bộ quá trình làm việc cũng như thông tin cá nhân của nhân viên được lưu trữ. Tài liệu này sẽ được người lao động nộp lại và lưu giữ tại doanh nghiệp trong suốt mong đời làm việc của họ tại doanh nghiệp. Đây cũng là tài liệu quan trọng, là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá, đào tạo, thưởng phạt, quản lý chế độ phúc lợi… của nhân sự.

Bộ phận nhân sự sẽ căn cứ vào những thông tin này để có thể sắp xếp vị trí làm việc phù hợp, đưa ra những cơ sở về lương thưởng cho nhân viên đó. Vì tính chất và vai trò quan trọng nên những thông tin ở trong hồ sơ nhân sự cần phải được cập nhật và đảm bảo tính chính xác. Phải có công chứng và xác nhận của chính quyền địa phương trước khi thực hiện nộp cho doanh nghiệp lưu trữ.

Lý do doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ nhân sự

Dưới đây là những lý do doanh nghiệp cần quan tâm đến việc lưu trữ hồ sơ nhân sự:

Thứ nhất, là cơ sở giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả trong khi tiết kiệm được thời gian và chi phí. Việc quản lý hồ sơ một cách hệ thống và có khoa học sẽ tạo điều kiện thuận tiện khi cần tìm kiếm hay tra cứu thông tin về nhân viên. Nhờ đó tiết kiệm thời gian và chi phí. Đồng thời hạn chế được tình trạng thất lạc hồ sơ nhân viên.

Thứ hai, việc lưu trữ sẽ giúp bảo vệ quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động. Thông thường, người lao động sẽ được yêu cầu nộp một bộ hồ sơ trước khi bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp. Đây là tài liệu cơ sở cho quá trình thanh tra, điều tra việc chấp hành luật lao động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thông qua hồ sơ, mối quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và nhân viên sẽ được xác nhận. Và trở thành căn cứ hợp pháp được sử dụng khi hai bên xảy ra tranh chấp, kiện tụng.

Thứ ba và cũng là quan trọng nhất. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là bắt buộc theo quy định pháp luật. Bộ phận hành chính nhân sự là phòng ban có trách nhiệm thực hiện việc này.

Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Quá trình lưu trữ hồ sơ nhân sự thường sẽ được phân loại theo từng cấp bậc hoặc vị trí của nhân viên. Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp thì cách thức lưu trữ sẽ khác nhau, tuy vậy sẽ bao gồm 3 loại hồ sơ nhân sự chính như sau:

Hồ sơ của nhân viên thử việc

Đối với nhân viên thử việc, trong hồ sơ lưu trữ sẽ thường có những loại giấy tờ sau:

• Sơ yếu lý lịch của người lao động có xác nhận của chính quyền địa phương theo hộ khẩu thường trú.
• Đơn xin việc, có thể sử dụng Bản viết tay hoặc viết máy tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp.
• CV xin việc tùy thuộc vào yêu cầu.
• Căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân photo và công chứng.
• Các loại giấy tờ và bằng cấp được photo và công chứng.
• Hợp đồng thử việc được ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động.

Đối gửi người lao động là người nước ngoài thì cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn thời hạn, giấy phép chứng nhận là lao động hợp pháp tại Việt Nam. Trong trường hợp người lao động từ 15 đến 18 tuổi, người sử dụng lao động phải đảm bảo rằng quá trình ký kết hợp đồng có sự đồng ý của người lao động và được thực thi dưới dạng văn bản.

>>> Tìm hiểu thêm: TOP 16+ phần mềm nhân sự HRM tốt nhất dành cho mọi doanh nghiệp <<<

Hồ sơ của người lao động chính thức

Quá trình thử việc và trở thành nhân viên chính thức thì người lao động sẽ phải bổ sung thêm một số loại giấy tờ khác trong hồ sơ nhân sự của mình. Thường sẽ cần bổ sung những loại giấy tờ sau:

• Hợp đồng lao động chính thức được ký kết giữa người sử dụng lao động và người lao động. Thông thường bản hợp đồng này sẽ được doanh nghiệp soạn thảo và có đầy đủ trực ký của các bên liên quan.

• Bản kê khai các khoản mà doanh nghiệp sẽ thực hiện đóng bảo hiểm cho người lao động. Bao gồm cả mức đóng sẽ dựa trên tiền lương hàng tháng mà người lao động được hưởng.

• Các bản phụ lục liên quan đến hợp đồng lao động chính thức nếu có.

• Những quyết định nội bộ có liên quan đến quá trình làm việc của người lao động tại doanh nghiệp. Ví dụ như quyết định thăng chức, quyết định tăng lương,…

• Những giấy tờ phát sinh khác có liên quan đến người lao động và người sử dụng lao động, sự đồng ý và ký kết đầy đủ của các bên liên quan.

Hồ sơ nhân sự người lao động dưới 15 tuổi

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng người lao động dưới 15 tuổi. Lúc này hồ sơ nhân sự sẽ cần phải đảm bảo có những giấy tờ khác như sau:

• Chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc căn cước công dân có photo công chứng người đại diện theo pháp luật của người lao động đó.
• Có văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật thực hiện đứng ra ký kết hợp đồng giữa người sử dụng lao động và người lao động dưới 15 tuổi.
• Giấy chứng minh/chứng nhận điều kiện sức khỏe.

>>> Tìm hiểu thêm: 7 lợi ích không thể bỏ qua khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự <<<

Hồ sơ nhân sự liên quan đến thuế và kế toán

Bên cạnh những loại hồ sơ trên thì trong doanh nghiệp sẽ có liên quan đến nghĩa vụ đóng thuế của người lao động. Bộ hồ sơ này sẽ thực hiện lưu trữ những vấn đề về thuế và cung cấp đầy đủ, chi tiết những giấy tờ kế toán khác. Ví dụ như sẽ bao gồm:

• Các giấy tờ liên quan đến quyết định về tiền lương, quy chế về chế độ lương, thử và phúc lợi tại doanh nghiệp.
• Giấy tờ chứng nhận thanh toán tiền lương, bảng lương, bảng lưu trữ tổng hợp theo từng chu kỳ. Bảng lưu trữ tổng hợp thường sẽ dùng thông tin về nguồn thu nhập, các khoản thuế đã nộp của người lao động cũng như của doanh nghiệp.
• Lưu trữ các thẻ lương đã có xác nhận chữ ký đầy đủ của người lao động.
• Những loại giấy tờ hoặc biên lai khấu trừ thuế đối với nhân sự không ký hợp đồng hoặc các nhân sự đã nghỉ việc giữa chừng.
• Các từ kê khai về giảm trừ gia cảnh cho nhân viên đã được xác nhận bởi cơ quan thuế.

Phương pháp quản lý – lưu trữ hồ sơ nhân sự an toàn

Bên cạnh nắm rõ về những loại hồ sơ nhân sự có trong doanh nghiệp thì người quản lý cũng cần phải biết về những quy định liên quan đến quá trình lưu trữ hồ sơ. Dưới đây sẽ là một số quy định và nguyên tắc mà bạn cần lưu ý khi thực hiện lưu trữ hồ sơ như sau:

Quy định chung về lưu trữ hồ sơ

Hiện tại các doanh nghiệp đang áp dụng hai cách lưu trữ hồ sơ chính là lưu giữ bằng bản cứng tại văn phòng và nêu trên các hệ thống phần mềm. Với bất kỳ hình thức lưu trữ nào doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo tuân thủ những quy định như sau:

Theo quy định tại Thông tư số 10/2022/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, thời gian lưu trữ tài liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động là từ 05 năm đến vĩnh viễn tùy thuộc vào từng loại tài liệu. Cụ thể:

• Hồ sơ về việc tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển, luân chuyển, chuyển đổi vị trí việc làm, biệt phái, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức, người lao động: Thời hạn 20 năm

• Hồ sơ về việc cho thôi việc, chuyển công tác của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động: Thời hạn 20 năm

• Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của cơ quan: Thời hạn 20 năm

• Hồ sơ gốc của người lao động: Thời hạn 70 năm.

• Hồ sơ các vụ tai nạn lao động: Đối với vụ tai nạn nghiêm trọng sẽ được lưu trữ vĩnh viễn. Vụ tai nạn không nghiêm trọng có thời hạn là 20 năm

• Công văn trao đổi về công tác lao động: Thời hạn 05 năm.

>>> Tìm hiểu thêm: Gợi ý 6 loại báo cáo nhân sự phổ biến nhất cho bộ phận nhân sự <<<

Giải pháp quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự phổ biến

Để lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học và an toàn hơn, bạn có thể áp dụng hướng dẫn sau đây:

Phân loại hồ sơ trước lưu trữ

Trước khi thực hiện lưu trữ, bạn nên phân loại hồ sơ nhân sự theo phương thức hoặc các tiêu chí phù hợp với mục đích lưu trữ của doanh nghiệp. Ví dụ như một số cách phân loại sau:

• Phân loại theo loại hồ sơ: Ví dụ lưu trữ theo Hồ sơ lý lịch, hồ sơ công tác, hồ sơ bảo hiểm, hợp đồng lao động,… Từ hệ thống này bạn sẽ bắt đầu phân cấp lưu trữ nhỏ hơn theo phòng ban, chức vụ, giới tính, thâm niên làm việc,…
• Phân loại theo từng nhân sự: Với cách thức này, bạn sẽ phân chia nhân sự theo bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Sau đó, với mỗi nhân sự sẽ có một bộ hồ sơ riêng bao gồm đầy đủ các loại giấy tờ liên quan.
• Một số cách phân loại khác: Ví dụ như phân theo thời gian làm việc, ký kết hợp đồng với doanh nghiệp, phân loại theo vùng miền, khu vực,…

Lập danh mục hồ sơ nhân sự

Danh mục hồ sơ là bảng liệt kê tất cả các hồ sơ theo trình tự rõ ràng, giúp người dung nhanh chóng tìm được hồ sơ mình cần. Thông thường, bộ phận nhân sự sẽ sử dụng các file Excel để tạo danh mục hồ sơ chính xác và chi tiết.

Doanh nghiệp cần chú ý việc lập danh mục hồ sơ cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính thông tin mới nhất. Trước khi thực hiện cập nhật, hãy nhớ sao lưu danh mục hiện tại để có thể tham khảo lại khi cần, nhất là khi bổ sung hồ sơ mới.

Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự

Sau khi đã phân loại và có danh mục, bạn cần chọn nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự phù hợp. Hiện nay có hai cách lưu trữ hồ sơ nhân sự phổ biến:

• Lưu trữ thủ công với những bản cứng trực tiếp tại doanh nghiệp hoặc trong kho lưu trữ
• Thực hiện lưu trữ hồ sơ nhờ công nghệ thông qua các phần mềm hỗ trợ quản lý và lưu trữ hồ sơ.

Đối với lưu trữ hồ sơ theo các thủ công

Đối với các bản hồ sơ là văn bản, giấy tờ gốc, doanh nghiệp cần có kho lưu trữ riêng. Kho lưu trữ này phải đảm bảo đáp ứng được sự khô ráo, thoáng mát, thường xuyên thực hiện các biện pháp để phòng tránh ẩm mốc, mối mọt, tránh hư hỏng hồ sơ và tài liệu được lưu trữ. Doanh nghiệp có thể sử dụng các hình thức lưu trữ thủ công sau:

Lưu trữ bằng tủ hồ sơ nhiều ngăn 

Đây là cách lưu trữ được nhiều doanh nghiệp lớn, có quy mô nhân sự đông sử dụng. Dạng tủ này có ưu điểm là khá gọn gàng, sức chứa hồ sơ lớn và có thể dùng để trang trí không gian văn phòng làm việc.

Tủ hồ sơ nhiều ngăn rất hữu ích trong việc lưu trữ và bảo quản số lượng lớn hồ sơ, đa dạng các loại giấy tờ với các kích thước khác nhau. Doanh nghiệp có thể phân loại hồ sơ dựa trên các tiêu chí như phòng ban, chức vụ… để lưu trữ ở các ngăn riêng biệt. Để tiện cho quá trình tìm kiếm, bên ngoài mỗi ngăn nên dán giấy ghi tên các loại tài liệu được lưu trữ ở ngăn đó.

Sử dụng tủ hồ sơ 2 ngăn để lưu trữ

Loại tủ này được được các doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít nhân sự sử dụng và nhu cầu lưu trữ giấy tờ ít. Với loại tủ này, thường các đơn vị sẽ tận dụng ngăn trên cho các hồ sơ đang sử dụng và ngăn dưới cho hồ sơ không sử dụng thường xuyên. 

Lưu trữ hồ sơ trong thùng có nắp đậy 

Với những loại hồ sơ, tài liệu lâu năm, ít sử dụng có thể dùng đến loại thùng lưu trữ này. Nhờ có nắp đậy nên tài liệu sẽ được bảo quản tốt, hạn chế hư hỏng do mối mọt. Nhược điểm lớn nhất của cách lưu trữ này là khi cần tìm kiếm sẽ tốn nhiều thời gian.

Sử dụng bìa đựng hồ sơ

Bìa đựng hồ sơ là phương pháp lưu trữ thích hợp dành cho việc lưu trữ hồ sơ cá nhân của nhân viên. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại bìa đựng như bìa còng, bìa thư A4, kẹp giấy…

Lưu trữ hồ sơ nhân sự online thông qua phần mềm

Với phương thức lưu trữ hồ sơ nhân sự online, các thao tác lưu trữ thủ công hàng ngày sẽ được lược bỏ. Hồ sơ sẽ được lưu trữ tập trung, khoa học và thuận tiện khi tìm kiếm. Đồng thời khắc phục những nhược điểm của phương thức lưu trữ hồ sơ thủ công như:

• Dễ thất lạc tài liệu, hồ sơ do số lượng nhân viên đông kèm khối lượng giấy tờ lớn.
• Tốn thời gian khi cần tìm kiếm, tra cứu thông tin nhân viên.
• Bộ phận nhân sự thường xuyên quên thời gian gia hạn, tái ký hợp đồng do khó khăn khi kiểm tra dữ liệu.
• Quy trình cập nhật hồ sơ thủ công, không cập nhật được tức thời.

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự 4.0 HappyTime

HappyTime là giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, được phát triển với các bộ tính năng hỗ trợ doanh nghiệp quản trị nhân sự hiệu quả. Trong đó, có tính năng lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự. Với HappyTime, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ tinh gọn và khoa học. Nhờ đó tối ưu thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân sự HR.

Với HappyTime, doanh nghiệp có thể:

• Tiết kiệm chi phí mua sắm các tủ hồ sơ, lưu trữ online tập trung mọi tài liệu về nhân sự trên một hệ thống.
• Phân loại hồ sơ với các trường thông tin đa dạng được thiết lập sẵn như thông tin cá nhân, quá trình làm việc… Tìm kiếm và tra cứu hồ sơ dễ dàng thông qua các từ khóa và bộ lọc nâng cao.
• Nhanh chóng bổ sung, cập nhật thông tin, hồ sơ nhân sự.
• Quản lý trọn vẹn vòng đời nhân viên hiệu quả, từ khi bắt đầu onboarding đến khi nghỉ việc.
• Hệ thống báo cáo nhân sự trực quan, hỗ trợ đánh giá năng lực và chuyên cần của từng nhân viên.
• Liên kết với các tính năng khác như chấm công, tính lương, onboarding… giúp doanh nghiệp quản lý mọi nghiệp vụ trên một phần mềm duy nhất.

Ngoài ra, HappyTime cũng giúp nhân viên có thể thực hiện khởi tạo các đơn từ, nhận thông tin phê duyệt phản hồi và lưu trữ những đơn từ đó trực tuyến ngay trên hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu được nhiều thời gian hơn cho quá trình thực hiện các thủ tục hành chính và lưu trữ giấy tờ liên quan.

Bạn muốn số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự và quản lý nhân sự hiệu quả hơn? Tìm hiểu ngay về giải pháp HappyTime tại đây.

Kết luận

Hy vọng bạn hiểu hơn về hồ sơ nhân sự là gì và những vấn đề xung quanh quá trình lưu trữ thông tin hồ sơ liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập và trải nghiệm miễn phí HappyTime từ hôm nay để lựa chọn được giải pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự tối ưu cho doanh nghiệp của mình.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.