Viết đơn xin nghỉ phép là việc mà ai trong chúng ta cũng đã từng làm qua. Thế nhưng khi nào thì cần viết đơn xin nghỉ phép và đâu là cách viết đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn? Ngay bây giờ, mời bạn cùng HappyTime tìm hiểu ngay nhé!
Mục lục
Đơn xin nghỉ phép là gì?
Đơn xin nghỉ phép, giấy xin nghỉ phép (tiếng Anh là Leave of absence letter), là văn bản bạn dùng để xin cấp trên tạm dừng công việc trong một thời gian cụ thể. Thông qua đơn xin nghỉ phép, bộ phận nhân sự, người sử dụng lao động cũng có thể theo dõi những ngày nghỉ, vắng mặt của bạn tại môi trường làm việc và sắp xếp người làm thay thế.
Một đơn xin nghỉ phép hoàn chỉnh cần có nhiều thông tin khác nhau. Tuy nhiên, đơn xin nghỉ phép chuẩn cần chứa các thông tin chung, bao gồm lời chào, tên tiêu đề đơn, lý do xin nghỉ phép, số ngày nghỉ, thông tin liên lạc và chữ ký. Trong đó, lý do xin nghỉ là phần thông tin quan trọng, được hầu hết cấp trên quan tâm để xét duyệt đơn xin nghỉ phép của bạn.
>>> Xem thêm: 3 Bước Của Quy Trình Xin Nghỉ Phép Tiêu Chuẩn Cho Doanh Nghiệp
Quy định về thời gian nghỉ phép
Dưới đây là một số quy định về thời gian nghỉ phép cho một số đối tượng cụ thể mà bạn cần nắm:
Đối với người lao động
Theo quy định tại khoản 1 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ), người lao động được nghỉ:
- 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường;
- 14 ngày làm việc đối với người lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;
- 16 ngày làm việc đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
- Đồng thời, Điều 114 Bộ luật này còn quy định cứ đủ 05 năm làm việc thì số ngày nghỉ hằng năm của NLĐ sẽ được tăng thêm tương ứng 01 ngày. Đối với người lao động chưa làm việc đủ 12 tháng thì làm việc được bao nhiêu tháng sẽ có tương ứng bấy nhiêu ngày nghỉ phép năm.
Đối với công chức
Điều 13 Luật Cán bộ, công chức năm 2008 quy định cán bộ, công chức được nghỉ hàng năm, nghỉ lễ, nghỉ để giải quyết việc riêng theo quy định của pháp luật về lao động.
Đối với giáo viên
Tương tự như đối với cán bộ, công chức, người lao động khác, giáo viên cũng được nghỉ các ngày lễ, tết. Tuy nhiên, thời gian nghỉ hằng năm của giáo viên còn có thêm nghỉ học kỳ và 02 tháng nghỉ hè (bao gồm cả ngày nghỉ hằng năm).
Đối với học sinh phổ thông
Được phép nghỉ học không quá 45 buổi trong một năm học (tính theo kế hoạch giáo dục 01 buổi/ngày được quy định trong Chương trình giáo dục phổ thông, bao gồm nghỉ học có phép và không phép, nghỉ học liên tục hoặc không liên tục).
Khi nào cần viết đơn xin nghỉ phép?
Bạn cần viết đơn xin nghỉ phép khi bạn cần được xin nghỉ với những lý do chính đáng của bản thân, gia đình. Hiện tại, thị trường lao động phổ biến với 2 loại đơn xin nghỉ phép chính là đơn xin nghỉ phép có lương và đơn xin nghỉ phép không lương. Bạn có thể viết, gửi tới quản lý của mình hoặc bộ phận nhân sự qua văn bản trực tiếp hoặc qua email. Trong đó:
- Đơn xin nghỉ phép năm: Nghỉ phép năm là kỳ nghỉ phép dài của người lao động, trong đó, người lao động tích lũy số ngày nghỉ trong cả năm và xin phép nghỉ dài ngày trong một khoảng thời gian. Theo quy định của luật lao động, những người lao động ở điều kiện thông thường sẽ có tối đa 12 ngày nghỉ phép/năm.
- Đơn xin nghỉ phép không lương: Nếu đã sử dụng hết số ngày nghỉ phép trong năm nhưng vẫn có việc cá nhân không thể đến làm việc, bạn có thể viết giấy xin nghỉ phép không lương và nộp lên cấp trên chờ phê duyệt.
Cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn
Tiếp đến là phần nội dung chính mà cần quan tâm, đó là cách viết đơn xin nghỉ phép ở công ty một cách đúng chuẩn nhất. Một đơn xin nghỉ phép có thể khác nhau về hình thức giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhưng về cơ bản sẽ có 3 phần nội dung chính sau:
Phần mở đầu
Đối với phần mở đầu, bạn sẽ đảm bảo đơn xin nghỉ phép có đầy đủ các mục sau:
- Quốc ngữ, tiêu ngữ: Chính là dòng Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam, Độc Lập Tự Do Hạnh Phúc.
- Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép.
- Ngày tháng năm làm đơn xin nghỉ phép.
- Kính gửi: Tại đây bạn có thể điền các thông tin như Ban Giám Đốc, Ban Lãnh Đạo, các phòng ban liên quan như phòng hành chính nhân sự, phòng ban bạn đang làm việc (Marketing, Pháp chế, Bộ phận kỹ thuật,…)
- Thông tin cá nhân: Bao gồm họ tên, mã số nhân viên (nếu có), chức danh, vị trí hiện tại đang đảm nhiệm, phòng ban làm việc.
Phần nội dung
Đây chính là phần quan trọng nhất của đơn xin nghỉ phép. Ở phần nội dung, bạn cần điều đầy đủ các thông tin cần thiết như:
- Phần mào đầu: Ví dụ như Tôi làm đơn này để xin được nghỉ phép trong …ngày…
- Lý do xin nghỉ phép là gì: Thông thường sẽ có nhiều lý do như bị ốm, có việc gia đình, nghỉ phép năm,…
Bạn có thể tham khảo bài viết Top 10 lý do xin nghỉ phép thuyết phục nhất trên blog HappyTime để có thêm các gợi ý hữu ích nhất.
- Thời gian nghỉ phép: Bạn cần điền thông tin về thời gian bạn muốn nghỉ phép, nghỉ từ ngày nào đến ngày nào, tổng thời gian nghỉ là bao nhiêu ngày.
- Kế hoạch bàn giao công việc trong thời gian nghỉ phép: Phần này sẽ bao gồm bạn sẽ bàn giao công việc như thế nào, ai là người nhận và phụ trách công việc của bạn trong thời gian bạn nghỉ phép.
- Số điện thoại chính để liên hệ khi có sự cố khẩn cấp với bạn. Bạn cũng nên đính kèm thêm số dự phòng và các phương thức liên hệ khác như mạng xã hội,…
- Cam kết về chất lượng công việc trong thời gian nghỉ phép. Bạn cần đảm bảo đã hoàn thành công việc trước nghỉ phép và sẽ đảm nhận công việc một cách nhanh chóng sau thời gian nghỉ phép, để không làm gián đoạn công việc chung của tổ chức.
Phần kết
Phần kết của đơn xin nghỉ phép, hãy gửi lời cảm ơn và mong muốn của bạn, ví dụ như “Rất mong Ban Giám Đốc/Ban Lãnh Đạo/Phụ trách phòng ban xem xét và chấp thuận. Tôi xin chân thành cảm ơn!”
Ngoài ra, bạn đừng quên mục chữ ký của các phòng ban và các nhân sự có liên quan.
Ngoài ra, hiện nay có rất nhiều phần mềm, nền tảng về nhân sự có thể giúp bạn hoàn thành một đơn xin nghỉ phép chuẩn chỉnh nhất. Ví dụ HappyTime – Nền tảng chấm công trực tuyến dành cho doanh nghiệp Việt Nam. Nền tảng có rất nhiều tính năng hữu ích, trong số đó phải kể đến tính năng quản lý đơn từ. Với tính năng này, nhân viên có thể tạo đơn xin nghỉ phép ngay trên ứng dụng trong vòng một nốt nhạc.
Đồng thời, nhà quản lý có thể phê duyệt, xử lý đơn từ của nhân viên một cách nhanh chóng và dễ dàng, thậm chí có thể quản lý từ xa. Điều này giúp nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu suất làm việc của bạn và tổ chức lên rất nhiều lần.
>>> Xem thêm: Nghỉ phép năm là gì? Tất tần tật các quy định nghỉ phép năm bạn cần biết
Kết luận
Tin rằng khi theo dõi đến đây bạn đã có những hình dung cụ thể và chi tiết về cách viết đơn xin nghỉ phép một cách đúng chuẩn. Hy vọng rằng HappyTime sẽ là sự lựa chọn hữu ích, giúp bạn có thể hoàn thành những văn bản hành chính một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất, từ đó nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc cho bạn.
Và nếu bạn muốn cập nhật các tin tức và xu hướng mới nhất liên quan đến chấm công và quản lý nhân sự thì đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo của Happy Time nhé!
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
