File mẫu excel quản lý thông tin nhân sự mới và chuẩn nhất hiện nay

Trong quá trình quản lý nhân sự, thông tin nhân sự là một trong những dữ liệu quan trọng nhất. Thông thường hiện nay các doanh nghiệp vẫn thường quản lý thông tin nhân sự thông qua các fiel excel. Bài viết dưới đây HappyTime sẽ chia sẻ bí quyết để quản lý dữ liệu nhân sự bằng excel hiện quả kèm theo file mẫu chuẩn nhất hiện nay để doanh nghiệp tham khảo.

Quản lý thông tin nhân sự bằng file excel phù hợp với doanh nghiệp nào?

Mọi quy mô doanh nghiệp có nhu cầu quản lý thông tin nhân sự đều có thể sử dụng file excel để quản lý. Tuy nhiên, khi quy mô nhân sự càng lớn thì việc quản lý bằng excel sẽ phát sinh rất nhiều rủi ro, cụ thể:

Đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ

Đây là doanh nghiệp có số lượng nhân sự còn hạn chế, việc sử dụng file excel để quản lý thông tin nhân lực là giải pháp phù hợp nhất. Bởi excel cung cấp giao diện đơn giản, quen thuộc, dễ sử dụng và doanh nghiệp không tốn quá nhiều chi phí khi triển khai. Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự có thể dễ dàng tùy chỉnh các trường thông tin trong file nhân sự excel.

Doanh nghiệp vừa và lớn

Với quy mô doanh nghiệp này, số lượng nhân sự đông và thường biến động liên tục, việc sử dụng file excel thực sự không phù hợp. Giải pháp lúc này là triển khai phần mềm quản lý nhân sự. Phần mềm này được thiết kế riêng đáp ứng nhu cầu quản trị nhân sự từ đơn giản của doanh nghiệp vừa và nhỏ cho đến các nhu cầu phức tạp của doanh nghiệp lớn.

Không chỉ dừng lại ở quản lý thông tin nhân sự, các phần mềm nhân sự còn cung cung cấp các tính năng liên quan đến chấm công, tính lương, phúc lợi và nhiều tính năng ưu việt khác. Điểm cộng lớn của phần mềm nhân sự so với file excel đó là tính bảo mật và tự động hóa cao, cộng với khả năng xử lý khối lượng lớn dữ liệu. Nhờ đó, giảm thiểu tối đa sai sót cho bộ phận nhân sự trong khi tiết kiệm được thời thời gian và công sức.

>>> Xem thêm: Hồ sơ nhân sự là gì? Giải pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự an toàn

Các trường thông tin cần có trong file excel quản lý dữ nhân sự

Để đảm bảo cung cấp được cái nhìn tổng quan về từng nhân sự, dưới đây là các trường thông tin cần có trong file excel quản lý dữ liệu nhân sự.

• Các thông tin cá nhân cơ bản bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ liên hệ, số điện thoại.
• Các thông tin liên quan đến công việc bao gồm: mã nhân viên, chức vụ/vị trí công việc, phòng ban, ngày bắt đầu vào làm, mức lương và các khoản phụ cấp.
• Thông tin khác: Các thông tin bổ sung khác về nhân viên như trình độ học vấn, kỹ năng đặc biệt, kinh nghiệm làm việc, hoặc bất kỳ thông tin quan trọng nào khác liên quan đến hồ sơ của nhân viên.

File mẫu excel quản lý thông tin nhân sự chuẩn nhất hiện nay phù hợp với mọi doanh nghiệp

Nhằm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và dễ dàng tạo được các file excel thông tin nhân sự chuẩn và chi tiết nhất, dưới đây HappyTime đã tổng hợp thành các file để doanh nghiệp tham khảo. Tùy thuộc vào nhu cầu quản trị, doanh nghiệp có thể điều chỉnh thêm/bớt trường thông tin theo nhu cầu.

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại đang làm việc tại doanh nghiệp

Với file mẫu này, bộ phận nhân sự sẽ dễ dàng theo dõi các thông tin cá nhân cơ bản của nhân viên và cập nhật nhanh chóng khi có thay đổi. Trường hợp cần tìm kiếm thông tin nhân sự, HR có thể truy cập và sử dụng bộ lọc tìm kiếm.

Tải miễn phí: Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại

File mẫu excel quản lý hợp đồng nhân sự

Tài liệu mẫu excel này sẽ giúp bộ phận nhân sự quản lý hợp đồng thử việc/hợp đồng lao động/hợp đồng cộng tác viên một cách tập trung nhất. Dễ dàng nắm bắt được các thông tin như thời gian bắt đầu làm việc, thời gian kết thúc hợp đồng, loại hợp đồng, phụ lục hợp đồng đi kèm. Nhờ đó kiểm soát và theo dõi các thông tin quan trọng về hợp đồng lao động của nhân viên.

Tải miễn phí: Mẫu excel quản lý hợp đồng nhân sự

Mẫu excel quản lý thông tin nhân sự mới

File mẫu Excel này hỗ trợ quản lý quy trình tuyển dụng và hồ sơ nhân sự của nhân viên mới. HR nhanh chóng nắm bắt được các thông tin cá nhân cơ bản, kèm theo CV, thư xin việc.

Tải miễn phí: Mẫu excel quản lý thông tin nhân sự mới

File excel quản lý nhân sự nghỉ việc

Không chỉ quản lý dữ liệu về nhân sự hiện tại, nhân sự mới mà việc quản lý thông tin nhân sự nghỉ việc cũng vô cùng quan trọng. Đây là file quản lý quá trình nghỉ việc của nhân viên, bao gồm thông tin về ngày nghỉ việc, lý do và các tài liệu liên quan nhằm hỗ trợ HR tiến hành các thủ tục trước, trong và sau khi nhân sự nghỉ việc.

Tải miễn phí: Mẫu excel quản lý nhân sự nghỉ việc

Mẫu excel quản lý biến động lương thưởng

Đây là phần thông tin bảo mật riêng của mỗi doanh nghiệp. Việc sử dụng file excel để theo dõi sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt nhanh chóng quỹ lương kèm theo biến động lương thưởng của nhân viên theo thời gian. Từ đó, ban lãnh đạo có thể dễ dàng điều chỉnh quỹ lương, đề xuất tăng lương thưởng cho nhân sự.

Tải miễn phí: Mẫu excel quản lý biến động lương thưởng

File mẫu excel tổng hợp quản lý thông tin nhân sự chi tiết

Đây là tài liệu tổng hợp tất cả các biểu mẫu cần thiết trong quản lý dữ liệu nhân sự. Với file này, HR có thể nắm bắt toàn cảnh về nhân sự tại doanh nghiệp và dễ dàng tìm kiếm truy cập thông tin.

Tải miễn phí: Mẫu excel tổng hợp quản lý thông tin nhân sự

Một số hạn chế tồn tại khi sử dụng file excel để quản lý thông tin nhân lực

Như đã đề cập ở trên, việc sử dụng file excel chỉ thực sự phù hợp với doanh nghiệp nhỏ có ít nhân sự. Với những doanh nghiệp vừa và lớn, phương pháp này không phù hợp và tồn tại nhiều hạn chế. Dưới đây là một số nhược điểm lớn khi sử dụng excel để quản lý thông tin nhân sự:

Thiếu tính bảo mật

Excel không cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ, không hỗ trợ phân quyền người truy cập. Đặc biệt việc sử dụng file excel rất dễ dẫn đến tình trạng đánh cắp, sao chép dữ liệu.

Giới hạn kích thước dữ liệu

File excel thường rất nặng, khó mở và dễ lỗi, đặc biệt khi dữ liệu lớn. Trường hợp doanh nghiệp có từ 20 nhân sự trở lên, với các trường dữ liệu thông tin nhân sự cần lưu, HR sẽ gặp khó khăn mỗi khi cần thao tác với file excel, dễ gặp hiện tượng treo và giật lag.

Excel không hỗ trợ đa người dùng

Excel không được thiết kế để hỗ trợ đồng thời nhiều người dùng cập nhật dữ liệu. Điều này có thể dẫn đến xung đột và mất dữ liệu nếu nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa cùng một file Excel.

HR phải chủ động tạo các báo cáo nhân sự thủ công, excel không hỗ trợ tạo báo cáo phức tạp

Excel có thể hạn chế trong việc tạo báo cáo phức tạp hoặc thống kê dữ liệu. HR sẽ thủ công làm công việc này, tuy nhiên với khối lượng dữ liệu lớn, việc tổng hợp và báo cáo sẽ tốn rất nhiều thời gian và không tránh khỏi sai sót. Khi cần tạo các báo cáo phức tạp và phân tích dữ liệu, một công cụ quản lý nhân sự phù hợp có thể cung cấp các tính năng mạnh mẽ hơn.

>>> Xem thêm: 7 lợi ích của các phần mềm quản lý nhân sự bạn cần biết

HappyTime – Phần mềm quản lý thông tin nhân sự bảo mật và hiệu quả

Là giải pháp tổng thể quản trị nhân sự, HappyTime cho phép doanh nghiệp sử dụng để quản lý và lưu trữ tập trung dữ liệu nhân sự. Hiện nay có hơn 1000+ doanh nghiệp đã triển khai và đánh giá cao giải pháp trong việc giúp tiết kiệm thời gian quản lý và tối ưu hiệu suất làm việc cho phòng nhân sự.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm

• Đảm bảo bảo mật dữ liệu, hệ thống hoá thông tin cá nhân và liên hệ theo các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.
• Số hóa và lưu trữ thông tin nhân sự: Bộ phận HR có thể chủ động cập nhật thông tin nhân sự bao gồm thông tin cá nhân, quá trình công tác, hợp đồng lao đông, lương và chế độ phúc lợi cũng như các tài liệu liên quan khác. Dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin nhân sự với bộ lọc nâng cao.
• Hỗ trợ tải đồng loại thông tin nhân sự lên hệ thống với dạng file excel sẵn có.
• Quản lý nhân sự theo sơ đồ tổ chức và phân quyền rõ ràng cho từng cá nhân.
• Tính năng thông báo gia hạn/tới hạn ký kết hợp đồng.
• Dễ dàng trích xuất dữ liệu, có thể in thành văn bản, thuận tiện sử dụng.
• Phần mềm cung cấp thêm các công cụ hỗ trợ nghiệp vụ C&B như chấm công, tính lương; hỗ trợ tự động hóa quy trình onboarding nhân sự mới; gia tăng gắn kết nhân sự nhờ các tính năng hỗ trợ triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ.
• Trích xuất báo cáo nhân sự theo thời gian thực, nhanh chóng chỉ với 1 click. Nhờ đó bộ phận nhân sự có thể tham mưu dễ dàng và ban lãnh đạo nhanh chóng đưa ra các quyết định nhân sự phù hợp.
• Giao diện thiết kế đẹp mắt, đơn giản và dễ dàng sử dụng.
• Miễn phí cập nhật tính năng mới trong suốt quá trình triển khai và sử dụng.
• Phần mềm phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, dễ dàng mở rộng khi quy mô doanh nghiệp phát triển.

Kết luận

Trên đây là bài viết HappyTime nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thông tin nhân sự bằng file excel kèm theo biểu mẫu chuẩn. Trường hợp doanh nghiệp có quy mô lớn, HappyTime khuyên nên quản lý thông qua phần mềm. Nếu bạn có những thắc mắc hoặc có nhu cầu tư vấn thêm về giải pháp và nhận demo miễn phí phần mềm, liên hệ ngay với HappyTime. Đội ngũ chuyên gia chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp.

---

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.