Bảng chấm công 3 ca giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên trong từng ca. Để biết cách lập bảng chấm công làm 3 ca trên Excel cũng như tải mẫu bảng chấm công 3 ca, hãy cùng HappyTime tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Bảng chấm công làm 3 ca là gì?

Bảng chấm công 3 ca là gì?

Bảng chấm công 3 ca là một loại công cụ được sử dụng rộng rãi trong các cơ sở sản xuất, xí nghiệp hoặc nhà máy – giúp những doanh nghiệp có hoạt động liên tục trong 24 giờ và chia làm 3 ca dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Bằng cách này, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi giờ làm việc của từng công nhân và đối chiếu với bảng lương để tính toán mức lương phù hợp. 

Bảng chấm công 3 ca 4 kíp là gì?

Bảng chấm công 3 ca 4 kíp là một biến thể khác của bảng chấm công 3 ca. Đây là bảng chấm công thường được sử dụng tại các doanh nghiệp phân chia một ngày thành 3 ca làm việc, mỗi ca kéo dài 8 tiếng và được luân phiên bởi 4 kíp công nhân. Ví dụ:

  • Ngày 1: Ca 1 – kíp 1; Ca 2 – kíp 2; Ca 3 – kíp 3.
  • Ngày 2: Ca 1 – kíp 4; Ca 2 – kíp 1; Ca 3 – kíp 2.
  • Các ngày tiếp theo tiếp tục vòng tuần hoàn tương tự.

Thời gian làm việc phổ biến của 3 ca là:

  • Ca 1 (06h – 14h)
  • Ca 2 (14h – 22h)
  • Ca 3 (22h – 06h)

Tùy thuộc vào tính chất công việc và nhu cầu quản lý nhân sự mà doanh nghiệp sẽ thêm, bớt các yếu tố vào bảng chấm công cho phù hợp.

Bảng chấm công làm 3 ca, 3 ca 4 kíp thường được sử dụng tại doanh nghiệp, cơ sở sản xuất
Bảng chấm công làm 3 ca, 3 ca 4 kíp thường được sử dụng tại doanh nghiệp, cơ sở sản xuất

Xem thêm: Tổng Hợp Các Loại Bảng Chấm Công Trực Quan Và Thông Dụng Hiện Nay

Mục đích tạo bảng chấm công 3 ca, 3 ca 4 kíp

Đối các doanh nghiệp lớn hoặc có nhiều nhân viên, việc quản lý và kiểm soát giờ làm việc của nhân sự cần thiết hơn bao giờ hết. Bảng chấm công 3 ca, 3 ca 4 kíp là một trong những công cụ hữu hiệu hỗ trợ quá trình này. Nó sẽ giúp nhà quản lý theo dõi:

  • Số ngày, số ca/kíp làm việc của nhân sự trong tháng.
  • Số giờ làm thêm của nhân sự trong ngày và thời gian làm thêm.
  • Tổng số giờ làm việc chính thức của nhân sự trong một ngày.
  • Tổng số giờ làm việc ngoài giờ của nhân sự trong ngày.
  • Phân bổ công việc và quản lý lịch làm việc hiệu quả.
  • Ngoài ra là một số yếu tố khác như ngày nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ chế độ, v.vv..

Hướng dẫn cách lập bảng chấm công làm 3 ca, 3 ca 4 kíp trên Excel

Cách lập bảng chấm công 3 ca, 3 ca 4 kíp không có nhiều sự khác biệt. Bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn cụ thể dưới đây: 

Xây dựng bố cục bảng chấm công

Bố cục bảng chấm công làm 3 ca logic và hợp lý sẽ bao gồm những yếu tố sau:

Các thông tin cần có trong bảng

Mẫu bảng chấm công 3 ca
Mẫu bảng chấm công 3 ca

Bảng chấm công làm 3 ca, 3 ca 4 kíp sẽ chứa những yếu tố sau: 

  • Tên và mã nhân viên.
  • Thứ, ngày, tháng chấm công.
  • Ca làm việc.
  • Kíp làm việc.
  • Giờ làm thêm.
  • Tổng số giờ công/ca/tăng ca
  • Các yếu tố khác (nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ chế độ, thưởng, phạt, v.vv..). 
  • Phần ký xác nhận.

Các bước tạo bảng chấm công 3 ca

  • Tạo bảng chấm công với mỗi nhân viên có 4 dòng. Trong đó 3 dòng ứng với 3 ca làm việc để theo dõi số công theo từng ca. Và 1 dòng ứng với thời gian tăng ca (có thể ký hiệu tắt là TC hoặc OT).
  • Mỗi tháng sẽ có từ 28-31 ngày, được đánh số từ 1 tới 31. Tùy vào mỗi tháng mà bạn xác định số ngày làm việc cho phù hợp.
  • Mỗi nhân viên sẽ có một phần tổng kết số công trong tháng, tổng thời gian tăng ca, số ngày nghỉ có phép, không phép. 
  • Trang trí kẻ khung, tô màu, căn chỉnh độ rộng cho bảng chấm công sao cho đẹp mắt và dễ nhìn. 
  • Để định dạng ngày về dạng thứ trong tiếng Anh, bạn chọn vào ô cần định dạng > Bấm chuột phải và chọn mục Format cells > Custom > Nhập  ddd vào mục Type > Bấm OK để hoàn tất.
Cách định dạng ngày trong bảng chấm công làm 3 ca
Cách định dạng ngày trong bảng chấm công làm 3 ca

**Lưu ý: Nếu lập bảng 3 ca 4 kíp thì bạn chỉ cần thêm một cột/dòng Kíp để phân chia và theo dõi nhân viên dễ dàng hơn. Ví dụ:

Mẫu bảng chấm công 3 ca 4 kíp
Mẫu bảng chấm công 3 ca 4 kíp

Các ký hiệu dùng trong bảng chấm công

Dưới đây là các ký hiệu sẽ dùng trong bảng chấm công mà bạn cần chú ý:

  • Đi làm trong ca: X
  • Nghỉ phép: P
  • Nghỉ không phép: K
  • Tăng ca (TC): Đánh dấu bằng con số là số giờ tăng ca của người lao động.

Để chấm công vào bảng, bạn có thể theo dõi hình dưới đây:

Ví dụ cách chấm công vào bảng trên Excel
Ví dụ cách chấm công vào bảng trên Excel

Công thức sử dụng trong bảng

  • Công thức xác định thứ: Dùng hàm Date với số năm, tháng, ngày tương ứng theo từng ô. Ví dụ: =DATE(2023;$B$2;D3)
  • Công thức đếm số công: =COUNTIF([Vùng chấm công], “X”).
  • Công thức tính số ngày nghỉ phép (P): =COUNTIF([Vùng chấm công], “P”).
  • Công thức tính số ngày nghỉ không phép (K): =COUNTIF([Vùng chấm công], “K”).
  • Công thức tính tổng số giờ làm thêm: =SUM([Vùng chấm công làm thêm giờ]).
TẢI MẪU BẢNG CHẤM CÔNG 3 CA

Nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công làm 3 ca bằng file Excel

Mặc dù phương pháp chấm công truyền thống đã được sử dụng trong một khoảng thời gian dài nhưng nó vẫn tồn tại nhiều vấn đề thường gặp như:

  • Cần nắm vững kiến thức về Excel: Để sử dụng bảng chấm công làm 3 ca bằng file Excel, bạn cần phải có kiến thức cơ bản về công cụ này trong việc tạo, cập nhật và tính toán dữ liệu. Nếu không có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng phương pháp chấm công này.
  • Mất thời gian thực hiện công việc: Vì phương pháp chấm công bằng file Excel yêu cầu bạn phải nhập liệu thủ công, việc này có thể gây mất nhiều thời gian hơn so với sử dụng phần mềm tạo bảng chấm công tự động.
  • Khó khăn trong quản lý dữ liệu: Các tài liệu được lưu trữ trên nhiều tệp hoặc trong nhiều nguồn khác nhau có thể làm cho quá trình tìm kiếm và cập nhật dữ liệu trở nên phức tạp hơn.
  • Rủi ro về tính chính xác: Việc nhập liệu thủ công có thể dẫn đến sai sót về dữ liệu và ảnh hưởng nghiêm trọng tới việc tính lương cho người lao động.

Tạo bảng chấm công 3 ca, 3 ca 4 kíp tự động với HappyTime 

Chấm công và tính lương là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp, nhưng lại rất phức tạp và tốn nhiều thời gian. Với HappyTime, quá trình này trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Phần mềm sẽ giải quyết toàn bộ những vấn đề tồn đọng của phương pháp tạo chấm công bằng file Excel, tránh sai sót và tăng độ chính xác.

Một số ưu điểm nổi trội của HappyTime có thể kể đến như: 

  • Phân ca linh hoạt theo đặc thù của doanh nghiệp. Nhân viên có thể nắm bắt lịch làm việc và đăng ký đổi ca khi có nhu cầu.
  • Lưu trữ và quản lý thông tin lịch làm việc, bảng công dễ dàng. Các thông tin bảng lương, đơn từ xin nghỉ tự động được tính toán và kết xuất, giảm thiểu thời gian cho quá trình chấm công, tính lương.
  • Giảm thiểu thời gian và sai sót, tối đa hiệu suất của bộ phận C&B khi việc tổng hợp bảng công và tính lương đã được tự động hoá. Nhân viên có thể chủ động theo dõi và phản hồi thông tin chấm công, theo dõi phiếu lương ngay trên thiết bị di động.
HappyTime giúp tự động hóa quy trình chấm công, tính lương
HappyTime giúp tự động hóa quy trình chấm công, tính lương

Với những tính năng trên, HappyTime là một phần mềm cực hữu ích cho những doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp tối ưu quy trình chấm công và tính lương.

Nếu bạn vẫn còn phân vân thì có thể trải nghiệm HappyTime miễn phí ngay hôm nay trước khi đưa ra quyết định chính thức. 

TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ NGAY
HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.
Tìm hiểu về HappyTime

BÀI VIẾT LIÊN QUANXEM THÊM