Quy trình giới thiệu nhân viên mới đóng vai trò quan trọng tạo ra trải nghiệm tích cực và giữ chân nhân viên mới ở lại với doanh nghiệp. Hãy cùng Blog HappyTime tìm hiểu nên xây dựng quy trình giới thiệu nhân viên mới như thế nào để giữ chân nhân tài tốt hơn nhé.
Mục lục
Quy trình giới thiệu nhân viên mới là gì?
Quy trình giới thiệu nhân viên mới (New Employee Onboarding) là tất cả kế hoạch, hoạt động mà tổ chức thực hiện để nhân viên mới làm quen với các chính sách của tổ chức, vai trò của nhân viên trong tổ chức và văn hóa của tổ chức. Quy trình này cũng liên quan đến việc tạo ra một môi trường mà trong đó nhân viên mới sẽ dễ dàng tương tác tự do, thoải mái với đồng nghiệp, thiết lập các mối quan hệ xã hội tại nơi làm việc.
Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, giai đoạn Onboarding này sẽ có thời gian khác nhau. Trung bình sẽ kéo dài từ 30 – 90 ngày. Trong một số trường hợp đặc biệt này, quy trình này có thể kéo dài đến vài tháng hoặc có thể đến hơn 1 năm. Tuy vậy, thời điểm lý tưởng nhất là chỉ nên kéo dài trong 90 ngày.
5 bước cơ bản trong quy trình giới thiệu nhân viên mới
Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp, quy trình giới thiệu nhân viên mới có thể sẽ khác nhau. Tuy vậy, bạn cũng có thể tham khảo 5 bước cơ bản nên có trong giai đoạn Onboarding cho nhân viên mới sau đây:
Bước 1 – Chuẩn bị trước ngày nhân viên mới Onboarding
Quá trình chuẩn bị còn được gọi là Preboarding, thường sẽ xảy ra trước ngày đầu tiên đến tiếp nhận công việc của nhân viên mới. Với giai đoạn này, bạn cần xác nhận những tài liệu giới thiệu nào mà bạn sẽ phải cung cấp cho nhân viên mới, các hợp đồng, biên bản cần ký trước.
Bên cạnh đó, trong giai đoạn này, bạn cũng cần giữ liên lạc thường xuyên với nhân viên mới và trả lời bất kỳ câu hỏi, thắc mắc nào khi họ cần. Hãy cố gắng giúp đỡ nhân viên mới cảm thấy họ được chào đón và luôn được hỗ trợ khi làm việc tại doanh nghiệp.
Bước 2 – Cung cấp các thông tin cần thiết cho nhân viên
Vào những ngày đầu tiên trong quá trình giới thiệu nhân viên mới, hãy cung cấp cho họ những thông tin cần thiết. Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp, lượng thông tin cần cung cấp cho nhân viên mới sẽ khác nhau. Tuy vậy, thường sẽ bao gồm những thông tin như sau:
- Thông tin về chính sách, phúc lợi hiện tại của doanh nghiệp với vị trí mà nhân viên mới sẽ đảm nhiệm.
- Cung cấp cho nhân viên những biểu mẫu, tài liệu, hợp đồng đã được ký kết sẵn trước đó.
- Cung cấp thông tin về vai trò và nhiệm vụ của họ. Với nội dung này, hãy để người quản lý trực tiếp của nhân viên mới thực hiện. Và thông tin này nên được phân bố cung cấp trong khoảng 30 ngày đầu tiên làm việc.
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đang ứng dụng công nghệ nhiều hơn vào quá trình giao tiếp nội bộ, trong đó có hoạt động cung cấp thông tin cho nhân viên. Nổi bật ngày nay có các tính năng hỗ trợ như bảng tin nội bộ (có trên ứng dụng HappyTime.vn), email,… Nhờ những tính năng này, doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin nhanh chóng hơn.
Bước 3 – Tạo điều kiện đào tạo, học tập cho nhân viên
Bước tiếp theo trong quy trình giới thiệu nhân viên mới, tổ chức nên tạo ra những buổi đào tạo, học tập cho họ. Đào tạo là một phần của quá trình giới thiệu dài hạn và nên được tạo điều kiện tốt nhất bởi người quản lý trực tiếp. Điều này cũng rất cần thiết với cả những nhân viên đã có kinh nghiệm, lâu năm của tổ chức.
Bước 4 – Giúp nhân viên mới tiếp thu văn hóa tổ chức
Để nhân viên mới có thể tiếp thu và hòa nhập với văn hóa tổ chức sẽ là một quá trình liên tục. Người quản lý và nhân viên phụ trách nhân sự nên cung cấp cho nhân viên mới một góc nhìn tổng quan nhất về văn hóa trong những ngày đầu khi họ mới gia nhập vào tổ chức.
Bạn cũng có thể thực hiện giới thiệu, giúp nhân viên tiếp thu và hòa nhập văn hóa tốt hơn qua những ứng dụng hỗ trợ truyền thông nội bộ. Ví dụ như HappyTime và tính năng bảng tin có thể giúp doanh nghiệp nhanh chóng truyền tải thông tin, thể hiện được văn hóa tổ chức nhanh chóng cho toàn bộ nhân viên.
Bước 5 – Giúp nhân viên hình thành mối quan hệ xã hội
Một trong những yếu tố khác giúp cho quy trình giới thiệu nhân viên mới là trải một trải nghiệm tích cực của người lao động, doanh nghiệp nên giúp đỡ họ trong hành trình xây dựng các mối quan hệ xã hội. Những mối quan hệ này sẽ bao gồm:
- Mối quan hệ với đồng nghiệp xung quanh.
- Mối quan hệ với người quản lý, lãnh đạo của tổ chức.
- Mối quan hệ với khách hàng, đối tác của doanh nghiệp.
Quy trình mẫu giới thiệu nhân viên mới trong 6 tháng
Bạn có thể tham khảo mẫu quy trình giới thiệu nhân viên mới trong 6 tháng sau đây để hiểu rõ hơn về giai đoạn quan trọng này. Cụ thể như sau:
- Từ 1 ngày đến 1 tuần: Đảm bảo nhân viên mới tuân thủ và làm quen với vai trò của họ trong tổ chức.
- Từ 1 tuần đến 3 tháng: Thực hiện đào tạo, huấn luyện nhân viên mới thực hiện công việc, vai trò của họ. Giúp họ làm quen với đồng nghiệp, những người đóng vai trò quan trọng trong tổ chức (quản lý, lãnh đạo,…).
- Từ 3 tháng đến 6 tháng: Đánh giá hiệu suất của nhân viên mới. Đảm bảo rằng họ được cung cấp đầy đủ những điều cần thiết để thực hiện công việc tối ưu hơn. Lấy phản hồi từ nhân viên mới để đánh giá trải nghiệm của họ trong quy trình giới thiệu nhân viên mới.
- Sau 6 tháng (có thể kéo dài đến 1 năm): Nhân viên cần phải phát triển kiến thức đầy đủ về vai trò của họ, thị trường, công ty và ngành. Họ đã có thể hòa nhập vào công ty và văn hóa công ty.
Bí quyết để giúp quá trình giới thiệu nhân viên tích cực hơn
Để người lao động có trải nghiệm tích cực trong quá trình , bạn có thể lưu ý một số vấn đề sau đây:
- Đảm bảo công việc phù hợp với mô tả công việc và ngược lại: Đây là điều cần thiết, bởi theo khảo sát của Hibob, có đến 25% nhân viên chia sẻ rằng họ không được cung cấp đầy đủ thông tin về công việc trước khi họ chấp nhận lời đề nghị.
- Cố gắng tự động hóa, cá nhân hóa quy trình giới thiệu nhân viên mới. Bạn có thể sử dụng HappyTime – nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên để thực hiện vấn đề này.
- Thực hiện lịch trình giới thiệu từ đầu đến cuối và tuân thủ lịch trình đó.
- Cố gắng thảo luận với nhân viên về tất cả những thứ cần thiết với họ và bỏ qua những vấn đề không cần thiết.
- Cung cấp thông tin chính sách công ty đầy đủ. Bên cạnh đó cũng nên cung cấp tất cả các công cụ họ cần để thực hiện công việc của mình.
- Theo dõi và đánh giá quy trình giới thiệu nhân viên mới thường xuyên để cải thiện, tối ưu tốt hơn.
Vì sao cần tối ưu quy trình giới thiệu nhân viên mới?
Quy trình giới thiệu nhân viên mới ngày càng quan trọng. Ngày nay, có đến 90% nhân viên sẽ đưa ra quyết định ở lại hay rời bỏ tổ chức trong 6 tháng làm việc đầu tiên (Theo SHRM). Do đó, quy trình Onboarding nếu không được xây dựng hiệu quả, doanh nghiệp sẽ đánh mất nhân tài. Dưới đây sẽ là một số lợi ích mà bạn có thể tham khảo để hiểu hơn vì sao quy trình giới thiệu giới thiệu nhân viên mới quan trọng:
Lợi ích của Onboarding với tổ chức
Một quy trình giới thiệu hiệu quả có thể tạo ra sự khác biệt lớn đối với sự thành công của một tổ chức. Nghiên cứu cho thấy rằng việc giới thiệu nhân viên có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên lên 82% và năng suất lên 70% (Glassdoor).
Tuy nhiên, mặc dù quá trình giới thiệu rất quan trọng đối với sự thành công của nhân viên, nhưng chỉ có 12% nhân viên cảm thấy họ có một quá trình giới thiệu tuyệt vời (Gallup). Đối với tổ chức, Onboarding hiệu quả mang đến những lợi ích như sau:
- Cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân tài.
- Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên khi họ có trải nghiệm giới thiệu hiệu quả, gắn kết hơn với công việc.
- Tăng mức độ hài lòng của nhân viên tốt hơn.
- Giảm chi phí tuyển dụng do giảm tỷ lệ nghỉ việc trong doanh nghiệp.
Lợi ích của Onboarding với nhân viên
Đối với đội ngũ nhân viên, quá trình Onboarding mang đến những lợi ích như sau:
- Giúp nhân viên cảm thấy được chào đón, nhanh chóng hòa nhập và thoải mái hơn với vai trò của họ.
- Dễ dàng cảm nhận được bản thân là một phần văn hóa doanh nghiệp.
- Nhận được nhiều thông tin đầy đủ, rõ ràng hơn về những nhiệm vụ, chức năng của họ trong tổ chức.
- Cải thiện sự nỗ lực của nhân viên và khiến họ đầu tư nhiều thời gian, công sức hơn vào công việc của mình.
- Tăng mức độ gắn kết với công việc để tạo ra hiệu suất làm việc cao hơn.
Lợi ích của Onboarding với nhân viên làm việc từ xa
Đối với đội ngũ nhân viên làm việc từ xa, quá trình Onboarding mang đến những lợi ích như sau:
- Tiết kiệm được các khoảng thời gian dành cho công việc hành chính.
- Giảm thiểu các rủi ro liên quan đến lưu trữ, quên tài liệu cung cấp,… cho nhân viên.
- Tạo điều kiện cho nhân viên làm việc từ xa có thể tiếp cận nhanh chóng hơn với vai trò, văn hóa của doanh nghiệp.
- Nhân viên làm việc từ xa có thể cập nhật kịp thời, nhanh chóng các thông tin liên quan đến sự thay đổi trong công việc, kế hoạch của doanh nghiệp.
Hy vọng với bài viết ngày hôm nay, bạn sẽ hiểu hơn về quy trình giới thiệu nhân viên mới là gì và nên xây dựng như thế nào để giúp giữ chân nhân tài hiệu quả. Bên cạnh đó, đừng quên truy cập và trải nghiệm ngay nền tảng quản lý và nâng cao trải nghiệm nhân viên HappyTime.vn để tiếp cận công cụ giúp tăng hiệu quả quá trình này tốt hơn nhé.
HappyTime.vn sẽ giúp bạn có thể cải thiện được quá trình truyền thông nội bộ, game hóa hoạt động, quy trình giới thiệu nhân viên mới bằng tính năng Gamification,… Từ đó giúp nhân viên có trải nghiệm tốt hơn trong giai đoạn Onboarding này.
| HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc. |
